Facturación de bienes y servicios excluidos del IVA

Que un bien o un servicio no esté gravado con IVA no significa que no haya que facturarlo, porque la obligación de facturar y la responsabilidad del IVA son cosas distintas: el numeral 7 del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 exceptúa de facturar a quien solo vende excluidos, pero únicamente mientras sus ingresos por esa actividad no lleguen a 3.500 UVT. ¿En qué casos hay que facturar entonces?

Se puede facturar sin IVA.

Sí, y es perfectamente legal en dos situaciones distintas que conviene no confundir:

• Cuando el producto o el servicio no está gravado con IVA, sea porque es excluido o porque es exento.
• Cuando el producto sí está gravado, pero quien lo vende no es responsable del IVA y por tanto no lo cobra.

Lo que no se puede hacer es que un responsable del IVA facture sin IVA un producto gravado. Eso ya no es una factura sin IVA: es evasión.

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¿Una factura sin IVA es legal?

Conviene separar dos planos que suelen mezclarse, porque la respuesta cambia según cuál se mire.

Si la factura corresponde a productos no gravados, o la expide quien no es responsable del IVA, es una factura legal en toda regla.

Y si la factura corresponde a productos gravados y la expide un responsable del IVA que no lo liquidó, estamos ante una evasión. Pero la factura, como documento, sigue siendo válida: ni el estatuto tributario ni el código de comercio consideran que la ausencia del IVA le reste validez, porque el IVA no es un requisito de existencia de la factura.

Es decir que la operación es sancionable, pero el documento conserva su valor probatorio y su condición de título valor. La evasión se sanciona por su propia vía, que es distinta de las sanciones por facturación.

Cuándo hay que facturar operaciones excluidas.

Aquí está el fondo del asunto, y la respuesta depende de dos preguntas encadenadas.

Primera pregunta: ¿solo vende excluidos?

Si el contribuyente realiza alguna operación gravada o exenta, aunque sea ocasional, se aplica la regla general: si es responsable del IVA debe facturar, y debe facturar todas sus operaciones, incluidas las excluidas.

Es decir que el responsable del IVA no puede escoger qué factura. Factura todo: lo gravado, lo exento y lo excluido. Quién es responsable del IVA depende de los topes del parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario, tema que desarrollamos en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA.

Segunda pregunta: ¿cuánto vende?

Si el contribuyente únicamente vende bienes excluidos o presta servicios no gravados, entra en la excepción del numeral 7 del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016:

«Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.»

La excepción, entonces, tiene dos condiciones que se deben cumplir a la vez:

1. Realizar únicamente operaciones excluidas o no gravadas.
2. Tener ingresos por esa actividad inferiores a 3.500 UVT, tanto en el año anterior como en el año en curso.

Si los ingresos alcanzan o superan ese tope, la persona queda obligada a facturar, aunque nunca haya sido responsable del IVA y aunque todo lo que venda esté excluido.

Y como el tope se mide en el año anterior o en el año en curso, basta con superarlo en cualquiera de los dos para quedar obligado. No es un promedio ni un corte a fin de año.

Equivalencia de los 3.500 Uvt:

El caso de los contratos de prestación de servicios.

Es un error frecuente y conviene advertirlo, porque afecta a muchos independientes.

Los ingresos originados en un contrato de prestación de servicios están, por regla general, gravados con IVA. En consecuencia, a esos ingresos no les aplica la excepción del numeral 7, que está pensada para quien desarrolla exclusivamente actividades excluidas.

El independiente que presta servicios gravados y supera los topes es responsable del IVA, y debe facturar por esa vía, no por la de los excluidos.

La responsabilidad 16 en el RUT.

En el RUT de algunas entidades y contribuyentes aparece una responsabilidad de facturar por ingresos de bienes que no está asociada a la responsabilidad del IVA, y eso genera desconcierto.

Lo que significa es exactamente lo que venimos explicando: que el contribuyente está obligado a facturar aunque no sea responsable del IVA, por vender bienes o prestar servicios excluidos superando los topes, o por ser una entidad que debe facturar sus operaciones aunque no genere el impuesto.

Y esa obligación se cumple, como cualquier otra, expidiendo factura electrónica. Ser obligado a facturar y ser facturador electrónico no son responsabilidades distintas en cuanto al fondo: toda factura debe ser electrónica, según explicamos en el artículo sobre facturación electrónica.

Cómo se factura una operación excluida.

La factura es la misma de siempre, con los requisitos del artículo 617 del estatuto tributario. Lo único que cambia es el tratamiento del impuesto.

La distinción entre excluido y exento importa aquí, aunque en ambos casos la factura salga sin IVA cobrado: el exento genera IVA a tarifa cero y da derecho a impuestos descontables, mientras que el excluido no genera el impuesto y no lo da.

Qué debe hacer el comprador.

Del otro lado está quien compra bienes o servicios excluidos y necesita soportar el costo.

Si el vendedor está obligado a facturar, debe exigirle la factura, que será una factura sin IVA pero factura al fin.

Si el vendedor no está obligado a facturar, por estar dentro de la excepción del numeral 7, el comprador debe elaborar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, que es lo que le permitirá deducir el pago.

Lo que no sirve, en ninguno de los dos casos, es una cuenta de cobro, porque no figura entre los documentos equivalentes a la factura.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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