Comprobantes y soportes de contabilidad: diferencias y tipos

En contabilidad, el soporte es el documento que prueba el hecho económico, como la factura, y el comprobante de contabilidad es el documento interno que la empresa elabora para registrar ese hecho en sus libros, conforme al artículo 53 del Código de Comercio. Veamos qué es cada uno, cuáles son internos y externos y cómo se identifican los terceros en la contabilidad.

Qué es un soporte de contabilidad.

El soporte de contabilidad es el documento que prueba la existencia del hecho económico que se registra: si se registra una compra, el soporte es la factura; si se registra el pago de la nómina, el soporte es la liquidación o el desprendible de nómina.

Para efectos fiscales, el soporte por excelencia es la factura que cumple los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, o el documento equivalente cuando la operación se realiza con quien no está obligado a facturar. Un costo o gasto sin factura con el lleno de los requisitos no es aceptado fiscalmente.

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Qué es un comprobante de contabilidad.

El comprobante de contabilidad es el documento interno que la empresa elabora para registrar un hecho económico en sus libros, resumiendo y organizando el asiento contable. La definición está en la ley comercial. Señala el artículo 53 del Código de Comercio:

«En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.»

De la norma se desprende la relación entre los dos documentos: el comprobante registra la operación, y a él se anexan los soportes que la justifican. Son comprobantes, por ejemplo, el comprobante de diario, el comprobante de egreso, el recibo de caja o la nota de contabilidad.

Diferencia entre comprobante y soporte de contabilidad.

La diferencia esencial está en lo que cada uno acredita:

Por eso todo comprobante debe estar respaldado por su soporte: un comprobante sin soporte es un registro sin prueba. Y cuando los valores de los libros difieren de los de los soportes, prevalecen estos últimos, conforme al artículo 775 del Estatuto Tributario.

Comprobantes y soportes internos y externos.

Según su origen, los documentos se clasifican en internos y externos, clasificación que depende del punto de vista de quien los recibe o elabora.

Documentos externos.

Son los elaborados por terceros, como las facturas de compra, los extractos bancarios, las notas débito y crédito de los bancos, las liquidaciones de entidades estatales, las consignaciones, las letras de cambio y los pagarés.

Su importancia es que la prueba originada en un tercero es la que da certeza de que el hecho es real: permiten verificar que un tercero fue beneficiario de un pago de la empresa, o al revés. Por razones fiscales, el documento externo principal es la factura; los demás sirven de apoyo y control mientras se obtiene.

Documentos internos.

Son los que elabora la propia empresa, como los comprobantes de egreso, los recibos de caja, las notas de contabilidad, las entradas y salidas de almacén o las órdenes de compra.

Un mismo documento puede ser interno para quien lo emite y externo para quien lo recibe: el cheque es interno para quien lo gira y externo para quien lo recibe en pago; el recibo de caja es interno para quien lo elabora y externo para quien lo conserva como prueba de haber pagado.

Registro de los terceros en la contabilidad.

Un tercero es cualquier persona natural o jurídica ajena a la empresa con la que esta realiza operaciones: clientes, proveedores, trabajadores, bancos o entidades del Estado.

Cada operación con un tercero debe registrarse de forma que permita identificarlo, y como el plan único de cuentas no da para crear una subcuenta por cada uno, los programas contables manejan el registro por terceros: una especie de auxiliar individual por cada persona, identificada con su NIT o, a falta de RUT, con su cédula u otro documento de identidad.

El registro por terceros no es un lujo: es lo que permite saber cuánto se le pagó a una persona en un periodo y, con ello, preparar reportes como la información exógena o los certificados de retención.

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