Bonificaciones y gastos de representación: deducción en renta

Las bonificaciones, los premios, los bonos y los gastos de representación que la empresa entrega a sus trabajadores son deducibles del impuesto de renta como parte de los pagos laborales, cumplan o no la condición de salario. Lo que cambia según esa calificación son los requisitos: cuando constituyen salario hay que acreditar aportes a seguridad social y parafiscales; cuando no, basta con los requisitos generales del artículo 107 del Estatuto Tributario y la retención. ¿Qué pagos se deducen y cuál es la excepción?

Todo pago laboral es deducible, con requisitos distintos.

Son deducibles no solo el salario y las prestaciones legales, sino también los pagos pactados en el contrato y los que la empresa hace por mera liberalidad, como una bonificación ocasional o un premio por cumplimiento de metas.

Lo recordó la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 19366 del 5 de octubre de 2016:

«De manera que todas aquellas erogaciones pagadas por el empleador al trabajador, que cumplan las condiciones señaladas en el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, vale decir, que se paguen de manera ocasional y por mera liberalidad para el buen desempeño de las funciones del trabajador y sin el ánimo de incrementar su patrimonio, las prestaciones sociales y en general todos los beneficios extralegales o pagos en especie respecto de los cuales se haya pactado por las partes que no constituyen salario, para efectos de su deducción, se les aplica el artículo 107 del ET.»

La misma sentencia rechazó el argumento de que los premios no son deducibles por no cubrir a todos los trabajadores: el incentivo al cumplimiento de metas contribuye a generar renta, sin que sea necesario que se otorgue a la generalidad del personal.

Los requisitos según el pago constituya o no salario.

Los requisitos que se debe acreditar dependen de si el pago es constitutivo de salario o no según las normas laborales:

La razón de la diferencia la dio la misma sentencia: si por la norma laboral el pago no hace parte de la base de aportes, la norma tributaria no puede exigirlos. El requisito de la retención, en cambio, sí aplica en ambos casos, porque la calificación laboral no determina el tratamiento tributario del ingreso del trabajador. Qué pagos no constituyen salario se explica en el artículo sobre los pagos laborales que no constituyen salario, y los requisitos de la nómina, en el de la deducción de salarios y aportes parafiscales.

Gastos de representación.

Son las sumas que el empleador entrega al trabajador para que pueda desempeñar sus funciones en nombre de la empresa: atenciones, relaciones comerciales, desplazamientos y actividades propias de esa representación. No retribuyen el servicio ni incrementan el patrimonio del trabajador.

Se deducen como cualquier otro pago de nómina, con los requisitos del cuadro anterior. Cuando no constituyen salario, no hay que acreditar aportes sobre ellos, pero conviene llevar una relación clara de lo pagado por ese concepto, porque es lo que permite explicar ante la DIAN por qué no se hicieron esos aportes.

En el plan único de cuentas no hay una cuenta específica: suelen usarse las subcuentas de otros gastos de personal o gastos diversos, 510595 y 520595, según el área. En la declaración de las personas naturales se declaran como deducción imputable a la renta que corresponda, no como una deducción especial sujeta al límite del 40%, punto que suele confundirse y que tratamos en el artículo sobre los costos y deducciones procedentes de personas naturales.

Bonos y beneficios en especie.

Los bonos de alimentación, de recreación o de cualquier otro destino que la empresa entrega al trabajador son deducibles como parte de los gastos de personal, y pueden constituir salario o no según lo pactado y su carácter.

Cuando el beneficio se entrega a través de un tercero y en favor del trabajador o de su familia, hay que tener presente el artículo 29-1 del Estatuto Tributario, que obliga a reportarlo como ingreso en especie del trabajador. Y en los pagos por alimentación existe una regla propia, con tope en UVT, que explicamos en el artículo sobre la deducción de pagos por alimentación a trabajadores.

La excepción: los pagos por retiro del trabajador.

Las bonificaciones e indemnizaciones que se pagan con ocasión del retiro del trabajador tienen un tratamiento distinto. Lo dijo la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 20347 del 23 de febrero de 2017:

«La Sala precisa que independientemente de que se encuentre o no probado el pago de las sumas de dinero por retiro de empleados, llámese bonificación o indemnización, estas no son deducibles del impuesto de renta toda vez que se trata de una erogación que no incide en la productividad de la empresa.»

El razonamiento es que la bonificación deducible es la que se paga para que el trabajador produzca, no la que se paga porque deja de hacerlo. Bajo esa lógica, cualquier pago asociado al retiro distinto de salarios y prestaciones causadas queda por fuera de la deducción.

De acuerdo con nuestro criterio, esa regla no debería aplicarse de forma automática. La sentencia de unificación del año 2020 sobre el artículo 107 abandonó el criterio de exigir que el gasto incremente la productividad y adoptó el de la razonabilidad comercial, de modo que un pago por retiro que responda a una reorganización empresarial puede sostenerse como necesario. Es una posición minoritaria y con riesgo de discusión, que desarrollamos en el artículo sobre la deducción de salarios y aportes parafiscales.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.