¿Las incapacidades laborales son gravadas en renta?

Sí. Los pagos que recibe un trabajador por incapacidad sustituyen su salario mientras no puede trabajar, y por eso se tratan como un ingreso laboral gravado, con la renta exenta del 25% del numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario y sujeto a retención en la fuente. No son la indemnización por accidente de trabajo o enfermedad que el numeral 1 del mismo artículo declara exenta. ¿Quién practica la retención, quién puede deducirlas y si están gravadas con ICA?

Naturaleza del pago por incapacidad.

Cuando un trabajador se enferma o sufre un accidente y no puede trabajar, deja de recibir su salario, y en su lugar el sistema de seguridad social le reconoce una incapacidad: un pago que busca reemplazar el ingreso que deja de percibir.

La Corte Constitucional, entre otras en la sentencia T-200 de 2017, ha señalado que el pago de las incapacidades sustituye el salario del trabajador durante el tiempo en que, por razones médicas, no puede desempeñar sus labores.

Esa naturaleza es la que define su tratamiento tributario: la incapacidad no es una compensación ni una indemnización, sino un sustituto del salario.

Las incapacidades no son una indemnización exenta.

Algunas personas consideran que las incapacidades están exentas por el numeral 1 del artículo 206 del E.T., que exime las indemnizaciones por accidente de trabajo o enfermedad. Pero la incapacidad no es una indemnización.

Indemnizar significa reparar un daño. La incapacidad no repara un daño: reemplaza temporalmente el salario mientras el trabajador se recupera. Distinto es que, después, el trabajador sea calificado con una pérdida de capacidad laboral y reciba una indemnización por ese motivo: esa sí puede ser renta exenta.

Por tanto, de acuerdo con nuestro criterio, las incapacidades son un ingreso laboral gravado. El alcance de la exención de las indemnizaciones lo explicamos en el artículo sobre las rentas exentas de los trabajadores.

Les aplica la renta exenta del 25%.

Como las incapacidades son un pago laboral, les aplica la renta exenta del 25% del numeral 10 del artículo 206 del E.T., igual que al salario. Esa exención está sujeta a los límites generales de las rentas exentas y deducciones de la cédula general.

Retención en la fuente.

Como las incapacidades son un ingreso laboral gravado y ninguna norma las excluye, están sujetas a retención en la fuente, con el mismo procedimiento de los pagos laborales. En la depuración se resta, entre otros conceptos, la renta exenta del 25%.

La Dian consideró en el pasado que las incapacidades pagadas por la EPS no tenían retención, pero esa doctrina fue revocada, entre otros, en el oficio 0321 de 2015.

Quién practica la retención.

Practica la retención quien hace el pago:

• En los trabajadores dependientes, el empleador, que paga la incapacidad al trabajador aunque luego la recobre a la EPS o a la ARL. Por eso retiene tanto en los días a su cargo como en los que después le reconoce la EPS.
• En los trabajadores independientes, la EPS o la ARL que paga directamente la incapacidad, si son agentes de retención.

En ambos casos, la retención se calcula solo cuando el pago alcanza la base mínima sujeta a retención.

Deducción para quien paga.

En las incapacidades de origen común, los primeros dos días están a cargo del empleador, y a partir del tercero, de la EPS, como explicamos en el artículo sobre el pago de los primeros días de incapacidad.

El empleador puede deducir en renta lo que efectivamente asume: los días a su cargo y, si la EPS no le reconoce alguna incapacidad, por ejemplo por mora en los aportes, la incapacidad que termina pagando.

Lo que la EPS le reembolsa no es un gasto del empleador, porque no lo asumió: lo pagó por cuenta de la EPS.

¿Las incapacidades están gravadas con ICA?

No, en el caso de los trabajadores dependientes. El impuesto de industria y comercio grava las actividades comerciales, industriales y de servicios realizadas sin relación laboral, de modo que los salarios no están gravados, y las incapacidades, que los sustituyen, tampoco.

En el caso de un trabajador independiente que cotiza sobre ingresos de una actividad gravada con ICA, de acuerdo con nuestro criterio la incapacidad tampoco lo causa, porque no remunera un servicio prestado sino que compensa el tiempo en que no pudo prestarlo. Conviene, sin embargo, revisar el estatuto del municipio.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.