Tratamiento tributario de los viáticos

Los viáticos plantean preguntas distintas según el lado en que se esté: quien los paga debe resolver si practica retención, si puede deducirlos, cómo maneja el IVA y en qué cuenta los registra; quien los recibe, si debe incluirlos en su declaración de renta. Casi todo depende de si son ocasionales o permanentes, porque el artículo 1.2.4.7 del decreto 1625 de 2016 trata el reembolso de los ocasionales soportados como un gasto de la empresa y no como un ingreso del trabajador, mientras que los permanentes son un pago laboral más. Cuando quien los recibe es un contratista, la respuesta depende de lo pactado en el contrato. ¿Cómo se maneja cada caso?

Los dos tipos de viáticos.

Conviene definirlos de entrada, porque el artículo gira sobre esa distinción y la norma no la explica.

Los viáticos son las sumas que el empleador entrega al trabajador para cubrir manutención, alojamiento y transporte cuando debe desplazarse fuera de su sede habitual de trabajo.

Viáticos ocasionales.

Son los que se pagan de forma esporádica, cuando el desplazamiento no es una característica del cargo sino una circunstancia puntual.

Es el caso del contador que viaja una vez al año a una capacitación, o del empleado que se desplaza a otra ciudad por una diligencia concreta.

Lo característico es que corresponden a gastos en que el trabajador incurre para desempeñar su labor, de modo que no retribuyen su trabajo sino que le reponen un desembolso.

Viáticos permanentes.

Son los que se pagan de forma habitual porque el desplazamiento es inherente al cargo.

Es el caso del vendedor de zona, del conductor de ruta o del supervisor que visita sedes de forma regular.

Aquí el pago deja de ser un reembolso ocasional y se convierte en un componente estable de lo que el trabajador recibe, y esa es la razón por la que la norma les da un tratamiento distinto.

El pacto de no salario no decide nada.

Conviene despejarlo porque es la confusión más frecuente y la que produce los rechazos más costosos.

La ley laboral permite acordar que los viáticos permanentes no constituyen salario en la parte destinada a manutención y alojamiento. Ese acuerdo tiene efectos laborales y de seguridad social, no tributarios, como explicamos en el artículo sobre los pagos laborales que no constituyen salario.

Para el impuesto de renta lo determinante es otra cosa: si el pago es susceptible de incrementar el patrimonio del trabajador. Y un viático permanente lo es, aunque las partes hayan pactado que no constituye salario.

De acuerdo con nuestro criterio, la pregunta útil no es si el viático es salario sino si es reembolso. Lo que reembolsa un gasto no es ingreso; lo que remunera, sí.

Retención en la fuente en los viáticos.

De la distinción anterior se sigue directamente el tratamiento frente a la retención.

Los viáticos ocasionales no se retienen.

La exclusión está en el artículo 1.2.4.7 del decreto 1625 de 2016, que dispone:

«No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.»

La norma exige cuatro condiciones y conviene verificarlas todas, porque el incumplimiento de una sola hace perder la exclusión.

1. Que el pago se origine en una relación laboral, legal o reglamentaria.
2. Que corresponda a manutención, alojamiento o transporte, y no a otro concepto.
3. Que el gasto se haya causado fuera de la sede habitual de trabajo.
4. Que el trabajador entregue las facturas y soportes, y que el pagador los conserve y los contabilice como gasto propio.

El segundo inciso de la misma norma agrega una salvedad que conviene tener presente: la exclusión no aplica cuando los gastos de manutención o alojamiento corresponden a retribución ordinaria del servicio.

Sin soportes no hay exclusión.

Es el punto que más se incumple y el de consecuencias más directas.

Si el trabajador no entrega las facturas, o si el empleador no las conserva, el pago deja de ser un reembolso acreditado y pasa a tratarse como un ingreso laboral más.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la razón por la que conviene fijar una política interna de legalización de viáticos con plazo, porque el soporte no es un requisito contable sino la condición de la exclusión tributaria.

Y por la misma razón conviene que las facturas se expidan a nombre de la empresa y no del trabajador, punto sobre el que volvemos al tratar el IVA.

Los viáticos permanentes sí se retienen.

La norma excluyó únicamente los ocasionales, de modo que los permanentes quedan sometidos a retención.

Se retienen por el concepto de ingresos laborales, lo que significa que se suman a los demás pagos del mes para determinar una sola base, conforme a las reglas que desarrollamos en el artículo sobre la retención en la fuente por ingresos laborales.

Eso tiene una consecuencia favorable que suele pasarse por alto: como se acumulan con el salario y luego se depura la base, si el total del mes no alcanza el umbral de la tabla no hay retención alguna.

De modo que el viático permanente de un trabajador de ingresos bajos no genera retención, no porque esté excluido sino porque la base no llega.

Viáticos pagados a trabajadores independientes.

Aquí la exclusión del artículo 1.2.4.7 no aplica, porque la norma se refiere expresamente a los pagos originados en una relación laboral, legal o reglamentaria, y el contrato de prestación de servicios no lo es.

Lo que define el tratamiento es lo que el contrato diga sobre quién asume los gastos de desplazamiento, y de ahí salen dos escenarios con consecuencias opuestas para el contratante.

Cuando los gastos hacen parte del precio.

Si el contrato no dice nada, o si el contratista asume sus propios gastos, lo que se le paga por desplazamientos no es un viático sino una parte del precio del servicio.

Se retiene sobre el total.

La Dian lo sostuvo en el oficio 094075 de septiembre de 2008, con un argumento que explica toda la sección:

«Pretender desagregar cada uno de estas actividades requeridas para la efectiva prestación del servicio y sobre ellas determinar el tratamiento tributario que se trate, equivaldría a netear el ingreso para efectos de la aplicación de la retención en la fuente, práctica que no es reconocida por nuestra legislación fiscal.»

De modo que la retención se practica sobre la totalidad de lo pagado al contratista, incluidos los desplazamientos, con la tarifa que corresponda según el pago sea de honorarios o de servicios.

Cuál de los dos conceptos aplica lo resolvemos en el artículo sobre la diferencia entre honorarios y servicios.

No se contabilizan como viáticos.

Es la consecuencia más costosa y la que suele descubrirse en una fiscalización.

Si esos pagos se contabilizan como viáticos, separados de los honorarios, la Dian los rechaza como deducción. Lo confirmó la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 18172 del 12 de marzo de 2009:

«En ese contexto, el pago no cumple con los requisitos establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario, causalidad, necesidad y proporcionalidad, por cuanto, no beneficia la actividad productora de renta.»

La salida es incorporar esos valores dentro del precio pactado, de modo que el contratista los facture como parte de sus honorarios. Así el pago es deducible como cualquier honorario, se retiene sobre el total y, si el contratista es responsable del IVA, ese impuesto se liquida sobre la totalidad.

Cuando el contrato pone los gastos a cargo del contratante.

La otra salida es pactar expresamente en el contrato que el alojamiento, el transporte y la manutención corren por cuenta del contratante.

En ese caso, según el concepto 0113 de 2024 de la Dian, el reembolso de esos conceptos no constituye ingreso para el contratista, porque no le incrementa el patrimonio: le repone un gasto que corresponde al contratante. Esa doctrina, posterior al oficio de 2008, no contradice la regla de retener sobre el total, porque esta aplica cuando los gastos hacen parte del precio.

De acuerdo con nuestro criterio, de ahí se siguen tres consecuencias para el contratante:

• No practica retención sobre el reembolso, porque no es un pago que constituya ingreso para el contratista. La retención sobre los honorarios o servicios se mantiene.
• Puede deducir esos gastos como gastos de viaje propios, siempre que estén soportados con facturas expedidas a su nombre y cumplan los requisitos del artículo 107 del estatuto tributario.
• El contratista no liquida IVA sobre el reembolso, porque no hace parte de su servicio.

La forma más segura de lograrlo es que la empresa pague directamente los tiquetes y el hotel, o que reembolse contra facturas a su nombre. Sin cláusula en el contrato y sin esos soportes, el pago separado sigue expuesto al rechazo que confirmó el Consejo de Estado.

Cómo declara el contratista cada escenario, incluida la elección entre la renta exenta del 25 % y los costos, lo explicamos más adelante, en la sección sobre cómo se declaran los viáticos.

Deducción de los viáticos para quien los paga.

Los viáticos son deducibles para quien los paga, pero el soporte que se exige difiere según el tipo y según el vínculo con quien los recibe.

La diferencia tiene lógica: el viático ocasional es un gasto de la empresa que el trabajador anticipó, de modo que la factura respalda ese gasto. El permanente es un pago laboral, y los pagos laborales se soportan con la nómina. En el caso del contratista, el soporte sigue a la naturaleza del pago: precio del servicio o gasto propio del contratante.

En los dos casos se exige, además, que el pago cumpla los requisitos generales de causalidad, necesidad y proporcionalidad.

El IVA en los viáticos.

Es una duda frecuente y conviene separar dos situaciones que se confunden.

El reembolso al trabajador no genera IVA.

Cuando la empresa le reembolsa al trabajador lo que él gastó, no hay una venta ni una prestación de servicios entre ellos: hay el reintegro de un desembolso.

En consecuencia, ese reembolso no está gravado con IVA y el trabajador no factura nada.

El impuesto se causó antes, en la operación entre el proveedor y el consumidor: el hotel facturó IVA por el alojamiento y el restaurante liquidó el impuesto al consumo por la alimentación.

A nombre de quién debe venir la factura.

Aquí está la consecuencia práctica, y explica por qué conviene cuidar ese detalle.

Si la empresa es responsable del IVA y quiere descontar el impuesto pagado en el alojamiento, la factura debe estar a su nombre y con su NIT, porque el impuesto descontable solo lo puede tomar quien figura como adquirente.

Conviene tener presente que el servicio de restaurante no está gravado con IVA sino con el impuesto al consumo, que no es descontable, como desarrollamos en el artículo sobre la retención en hoteles, hospedaje y restaurantes.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es una pérdida silenciosa en las empresas con viajes frecuentes: facturas de hotel a nombre del trabajador que impiden descontar un IVA que sí se pagó.

Los gastos incluidos en el precio del independiente sí llevan IVA.

Es la consecuencia de que no sean viáticos sino parte del precio.

Si el contratista es responsable del IVA, debe liquidar el impuesto sobre la totalidad de lo que factura, incluidos los valores correspondientes a sus desplazamientos.

No puede facturar los honorarios con IVA y los gastos de viaje sin él, porque eso sería precisamente desagregar el ingreso, que es lo que la doctrina rechaza. Distinto es el caso en que el contrato pone esos gastos a cargo del contratante y las facturas vienen a nombre de este, que explicamos en la sección de independientes.

Contabilización de los viáticos.

El registro depende, otra vez, del tipo de viático, y esa es la razón por la que no existe una sola cuenta para todos.

El viático ocasional es un gasto propio de la empresa, y así lo exige expresamente la norma que lo excluye de retención, que ordena contabilizarlo de esa forma.

El permanente, en cambio, es un pago laboral y se registra con los demás conceptos de nómina, junto al salario y a las bonificaciones.

De acuerdo con nuestro criterio, registrar un viático permanente como gasto de viaje es un error que va más allá de lo contable, porque induce a excluirlo de la base de retención y del reporte de nómina.

El anticipo de viáticos.

Conviene mencionarlo porque es la práctica habitual y tiene un registro propio.

Cuando la empresa entrega el dinero antes del viaje, ese desembolso no es todavía un gasto sino un anticipo a cargo del trabajador, y así debe registrarse.

El gasto se reconoce cuando el trabajador legaliza el viaje con los soportes, y en ese momento se cruza el anticipo.

Si al legalizar sobra dinero, el trabajador debe reintegrarlo. Si no lo reintegra, esa suma deja de ser un reembolso y se convierte en un ingreso para él, con las consecuencias que eso tiene en la retención.

Cómo se declaran los viáticos en renta.

Hasta aquí vimos lo que debe hacer quien paga. Del lado de quien recibe los viáticos la pregunta es otra: si debe incluirlos en su declaración de renta. La respuesta depende de si constituyen ingreso en los términos del artículo 26 del estatuto tributario, es decir, si incrementan el patrimonio de quien los recibe, y eso cambia según se trate de un trabajador o de un contratista.

Viáticos recibidos por un trabajador.

Para el trabajador vinculado por contrato de trabajo, la misma distinción entre ocasionales y permanentes decide si declara, con un matiz práctico: lo que diga el certificado de ingresos y retenciones.

Los viáticos ocasionales soportados no se declaran.

Son un reembolso de lo que el trabajador gastó por cuenta del empleador, de modo que no incrementan su patrimonio y no constituyen ingreso fiscal.

La Dian, en el concepto 0113 de 2024, precisa que no constituyen renta de trabajo gravada siempre que se cumplan los requisitos del artículo 1.2.4.7 del decreto 1625 de 2016, transcrito en la sección de retención: que correspondan a manutención, alojamiento y transporte fuera de la sede habitual, y que el trabajador entregue las facturas al pagador.

Sin esos soportes, o cuando el trabajador no reintegra el sobrante del anticipo, el reembolso se convierte en ingreso suyo y debe declararlo.

Conviene precisar que los ocasionales soportados no se reportan como ingresos no constitutivos de renta: simplemente no son ingreso, de modo que no van en ninguna casilla del formulario.

Los viáticos permanentes sí se declaran.

Constituyen ingreso para el trabajador y se declaran como parte de los ingresos brutos de las rentas de trabajo de la cédula general.

Como vimos al inicio, el pacto de que no constituyen salario no cambia esa conclusión, porque tiene efectos laborales y de seguridad social, no tributarios.

El certificado de ingresos y retenciones define qué se declara.

De la calificación que haga el empleador depende si practica retención sobre esos pagos y si los incluye como ingreso en el certificado de ingresos y retenciones, formato 220.

Si los viáticos figuran en el formato 220 como ingreso, se declaran como ingreso, de modo que la decisión de declararlos está condicionada al contenido de ese certificado.

De acuerdo con nuestro criterio, cuando el trabajador considere que unos viáticos certificados eran en realidad ocasionales y estaban soportados, lo procedente es pedir al empleador la corrección del certificado antes de declarar, y no apartarse por su cuenta de lo certificado, porque la declaración quedaría descuadrada frente a la información exógena.

Viáticos recibidos por un contratista.

En el contrato de prestación de servicios la distinción entre permanentes y ocasionales no opera. Según el mismo concepto 0113 de 2024, lo que define el tratamiento es lo que se haya pactado sobre quién asume los gastos.

Cuando el contrato los pone a cargo del contratante. Si se pactó que el alojamiento, el transporte y la manutención corren por cuenta del contratante, el reembolso de esos conceptos no constituye ingreso para el contratista y no se declara. De acuerdo con nuestro criterio, conviene que el contratista entregue las facturas de esos gastos, expedidas a nombre del contratante, para que el reembolso quede acreditado.

Cuando el contrato guarda silencio o el contratista los asume. El valor total recibido constituye renta de trabajo, incluido lo que el contratista destinó a sus desplazamientos. En ese caso debe optar entre la renta exenta del 25 % del numeral 10 del artículo 206 del estatuto tributario y restar como costo o deducción los gastos de viaje que cumplan el artículo 107.

No puede hacer las dos cosas, porque el numeral 4 del artículo 336 obliga a elegir. La elección se desarrolla en rentas de trabajo que no provienen de una relación laboral.

De acuerdo con nuestro criterio, el contratista con desplazamientos frecuentes debería hacer ese cálculo antes de elegir, porque puede perder más por la vía de los costos de lo que gana con la renta exenta.

Los viáticos y la obligación de declarar.

Una cosa es si los viáticos se declaran como ingreso y otra si obligan a presentar la declaración. Aunque los ocasionales no sean ingreso, el dinero que llega a la cuenta bancaria del trabajador sí cuenta para uno de los topes.

El literal c del artículo 594-3 del estatuto tributario obliga a declarar a quien en el año tuvo consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras por más de 1.400 UVT, y la norma no distingue el origen del dinero.

Supongamos que en el año gravable 2025 un trabajador recibió salarios por $39.839.000 y viáticos ocasionales soportados por $34.859.000 , todo consignado en su cuenta de nómina:

• Consignaciones del año: $39.839.000 + $34.859.000 = $74.699.000
• Tope de 1.400 UVT para el año gravable 2025: 1.400 × $49.799 = $69.719.000

Las consignaciones superan el tope, de modo que el trabajador está obligado a declarar, aunque sus ingresos estén por debajo del tope de ingresos.

¿Qué se debe hacer? Declarar como ingreso solo los $39.839.000 del salario y conservar las legalizaciones de los viáticos, porque la Dian recibe por información exógena el valor de las consignaciones y puede pedir que se explique la diferencia frente a los ingresos declarados.

Los demás topes se explican en el artículo sobre quiénes están obligados a declarar renta.

Resumen para quien recibe los viáticos.

Puestos en una sola tabla, los casos quedan así:

La diferencia entre la segunda y la cuarta fila es la que más dinero mueve, y en los dos casos depende de un documento: el soporte entregado al pagador en la relación laboral, y la cláusula del contrato en la prestación de servicios.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.