Cuando le expiden una factura electrónica no le llega un documento sino un contenedor con el archivo estructurado, la constancia de validación de la Dian y la representación gráfica en PDF. El PDF se abre en cualquier lector, el archivo estructurado se puede abrir en Excel o en el navegador, y si no le llegó nada puede descargar la factura desde el módulo de documentos recibidos de la Dian. Para comprobar que la factura existe, la Dian ofrece una consulta pública con el prefijo, la fecha, el número y el NIT del emisor, y también se puede verificar escaneando el código QR de la representación gráfica.
- Qué le llega al comprador cuando le expiden una factura electrónica.
- Cómo ver una factura electrónica recibida.
- Cómo consultar si una factura es válida.
- ¿Se puede consultar la resolución de facturación de una factura?
- Qué hacer si la factura no aparece como válida.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cómo sé si una factura electrónica es válida?
- ¿Cómo abro una factura electrónica en XML?
- ¿Dónde consulto las facturas que me han expedido?
- ¿Necesito registrarme para consultar la validez de una factura?
- ¿Puedo consultar el número de resolución de una factura?
- ¿Qué hago si me llegó solo el PDF y no el XML?
- ¿Qué hago si la factura no aparece en la consulta de la Dian?
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Quien recibe una factura electrónica tiene dos necesidades distintas y a menudo simultáneas: poder verla, porque le llegó un archivo comprimido con documentos que no reconoce, y poder comprobar que es real, porque de esa factura depende su costo o su impuesto descontable al tenor del artículo 771-2 del estatuto tributario. La Dian ofrece herramientas gratuitas para ambas cosas. ¿Cómo se usan?
Qué le llega al comprador cuando le expiden una factura electrónica.
Por lo general llega al correo un archivo comprimido en formato ZIP, y dentro de él hay varios documentos. Esa es la primera sorpresa para quien viene del papel: no llega «la factura», llega un contenedor.
El contenedor debe traer:
| Archivo | Qué es |
|---|---|
| XML | El documento con valor legal. Contiene toda la información de la factura en formato estructurado. |
| Documento de validación | La constancia de la Dian, con el valor «Documento validado por la DIAN». |
| La representación gráfica, que es la versión legible de la factura. |
Si solo le llegó el PDF, le falta el respaldo del archivo estructurado y de la validación; y si solo le llegó el XML suelto, le falta la constancia. En ambos casos conviene solicitar al emisor el contenedor completo, según explicamos en el artículo sobre facturación electrónica.
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Cómo ver una factura electrónica recibida.
Depende del archivo que tenga a mano.
Si tiene el PDF.
Es el caso sencillo. Se abre en el navegador o en cualquier lector de PDF y se ve como una factura de toda la vida.
Si tiene el XML.
El XML no está pensado para leerse a simple vista, pero se puede abrir en Excel: desde el programa se elige «Abrir archivo», se ubica la factura en el equipo y se abre como cualquier otro archivo.
Lo que verá no es la factura tal como se ve en PDF, sino los campos con la información ordenada en filas y columnas: emisor, adquirente, ítems, valores, impuestos. Es suficiente para verificar datos, aunque incómodo para leer.
También se puede abrir con un navegador web, que lo mostrará como texto estructurado, o con las herramientas de visualización que ofrecen los proveedores tecnológicos.
Si no le llegó nada o perdió el archivo.
Se puede descargar directamente desde la plataforma de la Dian. Para ello debe estar registrado en el micrositio de facturación electrónica, ingresar con su usuario y consultar los documentos recibidos, donde figuran las facturas que le han expedido y desde donde se pueden descargar.
Esta es, además, la vía más confiable, porque lo que aparece allí es lo que efectivamente se validó y se le imputó a su NIT, con independencia de lo que haya llegado o dejado de llegar al correo.
Y si la factura es a crédito, aproveche el ingreso para hacer el acuse de recibo de la factura electrónica, que se registra desde ese mismo módulo y sin el cual la factura no le servirá como soporte.
Cómo consultar si una factura es válida.
Además de verla, conviene comprobar que exista. La Dian dispone de una herramienta pública de consulta de validez de facturas, que no requiere registro ni usuario.
Para consultarla se ingresan estos datos:
- Prefijo de la factura, si lo tiene.
- Fecha de expedición.
- Número de la factura.
- NIT de quien expidió la factura.
El prefijo no es obligatorio ingresarlo, y en el NIT no hace falta el dígito de verificación.
El sistema indicará si los datos corresponden a una factura válida frente a la Dian, señalando si existe o no autorización para esa factura.
Recordemos que el prefijo, cuando lo hay, hace parte de la identificación de la factura y debe estar autorizado, según explicamos en el artículo sobre la utilización de prefijos en la facturación.
El código QR de la representación gráfica.
Hay una segunda vía, más rápida y menos conocida, que sirve cuando se tiene la factura impresa o el PDF a la vista.
La representación gráfica de la factura electrónica incluye un código QR que enlaza a la dirección de la Dian donde reposa la información del documento. Al escanearlo con el celular se llega directamente a la consulta de esa factura.
Es la forma más práctica de verificar una factura en el punto de venta o al recibir un documento que genera dudas.
¿Se puede consultar la resolución de facturación de una factura?
No de forma específica, y esta es una limitación que sorprende a muchos compradores.
El sistema de consulta se limita a indicar si los datos ingresados corresponden o no a una factura válida. No devuelve el número de la resolución de autorización asociada.
Ahora bien, esa limitación no le hace falta al comprador. Si el sistema arroja que la factura es válida, es porque todos los datos asociados a ella, incluida la autorización de numeración, se corresponden con la factura consultada.
La consulta detallada de la resolución la hace el propio emisor desde su cuenta en la plataforma de la Dian, y no es un trámite que el comprador pueda adelantar. El régimen de la autorización lo desarrollamos en el artículo sobre la resolución de facturación.
Conviene recordar, además, que la ausencia o el vencimiento de la autorización de numeración es un problema del emisor y no del comprador: el artículo 771-2 del estatuto tributario no exige la resolución de facturación entre los requisitos para soportar costos, deducciones e impuestos descontables.
Qué hacer si la factura no aparece como válida.
Si la consulta no arroja resultado, lo primero es descartar un error de digitación: prefijo omitido cuando la factura sí lo tiene, dígito de verificación incluido en el NIT o fecha equivocada son las causas más frecuentes.
Descartado eso, la conclusión es que ese documento no fue validado por la Dian y, por lo tanto, no es una factura electrónica de venta, cualquiera sea su apariencia. En ese caso:
- Solicite al emisor el contenedor completo, porque puede que la factura sí exista y lo que falle sea el envío.
- Verifique en el módulo de documentos recibidos de la Dian si la factura le fue imputada a su NIT.
- Si no existe, no la contabilice como soporte: un documento no validado no le servirá para deducir el pago ni para descontar el IVA.
Y si el proveedor sencillamente no expide factura estando obligado, el comprador puede denunciarlo ante la Dian, alternativa que explicamos en el artículo sobre sanciones por facturación.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cómo sé si una factura electrónica es válida?
Consultándola en la herramienta pública de la Dian con el prefijo, la fecha, el número de la factura y el NIT del emisor, o escaneando el código QR de la representación gráfica.
¿Cómo abro una factura electrónica en XML?
Se puede abrir desde Excel con la opción «Abrir archivo», o desde un navegador web. No verá la factura como en PDF, sino los campos de información ordenados en filas y columnas.
¿Dónde consulto las facturas que me han expedido?
En el micrositio de facturación electrónica de la Dian, en el módulo de documentos recibidos. Debe estar registrado como usuario para acceder, y desde allí puede descargarlas.
¿Necesito registrarme para consultar la validez de una factura?
No. La consulta de validez es pública y no requiere usuario. El registro solo es necesario para ver el listado de facturas que le han expedido y descargarlas.
¿Puedo consultar el número de resolución de una factura?
No de forma específica. El sistema solo indica si la factura es válida o no. Si arroja que es válida, se entiende que todos los datos asociados, incluida la autorización de numeración, corresponden a esa factura.
¿Qué hago si me llegó solo el PDF y no el XML?
Solicite al emisor el contenedor completo, que debe incluir el XML y el documento de validación. También puede descargar la factura desde el módulo de documentos recibidos de la Dian.
¿Qué hago si la factura no aparece en la consulta de la Dian?
Descarte primero un error de digitación en el prefijo, la fecha o el NIT. Si aun así no aparece, ese documento no fue validado y no le servirá como soporte de costos ni de impuestos descontables.
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