En este artículo 20 secciones
- La obligación de la persona natural de expedir factura electrónica.
- Personas naturales que deben expedir factura electrónica.
- Personas naturales que no están obligadas a facturar electrónicamente.
- Topes para facturar electrónicamente.
- Factura electrónica en el régimen simple de tributación.
- Cómo facturar electrónicamente de forma gratuita.
- ¿Puedo dejar de facturar electrónicamente?
- ¿Me pueden exigir factura electrónica si no estoy obligado?
- Sanciones por no facturar electrónicamente.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Un asalariado o un pensionado debe expedir factura electrónica?
- ¿Una persona natural que solo vende bienes excluidos del IVA debe facturar electrónicamente?
- ¿Facturar electrónicamente me convierte en responsable del IVA?
- ¿Puedo expedir factura de papel si estoy obligado a facturar electrónicamente?
- ¿Un profesional independiente debe facturar electrónicamente?
- ¿Desde cuándo debo facturar si acabo de convertirme en responsable del IVA?
- ¿Qué pasa si estoy obligado a facturar electrónicamente y no lo hago?
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Toda persona natural que esté obligada a expedir factura, o que decida hacerlo voluntariamente, debe facturar electrónicamente, porque el artículo 616-1 del estatuto tributario dejó la factura de papel reducida a los casos de inconveniente tecnológico. ¿Qué personas naturales quedan obligadas, cuáles no y desde qué monto de ingresos nace la obligación?
La obligación de la persona natural de expedir factura electrónica.
El artículo 1.5.1.2.1.1 de la resolución 000227 de 2025 de la Dian señala que están obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa los sujetos de que trata el artículo 1.6.1.4.2 del decreto 1625 de 2016. Es decir, los mismos que están obligados a facturar, sin distinción entre personas naturales y jurídicas.
La consecuencia es directa: para la persona natural no hay un régimen intermedio. O no está obligada a facturar, o está obligada y debe hacerlo electrónicamente.
Respecto de las personas naturales, la obligación no se agota en los responsables del IVA. El numeral 3 del artículo 1.5.1.1.3.3 de la resolución 000227 de 2025 es mucho más amplio:
«Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente…»
La norma cubre a todo comerciante y a todo profesional liberal, y solo lo excluye si encaja en una excepción expresa. Por eso la pregunta correcta no es «¿estoy obligado?», sino «¿estoy dentro de alguna excepción?».
Personas naturales que deben expedir factura electrónica.
Con lo anterior en mente, deben facturar electrónicamente las siguientes personas naturales:
- Las responsables del IVA, esto es, las que incumplen cualquiera de los requisitos del parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario.
- Las responsables del impuesto nacional al consumo.
- Los comerciantes, quienes ejercen profesiones liberales y quienes enajenan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, cuando no cumplen las condiciones para estar exceptuados.
- Las que únicamente venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con IVA, cuando sus ingresos brutos por esas actividades son iguales o superiores a 500 UVT en el año anterior o en el año en curso.
- Las inscritas en el régimen simple de tributación, conforme al numeral 6 del artículo 905 del estatuto tributario.
- Los tipógrafos y litógrafos, incluso si no son responsables del IVA, según el artículo 618-2 del estatuto tributario.
- Quienes, sin estar obligados, optan por facturar voluntariamente.
En resumen: por regla general, la persona natural que en el año anterior o en el transcurso del año tenga ingresos por su actividad iguales o superiores a 3.500 UVT, sea o no responsable del IVA, debe facturar electrónicamente. Recordemos que el valor de la UVT se reajusta cada año, de modo que el tope en pesos cambia aunque el número de UVT se mantenga.
Personas naturales que no están obligadas a facturar electrónicamente.
El artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016 exceptúa a las siguientes personas naturales:
- Las no responsables del IVA en los términos de los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del estatuto tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones allí previstas.
- Las no responsables del impuesto al consumo de que trata el artículo 512-13 del estatuto tributario.
- Las vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, respecto de los ingresos que se deriven de esas actividades.
- Las que únicamente venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con IVA, con ingresos brutos por esas actividades inferiores a 500 UVT.
Sobre este último grupo, el numeral 7 de la norma precisa qué ingresos se computan para medir el tope:
«Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.»
De ahí que un asalariado o un pensionado no quede obligado a facturar por su salario o su mesada, sin importar el monto, porque esos ingresos ni se facturan ni suman para el tope. El detalle de todas las excepciones está en el artículo sobre quiénes no están obligados a facturar.
Requisitos para ser no responsable del IVA.
Como la exoneración depende casi siempre de ser no responsable del IVA, conviene recordar los requisitos del parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario, que se deben cumplir en su totalidad:
- Ingresos brutos totales de la actividad, en el año anterior o en el año en curso, inferiores a 500 UVT.
- Tener máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde se ejerza la actividad.
- Que en el establecimiento no se desarrollen actividades bajo franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles.
- No ser usuario aduanero.
- No haber celebrado en el año anterior ni en el año en curso contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados por valor individual igual o superior a 500 UVT.
- Que el monto de las consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras provenientes de actividades gravadas no supere 500 UVT en el año anterior ni en el año en curso.
Basta incumplir uno solo de esos requisitos para convertirse en responsable del IVA y quedar obligado a facturar electrónicamente, aunque los ingresos sean bajos. Es el caso, por ejemplo, de quien tiene dos locales comerciales: por ese solo hecho es responsable del IVA, aunque venda poco.
Topes para facturar electrónicamente.
Estrictamente hablando no existen topes para facturar electrónicamente. Lo que existe son los topes para ser responsable del IVA, y todo responsable del IVA debe facturar electrónicamente.
Por eso el procedimiento correcto tiene dos pasos: primero verificar si la persona es responsable del IVA o del impuesto al consumo; y, si no lo es, verificar si sus ingresos por bienes excluidos o servicios no gravados alcanzan las 3.500 UVT. Lo dejó claro la Dian en el oficio 907979 de 2020:
«… las personas naturales que únicamente venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados con IVA y obtienen ingresos brutos totales provenientes de estas actividades iguales o superiores a 3.500 UVT, en los términos previstos en las disposiciones anteriormente citadas, son consideradas por la normatividad vigente como sujetos obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.»
Es un criterio que la Dian ha reiterado en pronunciamientos posteriores, como el oficio 904241 de 2021 y el concepto unificado 0106 de 2022 sobre facturación electrónica.
El caso de los contratistas del Estado.
Hay una excepción particular que suele desconocerse. El parágrafo 5 del artículo 437 del estatuto tributario eleva de 3.500 a 4.000 UVT el tope para ser responsable del IVA cuando se celebran contratos de prestación de servicios con el Estado.
En consecuencia, el contratista del Estado que presta servicios gravados, tiene ingresos inferiores a 4.000 UVT y cumple los demás requisitos no es responsable del IVA y, por lo tanto, no está obligado a facturar electrónicamente.
Distinto es que la entidad contratante se lo exija por su propio manual de contratación, punto que tratamos más adelante.
Factura electrónica en el régimen simple de tributación.
Quien se inscribe en el régimen simple queda obligado a facturar electrónicamente desde el momento mismo de la inscripción en el RUT, y aquí el nivel de ingresos es irrelevante: la obligación nace de pertenecer al régimen.
No obstante, el artículo 1.5.1.2.1.1 de la resolución 000227 de 2025 le concede un plazo máximo de dos meses contados desde la inscripción para acogerse a las reglas del inconveniente tecnológico, lapso durante el cual puede facturar en talonario mientras adelanta la habilitación. Vencido ese plazo debe facturar electrónicamente.
Cómo facturar electrónicamente de forma gratuita.
La persona natural obligada a facturar puede hacerlo sin costo con el servicio gratuito que ofrece la Dian en su portal. El procedimiento es el siguiente:
- Actualizar el RUT para incluir la responsabilidad 52, de facturador electrónico.
- Surtir la habilitación en el servicio informático de facturación electrónica de la Dian.
- Obtener el instrumento de firma electrónica.
- Solicitar la autorización de numeración de facturación y la de contingencia.
- Superar el conjunto de pruebas y pasar a producción.
La herramienta gratuita es suficiente para quien emite pocas facturas al mes. Si el volumen es alto o se lleva contabilidad en un software comercial, conviene el módulo de facturación de esa misma marca o un proveedor tecnológico autorizado, alternativas que comparamos en el artículo sobre facturación electrónica.
¿Puedo dejar de facturar electrónicamente?
Sí, si desaparece la causa que originó la obligación, pero no basta con dejar de facturar: hay que actualizar el RUT.
Mientras la responsabilidad figure inscrita, la Dian entenderá que el contribuyente sigue obligado, y la ausencia de facturación puede leerse como omisión y no como cese de la obligación.
Por lo anterior, quien deja de ser responsable del IVA debe solicitar el retiro de la responsabilidad 48 en el RUT y, cuando corresponda, el de la 52. Hasta que la actualización no quede en firme, lo prudente es seguir facturando.
¿Me pueden exigir factura electrónica si no estoy obligado?
Legalmente no. Nadie puede exigir el cumplimiento de una obligación tributaria que la ley no impone, y el comprador que adquiere bienes o servicios a un no obligado tiene su propia salida.
Esa salida es el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, que debe elaborar el propio comprador y que le permite deducir el costo o el gasto sin necesidad de factura.
Otra cosa es la realidad comercial. Muchas entidades y empresas exigen factura como condición contractual, y en ese caso la persona natural tiene dos caminos: negociar con el cliente explicándole la figura del documento soporte, o facturar voluntariamente, recordando que al hacerlo queda asimilada a un obligado y debe cumplir todos los requisitos.
Sanciones por no facturar electrónicamente.
La persona natural obligada que no factura, o que factura en papel sin estar en un evento de contingencia, se expone a la sanción por no facturar del artículo 652-1 del estatuto tributario y al cierre del establecimiento del artículo 657, y si factura sin el lleno de los requisitos, a la sanción del artículo 652.
Hay una consecuencia adicional que suele doler más que la sanción: sin factura válida, el cliente no puede deducir el pago, y eso termina por cerrarle las puertas comerciales al proveedor. El detalle de cada sanción y del procedimiento está en el artículo sobre sanciones por facturación.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Un asalariado o un pensionado debe expedir factura electrónica?
No por sus salarios ni por su mesada pensional, que están expresamente exceptuados. Si además desarrolla una actividad económica independiente, deberá facturar esa actividad si encaja en las reglas generales.
¿Una persona natural que solo vende bienes excluidos del IVA debe facturar electrónicamente?
Depende de sus ingresos. Si los ingresos brutos por esa actividad son inferiores a 3.500 UVT en el año anterior y en el año en curso, no está obligada. Si alcanzan o superan ese tope, debe facturar electrónicamente aunque no sea responsable del IVA.
¿Facturar electrónicamente me convierte en responsable del IVA?
No. Son dos calidades distintas e independientes. Se es responsable del IVA por incumplir los requisitos del parágrafo 3 del artículo 437 del estatuto tributario, no por expedir facturas.
¿Puedo expedir factura de papel si estoy obligado a facturar electrónicamente?
Solo ante un inconveniente tecnológico que impida facturar electrónicamente, y con la numeración autorizada en la resolución de contingencia. Esas facturas deben transmitirse a la Dian una vez superado el inconveniente.
¿Un profesional independiente debe facturar electrónicamente?
Depende. Si presta servicios gravados con IVA y no cumple la totalidad de los requisitos del parágrafo 3 del artículo 437, es responsable del IVA y debe facturar electrónicamente. Si presta únicamente servicios excluidos, solo queda obligado al alcanzar las 3.500 UVT.
¿Desde cuándo debo facturar si acabo de convertirme en responsable del IVA?
Desde la primera operación que realice como responsable. No hay periodo de gracia, así que la habilitación debe gestionarse antes de que se configure la obligación, no después.
¿Qué pasa si estoy obligado a facturar electrónicamente y no lo hago?
Se expone a la sanción por no facturar del artículo 652-1 del estatuto tributario y al cierre del establecimiento del artículo 657, además de que sus clientes no podrán soportar el costo o la deducción del pago.
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Si soy ortodoncista y lo hago desde mi consultorio particular, estoy obligado a expedir facturación electrónica a mis pacientes. No supero las 3.500 UVT al año.
En principio, no; si no es responsable del IVA. Si es responsable del IVA, sí debe facturar.
Buen día, por favor revisen las cifras, parece que se ahorraron un 3 de 3,000.
Gracias por la observación.
Si una persona natural genera una factura electrónica, pero dentro de las responsabilidades que se indican en el RUT se menciona que no es responsable de IVA y no indica que declare renta, ¿el hecho de haber generado factura electrónica es un indicativo de que declara renta?
No. La factura electrónica no tiene nada que ver con la obligación de declarar renta. Lo que ocurre es que, por lo general, la obligación de facturar va de la mano con la obligación de declarar renta por manejar topes similares, pero no necesariamente es así.
Los ingresos por pensiones se deben sumar a los ingresos por arriendos para calcular los 3.500 UVT que me obligan a facturar electrónicamente?
Debemos precisar que, para determinar la obligación de facturar electrónicamente, el monto de los ingresos no se utiliza de forma directa; lo que la norma dice es que, si es responsable del IVA, debe facturar electrónicamente. Y para ser responsable del IVA, sí se utiliza el tope de ingresos, y para ello no se incluyen los ingresos por pensiones.
De modo que lo que debe determinar es si usted es o no responsable del IVA; si lo es, deberá facturar electrónicamente.
Una persona natural en régimen común, actividad servicios responsable de IVA, que vende uno de sus activos, que es un local comercial, ¿debe facturar esa venta?
Sí, la venta de activos fijos se debe facturar.
Buena tarde, consulta. ¿Si soy persona natural no responsable de IVA y no estoy obligado a facturar, si decido hacerlo de forma voluntaria, debo adquirir la responsabilidad de facturar electrónicamente? ¿O puedo hacerlo sin tener la responsabilidad? Por otro lado, ¿en caso de poder hacerlo sin la responsabilidad, debo hacer factura electrónica para todas las ventas o puedo solo hacerlo para las ventas que me requieran facturación electrónica?
De antemano, muchas gracias.
Si no está obligada a facturar y desea hacerlo, deberá agregar la responsabilidad de facturador electrónico y gestionar la resolución de facturación. En ese caso, debe facturar todas las operaciones.
Si no quiere agregar la obligación de facturador electrónico, puede facturar, pero no podrá generar facturas electrónicas porque para ello necesita la resolución de facturación. Si factura en papel, es una factura que no tiene valor.
Buenos días, tengo una duda. ¿Por qué, leyendo en la página de la DIAN, dice que si la persona natural supera las 3.500 UVT por consignaciones, debe facturar electrónicamente? Si ese tope se supera por consignaciones de origen desembolso de dinero por préstamos, ¿está en la obligación de facturar electrónicamente?
Técnicamente, no se debe facturar por tener consignaciones superiores a 3.500 UVT, sino ingresos; pero en el caso de la responsabilidad del IVA, esta sí surge por tener consignaciones superiores a 3.500 UVT. En ese sentido, se toman todas las consignaciones sin distinción, incluidas las que correspondan a desembolso de créditos.
Aclaración: Las consignaciones a considerar son las que provengan de la actividad gravada con Iva, y para ello el contribuyente deberá poder discriminarlas para poder acreditar el cumplimiento de esa condición.
De acuerdo con el Art. 437 E.T. párrafo 3 numeral 6, que textualmente dice: “Que el monto de sus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año anterior o durante el respectivo año, provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA, no supere la suma de 3.500 UVT.” No estaría correcto afirmar que se toman todas las consignaciones sin distinción, pues la norma nos aclara que deben ser consignaciones o depósitos provenientes de actividades gravadas con el impuesto sobre las ventas – IVA.
Es correcta su apreciación. Gracias por la aclaración.
Sin estar obligado a facturar electrónicamente, una institución con la que tuve un contrato de prestación de servicios solo me recibía facturas electrónicas. ¿Es posible dejar de ser facturador electrónico para que esto sea eliminado de mi RUT, dado que mis ingresos y actividades no me obligan a hacerlo?
Sí, puede actualizar el RUT para eliminar la obligación de facturar, en razón de que no está obligado.
Una persona que presta servicios de educación a la infancia, supera el tope de UVT pero no realiza una actividad gravada con IVA, ¿debe facturar electrónicamente? Gracias.
Sí, si sus ingresos superan 3.500 UVT.
Buen día. Las personas naturales que no son responsables de IVA y entregan una factura de papel deben hacer un documento soporte.
Si la persona no está obligada a facturar, el documento soporte lo elabora el adquiriente, si es que la factura que emite no cumple los requisitos para ser considerada como tal.
Una veterinaria persona natural debe facturar electrónicamente desde el inicio de operaciones en junio de 2022.
No, solo cuando los ingresos hayan superado los 3.500 UVT.
Creo que 4,500 UVT está mal. ¿O de dónde sacan esos 4,500 UVT?
El valor correcto son 4.000 UVT.
Buen día,
¿Qué pasa si soy responsable de IVA? Ya actualicé mi RUT como facturador electrónico, pero no emito todas las facturas electrónicas del mes. Sin embargo, en mi declaración sí reporto todos mis ingresos (facturas electrónicas y facturas de venta en papel).
¿Hay alguna sanción por esto?
Sí, al no facturar todas las operaciones, da lugar a la sanción por facturación.
Buen día. No estoy obligado a facturar electrónicamente, ya que soy persona natural, pero si quiero, puedo facturar electrónicamente, así sean productos excluidos del IVA. ¿Puedo hacerlo?
Sí, puede hacerlo voluntariamente y gestionar la respectiva resolución de autorización.
Buen día, muy buenos e instructivos sus conceptos. Cordial saludo.
Gracias por el comentario.