Para casi cualquier trámite piden «copias autenticadas» o «documentos auténticos», y las dos expresiones, aunque parecidas, no significan lo mismo. La clave está en el artículo 244 del Código General del Proceso, que define el documento auténtico y presume la autenticidad de la mayoría de los documentos, ¿entonces qué es cada cosa y cuándo hay que ir a la notaría?
Qué es un documento auténtico.
La definición la trae el primer inciso del artículo 244 del Código General del Proceso:
«Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.»
El elemento esencial de la autenticidad es entonces la certeza sobre el origen del documento: quién lo elaboró, lo firmó o a quién se atribuye. Un documento es auténtico cuando no hay duda de su autor, con independencia de que sea original o copia.
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La presunción de autenticidad.
La misma norma consagra una regla que simplificó la vida probatoria: los documentos se presumen auténticos. En particular:
- Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos mientras no hayan sido tachados de falsos o desconocidos, según el caso.
- Se presumen auténticos los memoriales presentados para que formen parte del expediente, incluidas las demandas y sus contestaciones.
- Se presumen auténticos los documentos que reúnen los requisitos para ser título ejecutivo.
- Los documentos en forma de mensaje de datos, como correos y archivos electrónicos, también se presumen auténticos.
- La parte que aporta un documento al proceso reconoce con ello su autenticidad y no puede impugnarlo, salvo que al aportarlo alegue su falsedad.
Al ser una presunción, admite prueba en contrario: en el proceso, la parte interesada puede tachar de falso el documento o desconocerlo, y entonces la autenticidad se discute.
El Código General del Proceso (ley 1564 de 2012) flexibilizó en este punto al antiguo Código de Procedimiento Civil, que exigía muchas más formalidades para tener un documento por auténtico.
Copia auténtica y copia autenticada.
Sobre esa base se entienden las dos expresiones que suelen confundirse.
Copia auténtica. Es la reproducción fiel del documento original: la que reproduce exactamente su contenido, hecha por cualquier medio mecánico o electrónico, como una fotocopiadora o un escáner.
Copia autenticada. Es la copia sobre la cual una autoridad competente, por lo general un notario, certifica que corresponde fielmente al original. La autenticación es el procedimiento que da fe de esa correspondencia.
La diferencia es entonces de certeza: toda copia autenticada es auténtica, pero una copia auténtica no necesariamente está autenticada, porque puede ser fiel al original sin que nadie lo haya certificado.
Gracias a la autenticación, la copia constituye prueba en las mismas condiciones que el original. Con todo, algunas normas exigen presentar el documento original y no admiten copias, ni siquiera autenticadas, y en esos casos hay que cumplir el requisito especial.
Cómo y dónde se autentica una copia.
La autenticación de copias se hace ante notario público: se le presenta el documento original junto con la copia, el notario coteja que el contenido coincida y estampa la constancia que da fe de ello.
En el exterior, la función la cumplen los cónsules de Colombia, que pueden autenticar copias y reconocer firmas para que los documentos surtan efectos en el país.
Cosa distinta es la autenticación de firmas o reconocimiento, en la que el notario da fe de que la firma puesta en un documento corresponde a quien dice haber firmado: ese es el trámite usual con los contratos, y se explica en el artículo sobre autenticar contratos, documentos y títulos valores.
¿Por qué piden copias autenticadas si los documentos se presumen auténticos?
Es la pregunta natural: si la ley presume la autenticidad, ¿por qué las entidades siguen exigiendo autenticaciones?
La razón es práctica. La presunción opera sobre todo en el terreno judicial, donde existe la oportunidad de tachar o desconocer el documento. En los trámites administrativos, en cambio, la entidad busca un mínimo de seguridad inmediata sobre los documentos con los que va a reconocer un derecho, y por eso exige la certificación notarial, exigencia que no es ilegal cuando una norma la respalda.
De acuerdo con nuestro criterio, la tendencia normativa es a reducir estas exigencias dentro de la simplificación de trámites, de modo que, antes de pagar autenticaciones, vale la pena verificar si la entidad realmente puede exigirlas para el trámite concreto.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
¿Qué diferencia hay entre copia auténtica y copia autenticada?
La copia auténtica es la que reproduce fielmente el original; la autenticada es aquella cuya fidelidad ha sido certificada por el notario. Toda copia autenticada es auténtica, pero no toda copia auténtica está autenticada.
¿Dónde se autentica una copia?
Ante cualquier notaría, presentando el original y la copia para el cotejo. En el exterior, ante los cónsules de Colombia.
¿Una fotocopia autenticada vale lo mismo que el original?
Como prueba sí, porque la autenticación da fe de que su contenido corresponde al original. Pero cuando una norma exige presentar el original, la copia no lo reemplaza, aunque esté autenticada.
¿Los documentos se presumen auténticos?
Sí. El artículo 244 del Código General del Proceso presume auténticos los documentos públicos y privados, en original o en copia, mientras no sean tachados de falsos o desconocidos.
¿Los correos y mensajes electrónicos son auténticos?
Se presumen auténticos, pues la norma cobija los documentos en forma de mensaje de datos. Como toda presunción, admite prueba en contrario dentro del proceso.
¿Autenticar una copia es lo mismo que autenticar una firma?
No. En la autenticación de copias el notario certifica que la copia coincide con el original; en la de firmas, que la firma corresponde a quien dice haber firmado. Son trámites distintos con propósitos distintos.
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