Libros de comercio: cuáles son y cuáles son obligatorios

Los libros de comercio son los que la ley exige al comerciante para registrar sus operaciones y ciertas decisiones societarias, y están regulados por los artículos 48 a 60 del Código de Comercio. ¿Cuáles son, cuáles deben registrarse en la cámara de comercio y cuánto tiempo deben conservarse?

Qué son los libros de comercio.

Todo comerciante debe llevar libros en los que registre de forma ordenada sus operaciones, como medio de control interno y de prueba frente a terceros y autoridades. El artículo 49 del Código de Comercio los define así:

«Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.»

La norma no hace una lista cerrada: remite a los que la ley declare obligatorios, más los auxiliares necesarios para entenderlos. Junto con los libros, los papeles del comerciante —facturas, contratos, correspondencia, comprobantes— forman los llamados libros y papeles de comercio.

Cuáles son los libros de comercio.

De las distintas normas comerciales y contables se desprenden dos grupos de libros:

Los libros societarios registran la composición del capital y las decisiones de los órganos sociales; los de contabilidad, las operaciones económicas. Ambos son libros de comercio, y los de contabilidad son una especie dentro de ellos.

Los libros auxiliares, como los de bancos, clientes o proveedores, no están señalados expresamente por la ley, pero son necesarios para entender los principales, y hoy los genera cualquier software contable a partir de los mismos registros.

¿Cuáles libros de contabilidad son obligatorios?

Ninguna norma enumera de forma expresa los libros de contabilidad obligatorios, pero la jurisprudencia los ha deducido del conjunto de normas comerciales y tributarias. Así lo explicó el Consejo de Estado, Sección Cuarta, en la sentencia 21049 del 14 de marzo de 2019, con ponencia del magistrado Milton Chaves García:

«De la jurisprudencia transcrita se deduce que a pesar de no existir en el ordenamiento jurídico norma legal que indique cuáles son los libros obligatorios de contabilidad, de las diferentes disposiciones que hacen referencia a los libros de contabilidad en el Código de Comercio y en otras disposiciones de carácter tributario, se puede advertir que son obligatorios entre otros los Libros Inventario y Balances, los Libros Diario y Mayor y Balances, enfatizando que el libro Diario tiene el carácter de principal y obligatorio a que se refiere el artículo 49 del Código de Comercio.»

La distinción importa en materia tributaria: la DIAN puede sancionar al contribuyente que no lleva los libros de contabilidad o los lleva con atraso o irregularidades, con la sanción del artículo 655 del Estatuto Tributario, calculada sobre el patrimonio líquido o los ingresos netos.

Registro de los libros en la cámara de comercio.

Desde el decreto ley 019 de 2012, los libros de contabilidad ya no se inscriben en la cámara de comercio. Según el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, solo se registran el libro de registro de socios o accionistas y el libro de actas de asamblea o junta de socios, como se explica en el artículo sobre el registro mercantil.

Esos libros pueden llevarse en papel o en medios electrónicos. Las cámaras de comercio ofrecen el registro de libros electrónicos, que permite llevarlos de forma digital sin necesidad de libros físicos.

Cómo deben llevarse los libros.

El Código de Comercio exige que los libros se lleven de forma que garanticen su integridad y no puedan alterarse:

• Los asientos deben hacerse en orden cronológico, sin dejar espacios que permitan intercalaciones.
• No se pueden hacer raspaduras, tachaduras ni enmendaduras; los errores se corrigen con un nuevo asiento.
• No se pueden arrancar hojas ni alterar el orden en que están numeradas.
• Los asientos deben estar respaldados por comprobantes y documentos soporte.

El artículo 56 del Código de Comercio permite llevar los libros en archivos electrónicos o por cualquier otro medio técnico que garantice la reproducción exacta de la información. Llevarlos en debida forma es lo que les da valor probatorio.

Cuánto tiempo deben conservarse.

Según el artículo 28 de la ley 962 de 2005, que modificó el artículo 60 del Código de Comercio, los libros y papeles del comerciante deben conservarse por 10 años contados desde el cierre de los libros o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, y pueden conservarse en medios técnicos, magnéticos o electrónicos que garanticen su reproducción exacta.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.