Valor probatorio de la contabilidad y los libros de comercio

Los libros de comercio y la contabilidad sirven como prueba en los procesos judiciales y ante la DIAN, pero solo si se llevan en debida forma. Su eficacia la regula el artículo 264 del Código General del Proceso y, en materia tributaria, los artículos 772 a 777 del Estatuto Tributario. ¿Cuándo son plena prueba, cuándo solo un principio de prueba y qué pasa si no se llevan correctamente?

Por qué la contabilidad es un medio de prueba.

Los libros de comercio y los libros de contabilidad registran de forma cronológica las operaciones del comerciante. Como se llevan con requisitos de forma y soportes que dificultan su alteración, la ley les reconoce fuerza probatoria sobre los hechos que en ellos constan.

Esa fuerza, sin embargo, depende de una condición: que los libros se lleven en debida forma, con el cumplimiento de los requisitos legales. Unos libros desordenados, sin soportes o con enmendaduras pierden su valor como prueba.

Valor probatorio en los procesos judiciales.

El artículo 264 del Código General del Proceso distingue según quiénes sean las partes del litigio:

«Los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí.  En las demás cuestiones, aun entre comerciantes, solamente harán fe contra quien los lleva, en lo que en ellos conste de manera clara y completa, y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.  En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros solo constituyen un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas.»

El siguiente cuadro resume el alcance de la prueba según las partes y el asunto:

La prueba contable es indivisible.

El mismo artículo 264 establece que la fe debida a los libros es indivisible: la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude. No se puede tomar de los libros solo lo que conviene.

Reglas cuando ambas partes presentan sus libros.

Cuando el litigio es entre comerciantes y ambos aportan sus libros, el artículo 264 fija estas reglas:

1. Si los libros de ambas partes se ajustan a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos.
2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión.
3. Si los libros de una de las partes no se ajustan a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros.
4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas.
5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no los lleva, los oculta o no los presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario.

La lección es clara: quien lleva bien sus libros tiene ventaja en un litigio, y quien no los lleva o los oculta queda expuesto a que se decida conforme a los de su contraparte.

Valor probatorio de la contabilidad ante la DIAN.

En materia tributaria, el artículo 772 del Estatuto Tributario dispone que los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. Las normas siguientes desarrollan esa regla:

• El artículo 773 remite a las normas comerciales y contables sobre la forma de llevar los libros.
• El artículo 774 fija los requisitos para que la contabilidad sea prueba suficiente, entre ellos que esté respaldada por comprobantes internos y externos, que refleje completamente la situación de la entidad y que no haya sido desvirtuada por otros medios de prueba.
• El artículo 775 da prevalencia a los libros cuando hay desacuerdo entre la declaración y la contabilidad.
• El artículo 777 permite presentar como prueba contable los certificados de contador público o revisor fiscal, sin perjuicio de la facultad de la DIAN de verificar los libros.

Así, una contabilidad bien llevada permite al contribuyente probar costos, deducciones e ingresos frente a la DIAN; una contabilidad deficiente, además de la sanción por irregularidades, le hace perder ese respaldo.

Recomendaciones para que la contabilidad sirva como prueba.

Para que los libros puedan hacerse valer como prueba, conviene cumplir estas condiciones:

• Registrar las operaciones en orden cronológico y sin enmendaduras, con asientos de corrección cuando haya errores.
• Respaldar cada asiento con su comprobante interno y su soporte externo —facturas, contratos, extractos—.
• Mantener los libros al día, pues el atraso es en sí mismo una irregularidad.
• Conservar los libros y soportes por 10 años, en papel o en medios electrónicos que garanticen su reproducción exacta.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.