El libro fiscal de registro de operaciones diarias es el registro que deben llevar las personas naturales no responsables del IVA, antes llamadas régimen simplificado, en el que anotan día a día sus ingresos y egresos y los totalizan cada mes, según el artículo 616 del Estatuto Tributario. Si la persona es comerciante, la ley comercial la obliga además a llevar contabilidad. ¿Cómo se lleva el libro, cuándo se exige contabilidad y qué pasa si no se cumple?
Qué es el libro fiscal.
Es un registro sencillo, pensado como sustituto de la contabilidad para efectos tributarios. Permite a la Dian conocer el volumen de operaciones de un pequeño negocio y verificar si su dueño sigue cumpliendo los topes para ser no responsable del IVA.
Lo llevan las personas naturales no responsables del IVA que no llevan contabilidad. Las condiciones para ser no responsable las explicamos en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA, y la historia del antiguo régimen simplificado en el artículo sobre el régimen común y el régimen simplificado.
Quien lleva contabilidad en debida forma no necesita el libro fiscal, porque la contabilidad cumple la misma función y con mayor detalle.
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Requisitos del libro fiscal.
El artículo 616 del Estatuto Tributario fija los requisitos del libro, que se resumen así:
- Identificar al contribuyente.
- Estar debidamente foliado, es decir, con las páginas numeradas.
- Anotar diariamente las operaciones, en forma global o discriminada.
- Totalizar cada mes, con base en las facturas recibidas, el valor pagado por bienes y servicios, y los ingresos obtenidos en la actividad.
- Permanecer en el establecimiento de comercio, a disposición de la Dian.
El libro no se registra en la cámara de comercio ni en la Dian, porque no es un libro de contabilidad ni un libro de comercio. Puede llevarse en papel o en medios electrónicos, siempre que cumpla los requisitos.
Los soportes de los registros, como las facturas de compra y los documentos de los gastos, deben conservarse ordenados por mes, porque son la prueba de lo que se anota.
Cómo llevar el libro fiscal en Excel.
Para facilitar el registro, en Gerencie.com diseñamos un libro fiscal en Excel que puede descargar. Tiene una hoja por cada mes, donde se anota al final de cada día el valor global de los ingresos y de los egresos.
Supongamos que el 10 de septiembre un comerciante expidió 20 comprobantes de venta. No es necesario registrar cada uno: basta con sumarlos y anotar el total del día en la fila correspondiente. Lo mismo con los gastos, siempre que se conserven los soportes.
La portada recoge los datos del contribuyente tomados del RUT y muestra un resumen mensual de ingresos, egresos y utilidad. Además, genera una alerta cuando los ingresos acumulados se acercan al tope para ser responsable del IVA, momento en que conviene revisar si hay que cambiar de responsabilidad.
Sanción por no llevar el libro fiscal.
La norma remite a la sanción de clausura del establecimiento por facturación. Lo dice el inciso segundo del artículo 616:
«Este libro fiscal deberá reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de las sanciones y procedimientos contemplados en el artículo 652, pudiéndose establecer tales hechos mediante el método señalado en el artículo 653.»
Sin embargo, la Dian ha sostenido desde hace años que esa sanción no es aplicable, porque el artículo 652 sanciona la no expedición de factura y no el incumplimiento del libro fiscal. Así lo señaló en el concepto 46572 del 7 de diciembre de 1999 y lo reiteró en el oficio 015165 del 13 de julio de 2018.
En la práctica, entonces, no llevar el libro fiscal no tiene hoy una sanción tributaria aplicable. Pero sigue siendo una obligación legal, y el libro es la mejor prueba con la que cuenta el pequeño comerciante para demostrar sus ingresos si la Dian lo cuestiona.
Contabilidad del no responsable del IVA.
La ley tributaria no obliga al no responsable del IVA a llevar contabilidad, y por eso le exige el libro fiscal. Pero la obligación de llevar contabilidad no depende de la ley tributaria sino de la comercial.
Si es comerciante, debe llevar contabilidad.
El artículo 19 del código de comercio impone a todo comerciante la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Quien ejerce profesionalmente actividades mercantiles, como comprar para revender, es comerciante, aunque no sea responsable del IVA.
No son comerciantes, en cambio, quienes ejercen una profesión liberal o los agricultores y ganaderos que venden sus propias cosechas sin transformarlas, según el artículo 23 del código de comercio. Explicamos quiénes deben llevar contabilidad en el artículo sobre los obligados a llevar contabilidad.
Para el pequeño comerciante persona natural, la contabilidad no tiene que ser compleja. Las microempresas pueden aplicar el marco técnico simplificado del grupo 3 de las normas de información financiera, previsto en el decreto 2420 de 2015, que reduce considerablemente las exigencias.
Qué pasa si el comerciante no lleva contabilidad.
Desde el punto de vista tributario, de acuerdo con nuestro criterio, el no responsable del IVA que lleva el libro fiscal cumple sus obligaciones fiscales de registro, porque el artículo 616 le asigna ese libro precisamente como sustituto de la contabilidad. Por eso consideramos que no le son aplicables las sanciones por irregularidades en la contabilidad de los artículos 654 y 655 del Estatuto Tributario.
Desde el punto de vista comercial, la situación es distinta. El artículo 58 del código de comercio, modificado por la ley 2195 de 2022, sanciona con multa la violación de la obligación de llevar contabilidad del artículo 19, multa que impone la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección que corresponda. Además, quien no lleva contabilidad pierde la posibilidad de usarla como prueba a su favor en un litigio.
Si el comerciante decide llevarla, debe hacerlo conforme a las normas vigentes. Una contabilidad que no cumple los requisitos legales no sirve como prueba ni cumple la obligación mercantil.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es el libro fiscal?
Es el registro diario de ingresos y egresos que deben llevar las personas naturales no responsables del IVA que no llevan contabilidad, según el artículo 616 del E.T.
¿Quiénes deben llevar el libro fiscal?
Las personas naturales no responsables del IVA, antes régimen simplificado. Si llevan contabilidad en debida forma, no necesitan el libro fiscal.
¿El libro fiscal se registra en la cámara de comercio?
No. No es un libro de contabilidad ni de comercio, y la ley no exige registrarlo ante la cámara de comercio ni ante la Dian.
¿Cómo se llena el libro fiscal de operaciones diarias?
Anotando al final de cada día el total de los ingresos y el total de los egresos, en forma global o detallada, y sumando al final de cada mes lo vendido y lo pagado por compras y servicios.
¿Hay sanción por no llevar el libro fiscal?
La norma remite a la sanción del artículo 652 del E.T., pero la Dian ha sostenido que no es aplicable. Hoy no existe una sanción tributaria efectiva por no llevarlo, aunque sigue siendo una obligación.
¿El régimen simplificado debe llevar contabilidad?
La ley tributaria no lo exige, pero si la persona es comerciante, el código de comercio la obliga a llevarla, y su incumplimiento puede sancionarse con multa según el artículo 58 de ese código.
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