El comerciante debe conservar sus libros y papeles contables por lo menos diez años, según el artículo 60 del Código de Comercio, y si se pierden o destruyen, debe denunciar el hecho y reconstruirlos dentro de los seis meses siguientes, a partir de los soportes y demás documentos disponibles. ¿Cómo se reconstruye la contabilidad y qué consecuencias tiene la pérdida frente a la Dian?
Qué hacer ante la pérdida de la contabilidad.
Cuando los libros o la información contable se pierden o destruyen, la empresa debe reconstruirlos, porque su deber de conservarlos y exhibirlos ante las autoridades, como la Dian, no desaparece por la pérdida.
Cuando los libros eran físicos, había que rehacerlos a mano; hoy, con la contabilidad digital, perder la información sin posibilidad de recuperarla obliga a reconstruirla en el sistema, volviendo a ingresar las operaciones a partir de sus soportes.
La secuencia es siempre la misma: denunciar la pérdida, reconstruir dentro del plazo y, mientras tanto, conservar la prueba de lo ocurrido.
- Liquidador de intereses propiedad horizontal
- Guía de propiedad horizontal
- Guía de arrendamiento sin riesgo
Denuncia de la pérdida de los libros.
El artículo 135 del decreto 2649 de 1993 ordena dar aviso de la pérdida o destrucción de los libros a la autoridad competente.
La denuncia se presenta ante la Policía Nacional o la Fiscalía cuando la pérdida puede obedecer a un hecho delictivo, como un hurto. Cuando la pérdida de la contabilidad sistematizada ocurre por un fallo técnico o por descuido, conviene igualmente dejar constancia formal del hecho, para contar con evidencia de la fecha y las circunstancias de la pérdida.
Cómo se reconstruye la contabilidad.
La contabilidad se reconstruye de la misma forma en que se construyó: a partir de los soportes, como facturas y demás documentos que respaldan los hechos registrados.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública desarrolló el procedimiento en su orientación profesional 5, numeral 4.1.3.13, en estos términos:
«Los libros de contabilidad y registros se reconstruirán dentro de los seis (6) meses siguientes a la ocurrencia del hecho, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros, soportes de origen interno y externo, que estén debidamente fechados y autorizados por quienes intervinieron en ellos o los elaboraron, los medios electromagnéticos, comercio electrónico y las firmas digitales definidos en la ley 527 de 1999 y que cumplan los requisitos y condiciones del artículo 12 de la misma, copias grabadas, microfichas y demás instrumentos que se considere pertinente.»
Como se puede observar, las fuentes de reconstrucción son amplias: además de los soportes propios, sirven las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, la información de terceros y los respaldos electrónicos.
Cuando no hay documentos para reconstruir.
Si no se consiguen los documentos indispensables, la misma orientación del CTCP señala el camino:
«Cuando no se obtengan los documentos necesarios e indispensables para reconstruir la contabilidad, el ente económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Cuando se haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que sean facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia, describiendo el motivo de la reposición.»
Es decir, el inventario general permite reconstruir al menos la situación financiera a la fecha de la pérdida, y las copias que faciliten clientes, proveedores o bancos pueden reemplazar los originales, dejando nota del motivo.
Aunque estas reglas nacieron cuando los libros eran físicos, el procedimiento sigue siendo válido para la contabilidad en la nube.
Plazo para reconstruir la contabilidad.
La contabilidad debe reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, conforme al artículo 135 del decreto 2649 de 1993 y a la orientación del CTCP.
Consecuencias ante la Dian.
Si la Dian solicita la contabilidad y el contribuyente no la exhibe porque la perdió, lo más probable es que le imponga la sanción por libros de contabilidad.
La administración solo acepta la pérdida como eximente cuando se debe a fuerza mayor o caso fortuito, es decir, a un hecho imprevisible e irresistible, algo difícil de probar porque la contabilidad suele perderse por descuido o negligencia.
La simple constancia de la denuncia no libera al contribuyente de exhibir la contabilidad: prueba que hubo una pérdida, no que fue inevitable. Por eso la reconstrucción oportuna es la única defensa real.
Cómo evitar la pérdida de la contabilidad.
La contabilidad sistematizada, en un servidor propio o en la nube, puede perderse por un fallo informático, un ataque o un error humano. La prevención consiste en copias de seguridad:
- Diarias, para que la pérdida máxima sea de un día de trabajo.
- Redundantes, en varios medios: discos externos, otros equipos y servicios de almacenamiento en la nube de alta disponibilidad.
- Probadas periódicamente, verificando que pueden restaurarse, pues una copia que no se puede recuperar no sirve.
Una o dos copias no bastan: siempre existe la posibilidad de que una unidad se pierda o se dañe, y la redundancia es lo que garantiza la supervivencia de la información durante los diez años en que debe conservarse.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué hacer si se pierde la contabilidad?
Denunciar la pérdida ante la autoridad competente y reconstruir la contabilidad dentro de los seis meses siguientes, a partir de los soportes, declaraciones, estados financieros e información de terceros.
¿En cuánto tiempo se debe reconstruir la contabilidad?
Dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia de la pérdida o destrucción.
¿La denuncia evita la sanción de la Dian?
No. La denuncia prueba la pérdida, pero no libera de exhibir la contabilidad; la Dian solo la exime si la pérdida obedeció a fuerza mayor o caso fortuito.
¿Qué pasa si no hay documentos para reconstruir?
Se hace un inventario general a la fecha de la pérdida para elaborar los estados financieros, y se pueden usar copias de documentos que suministren terceros, dejando constancia del motivo.
¿Cuánto tiempo hay que conservar la contabilidad?
Diez años contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, en papel o en medio electrónico, según el artículo 60 del Código de Comercio.
Twitter
Facebook
WhatsApp
LinkedIn