Software contable: qué es y qué debe tener en Colombia

El software contable es el programa que sistematiza el registro de las operaciones de una empresa y genera automáticamente sus libros, reportes y estados financieros. En Colombia no es obligatorio usarlo, pues lo obligatorio es llevar la contabilidad, pero la ley comercial permite llevarla por sistemas electrónicos y en la práctica es indispensable. ¿Qué hace un programa contable y qué debe tener para cumplir con las exigencias colombianas?

Qué es un software contable.

Es un programa que recibe la información de las operaciones de la empresa, como compras, ventas, pagos, cobros o nómina, la registra en las cuentas correspondientes y la procesa para producir los libros y reportes contables.

Su funcionamiento básico es sencillo: se registra cada operación mediante un comprobante, el programa la lleva al diario y al mayor, y a partir de allí genera los balances, el estado de resultados y los demás informes sin cálculos manuales.

¿Es obligatorio tener un software contable?

No. Ninguna norma obliga a usar un programa contable: la obligación es llevar la contabilidad en debida forma, y el medio, manual o sistematizado, propio o contratado, lo elige cada obligado.

Lo que sí hace la ley es validar la contabilidad electrónica: el artículo 56 del Código de Comercio permite llevar los libros por sistemas, siempre que garanticen el registro y la reproducción exacta de la información, y los libros pueden conservarse en medio electrónico, como explicamos en el artículo sobre los libros de contabilidad.

En la práctica, sin embargo, el volumen de reportes electrónicos que exigen la Dian y las demás autoridades hace casi imposible llevar una contabilidad manual.

Qué debe tener un software contable en Colombia.

Más allá de la facilidad de uso, un programa contable debe responder a las exigencias de la normativa colombiana. Estas son las funciones que no deberían faltar:

• Plan de cuentas parametrizable: que permita trabajar con el PUC y adaptar las cuentas a las políticas contables bajo NIIF.
• Manejo de terceros: registro individual de cada cliente, proveedor o trabajador por su NIT o cédula, indispensable para los certificados de retención y la información exógena.
• Integración con la facturación electrónica: para registrar automáticamente las facturas emitidas y recibidas, que hoy son electrónicas.
• Impuestos y retenciones: cálculo de IVA, retención en la fuente e ICA, y apoyo para preparar las declaraciones.
• Reportes: libros principales y auxiliares, balances, estados financieros e información exógena en los formatos de la Dian.
• Seguridad y copias de seguridad: perfiles de usuario con permisos diferenciados y respaldos automáticos y exportables.

Otras funciones, como la nómina electrónica, el inventario o los activos fijos, dependen de las necesidades de cada empresa, y conviene que el programa pueda crecer con ella.

Software en la nube o instalado.

Hoy la mayoría de los programas funcionan en la nube, por suscripción, y otros se instalan en los equipos o servidores de la empresa. Cada modalidad tiene ventajas y riesgos:

Cualquiera que sea la modalidad, la responsabilidad de conservar la contabilidad durante diez años es de la empresa, no del proveedor: por eso conviene exportar periódicamente la información y no depender de una sola copia, como explicamos en el artículo sobre la pérdida y reconstrucción de los libros de contabilidad.

Recomendaciones para elegir un software contable.

Antes de contratar un programa, conviene tener en cuenta lo siguiente:

1. Probarlo antes de pagar, aprovechando los periodos de prueba gratuita.
2. Verificar que esté actualizado con la normativa colombiana y que su proveedor tenga trayectoria, pues cambiar de programa obliga a migrar la información.
3. Revisar el soporte técnico: canales, horarios y tiempos de respuesta.
4. Elegir según el tamaño de la empresa: un negocio pequeño necesita sencillez, y uno en crecimiento, un programa que escale.
5. Confirmar que la información pueda exportarse completa, para no quedar atado al proveedor.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.