De acuerdo con nuestro criterio, los salarios, las prestaciones sociales, las vacaciones y demás pagos laborales no se reportan en el formato 1001 de la información exógena, sino en el formato 2276, que es el propio de las rentas de trabajo. Lo que sí va en el 1001 son los aportes a seguridad social y parafiscales, con los conceptos 5010, 5011 y 5012. Así se desprende de la resolución 000227 de 2025 de la Dian, que regula la exógena. ¿Por qué y qué ocurre con viáticos, gastos de representación y el concepto 5016?
El formato 1001 no tiene conceptos para la nómina.
El formato 1001 reporta los pagos o abonos en cuenta que constituyen costo, deducción o impuesto descontable, clasificados por conceptos. Entre ellos no hay ninguno para salarios, prestaciones sociales ni vacaciones.
Algunos conceptos podrían parecer relacionados con la nómina: viáticos, gastos de representación, honorarios, comisiones y servicios. Pero la propia resolución los restringe:
- Los viáticos y gastos de representación que se reportan en el 1001 son los que no constituyen ingreso para el trabajador.
- Los honorarios, comisiones y servicios del 1001 no deben incluir valores de rentas de trabajo ni pensiones.
Esas exclusiones muestran que la resolución separa deliberadamente las rentas de trabajo, que van al formato 2276, del resto de pagos. El formato 2276 recoge, por cada trabajador, los salarios, prestaciones, cesantías y demás pagos laborales, como explicamos en el artículo sobre cómo se reportan las cesantías en la información exógena.
- Calculadora de retención en la fuente por salarios
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
- Liquidador de intereses propiedad horizontal
Pagos relacionados con la nómina que sí van en el formato 1001.
Los únicos pagos vinculados a la nómina que tienen concepto propio en el formato 1001 son los aportes a seguridad social y parafiscales:
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| 5010 | Pagos o abonos en cuenta por aportes parafiscales al SENA, a las cajas de compensación familiar y al ICBF. |
| 5011 | Pagos o abonos en cuenta a las EPS y aportes al sistema de riesgos laborales, incluidos los aportes del trabajador. |
| 5012 | Pagos o abonos en cuenta por aportes obligatorios a fondos de pensiones, incluidos los aportes del trabajador. |
Los aportes a salud y pensión a cargo del trabajador, que se le descuentan de la nómina, se reportan en el 1001 con el tercero que los recibe, la EPS o el fondo, y también aparecen en el formato 2276 del trabajador. En este caso sí hay un doble reporte, porque cada formato informa una relación distinta.
La otra interpretación: el concepto 5016.
Hay quienes sostienen que, como el propósito del formato 1001 es informar todo lo que el contribuyente trata como costo o deducción, y la nómina lo es, los pagos laborales deberían reportarse allí. A falta de un concepto específico, irían en el concepto 5016, «demás costos y deducciones».
De acuerdo con nuestro criterio, esa interpretación no es la correcta, por tres razones:
- La resolución excluye expresamente las rentas de trabajo de los conceptos de honorarios, comisiones y servicios, lo que muestra que no quiso que la nómina se reportara en el 1001.
- Existe un formato específico, el 2276, diseñado para reportar los pagos laborales por trabajador, con mucho más detalle.
- Reportar la nómina en el concepto 5016 duplicaría la información ya reportada en el 2276, sin aportar datos nuevos.
Además, los pagos laborales ya quedan soportados ante la Dian con la nómina electrónica, lo que refuerza que no se necesita un tercer reporte en el formato 1001.
Viáticos y gastos de representación.
Estos dos conceptos requieren atención especial, porque pueden ir en uno u otro formato según su naturaleza:
- Si constituyen ingreso para el trabajador, porque son permanentes o no están destinados a gastos del empleador, se reportan en el formato 2276 como parte de sus rentas de trabajo.
- Si no constituyen ingreso para el trabajador, como los viáticos accidentales para gastos de viaje de la empresa, se reportan en el formato 1001 con su concepto propio.
Por eso conviene revisar en la contabilidad cómo se trató cada pago antes de escoger el formato.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Los salarios se reportan en el formato 1001?
No, de acuerdo con nuestro criterio. Se reportan en el formato 2276, que es el propio de las rentas de trabajo.
¿Qué se reporta en el concepto 5010 del formato 1001?
Los aportes parafiscales al SENA, a las cajas de compensación familiar y al ICBF.
¿Qué se reporta en el concepto 5016 del formato 1001?
Los demás costos y deducciones que no tienen un concepto específico. De acuerdo con nuestro criterio, no incluye los pagos laborales.
¿Los gastos de representación se reportan en el 1001 o en el 2276?
Depende. En el 2276 si hacen parte de las rentas de trabajo del trabajador; en el 1001 si no constituyen ingreso para él.
¿Los aportes a pensión del trabajador se reportan en el formato 1001?
Sí, en el concepto 5012, a nombre del fondo que los recibe, y también en el formato 2276 del trabajador.
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El total del formato 1001 y 2276 de la exógena debe coincidir con la declaración casilla 67?
No debería, porque cada formato reporta conceptos y valores distintos.
Buenas tardes,
Pregunta: ¿No está claro o no entiendo bien, los gastos de representación se presentan en el formato 1001 o 2276?
Gracias.
En el formato 2276 se reportan los gastos de representación que hacen parte de las rentas de trabajo. En el 1001 se reportan los gastos de representación que no constituyen ingreso para el trabajador.