¿Los gastos de nómina deben ser reportados en el formato 1001?

En nuestro criterio, los gastos de nómina como salarios, prestaciones sociales (prima de servicios, auxilio de cesantías, intereses de cesantías, dotación), vacaciones y demás, no deben ser reportados en el formato 1001, sino que se reportan únicamente en el formato 2276 y 1011 (Leer esto). ¿La razón? En el formato 1001 no hay ningún concepto para ello.

El propósito del formato 1001 no es reportar gastos de nómina.

Es claro que el propósito del formato 1001 no es reportar en él los gastos de nómina que ya se reportan en el formato 2276, y prueba de ello es que no incluye ningún concepto relativo a salarios y prestaciones sociales.

Adicionalmente, el formato 1001 incluye 5 conceptos que podrían relacionarse con la nómina, que son:

• Viáticos
• Gastos de representación
• Honorarios
• Comisiones
• Servicios

Pero el artículo 20 de la resolución 162 de 2023 claramente señala que son aquellos viáticos y gastos de representación que no constituyen salario para el trabajador, y que los honorarios, comisiones y servicios no deben incluir valores de rentas de trabajo ni pensiones.

Es decir, claramente este formato no pretende reportar valores relacionados con las rentas de trabajo, que son las que se reportan en el formato 2276, y por eso establece esa exclusión expresa.

Gastos de nómina que sí se deben reportar en el formato 1001.

Los únicos gastos relacionados con la nómina que sí se deben reportar en el formato 1001 son los siguientes:

De los anteriores, tanto los aportes a salud como a pensión que están a cargo del trabajador y que se le descuentan de la nómina se deben reportar en el formato 1001. En este caso sí hay un doble reporte porque también se deben reportar en el formato 2276.

No hay concepto para salarios, prestaciones sociales ni similares.

¿Los gastos de nómina se deben reportar como costo y deducciones?

Uno de los objetivos del formato 1001 es reportar «los pagos o abonos en cuenta (devengo) que constituyan costo o deducción o den derecho a impuesto descontable». Bajo esa interpretación se puede concluir que como los gastos de nómina constituyen costo o deducción, deben ser reportados en el formato 1001, porque ese es el objetivo: reportar todo lo que la empresa declare como costo y deducción, y es el caso de los gastos de nómina.

Y de ser ese el caso, ante la ausencia de un concepto específico para los gastos de nómina, todo habría que incluirlo bajo el concepto 5016 (Demás costos y deducciones), sin especificar ni diferenciar.

Si asumimos esa interpretación como válida, sí habría que reportar en el formato 1001, concepto 5016, absolutamente todo lo que se le pague al trabajador.

¿Usted qué opina?