Prueba de la existencia del contrato de trabajo

Para probar que hubo contrato de trabajo, al trabajador le basta con demostrar que prestó personalmente un servicio, porque el artículo 24 del Código Sustantivo del Trabajo presume que toda relación de trabajo personal está regida por un contrato de trabajo. El problema práctico está en probar lo demás: el salario, las fechas, la jornada o el término fijo cuando el documento se perdió. ¿Con qué se prueba cada cosa?

La mejor prueba es el contrato mismo.

Lo ideal es tener el documento: una copia del contrato firmada por el empleador y el trabajador. Con ella se prueban de un solo golpe la existencia del vínculo, la fecha de inicio, el salario, el cargo y la duración.

Por eso el trabajador debe exigir su ejemplar al firmar, como lo ordena el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo y explicamos en contrato de trabajo.

Pero no siempre hay documento. El contrato puede ser verbal, y aun cuando sea escrito puede ocurrir que el trabajador extravíe su copia o que el empleador nunca se la haya entregado.

La presunción del contrato de trabajo.

Aquí está la clave del asunto, y es lo que pone al trabajador en mejor posición de lo que suele creer. El artículo 24 del Código Sustantivo del Trabajo dispone:

«Se presume que toda relación de trabajo personal está regida por un contrato de trabajo.»

Al trabajador le basta con demostrar que prestó personalmente un servicio. A partir de ahí la ley presume que hubo contrato de trabajo, y es el empleador quien debe demostrar lo contrario, probando que el servicio se prestó con autonomía.

Es lo que se llama inversión de la carga de la prueba, y explica por qué la falta de contrato escrito suele perjudicar al empleador y no al trabajador. Cuando lo firmado fue un contrato de servicios, la vía es el contrato de trabajo realidad.

Cómo se prueba el contrato cuando no hay documento.

El artículo 54 del Código Sustantivo del Trabajo abre la puerta a cualquier medio de prueba:

«La existencia y condiciones del contrato pueden acreditarse por los medios probatorios ordinarios.»

En la práctica, los medios que mejor funcionan son estos:

• Testimonios de compañeros de trabajo, clientes o proveedores.
• Comprobantes de nómina, transferencias bancarias o recibos de pago.
• Planillas de aportes a seguridad social a nombre del empleador.
• Certificaciones laborales expedidas por la empresa.
• Correos electrónicos, mensajes de WhatsApp e instrucciones de trabajo.
• Carné, registros de ingreso, uniformes y turnos asignados.

Los mensajes en los que se imparten órdenes son especialmente valiosos, porque prueban a la vez el elemento más difícil: la subordinación. Conviene guardarlos mientras la relación está vigente, porque después el acceso a ellos se complica.

Las certificaciones laborales tienen un peso particular, porque la Corte Suprema tiene por cierto lo que el propio empleador certifica, como explicamos en valor probatorio de las certificaciones laborales.

La certificación del contrato verbal.

Hay una herramienta poco conocida para el trabajador con contrato verbal. El artículo 42 del Código Sustantivo del Trabajo obliga al empleador que ocupe menos de cinco trabajadores y no haya celebrado contrato escrito a expedir, a solicitud del trabajador, una certificación con el nombre de las partes, la fecha de inicio, la naturaleza del contrato y su duración.

Y si el empleador tiene cinco o más trabajadores sin contrato escrito ni carné, el artículo 41 le exige llevar un registro de ingreso firmado por ambas partes, con el trabajo, la remuneración y la duración. Cualquiera de los dos documentos sirve después como prueba.

Prueba del término fijo cuando el documento se perdió.

El artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 6 de la Ley 2466 de 2025, exige que el contrato a término fijo conste por escrito y advierte que, si no cumple esa condición, se entiende celebrado a término indefinido desde el inicio.

Conviene distinguir dos situaciones que se confunden con frecuencia: una cosa es que nunca se haya firmado nada, y otra muy distinta que el documento haya existido y se haya extraviado. En el primer caso el contrato es indefinido, sin discusión. En el segundo, la escritura se cumplió y lo que falta es la prueba de ese hecho.

La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia lo estableció en la sentencia 36035 del 5 de abril de 2011:

«Pero la formalidad de la constancia exigida por la ley, esto es, del carácter temporal del contrato de trabajo, no puede confundirse con la prueba de la existencia de la misma, por cuanto para tal efecto expresamente el legislador ha establecido una libertad probatoria que se acompasa plenamente con el estándar probatorio que permite al juez laboral adquirir certeza sobre la ocurrencia de los hechos del proceso precedido de su libre convencimiento.»

Y en la misma sentencia precisó cuáles podrían ser esos medios:

«(…) la escrituración exigida por la ley bien puede probarse por otros medios de convicción distintos al documento en el que originalmente reposa o reposó la estipulación, empezando por la expresa aceptación de empleador y trabajador, lo cual constituye un eximente de su prueba; o por otros medios, como las certificaciones de trabajo y prestación de servicios en tal condición expedidas por el empleador.»

De acuerdo con nuestro criterio, esta línea jurisprudencial conserva vigencia bajo la Ley 2466 de 2025, porque la norma exige la forma escrita, no un medio de prueba específico. Lo que la ley sanciona es no haber escrito el contrato, no haber perdido el papel.

En todo caso, quien alega el término fijo es quien debe probarlo, y ese será casi siempre el empleador, porque a él le conviene que el contrato tenga fecha de terminación.

Qué más hay que probar.

Demostrar que hubo contrato es apenas el primer paso. Para liquidar cualquier reclamación hacen falta otros datos, y no todos se presumen:

La dificultad más común es probar el monto del salario. Cuando no se logra, los jueces suelen liquidar sobre el salario mínimo, lo que perjudica al trabajador que ganaba más. Por eso conviene conservar los extractos bancarios y los comprobantes de pago.

Y conviene recordar que al trabajador le corresponde probar el hecho del despido cuando reclama la indemnización; una vez probado, es el empleador quien debe probar la justa causa.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.