En este artículo 23 secciones
- La regla: lo que decide es si hay un tercero.
- Las donaciones se facturan.
- Muestras gratis y obsequios a clientes.
- El retiro para consumo propio no se factura.
- El IVA en donaciones y muestras gratis.
- Donación de activos fijos.
- Contabilización del retiro de inventarios.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Las donaciones se facturan?
- ¿Las donaciones se deben facturar electrónicamente?
- ¿Las donaciones están gravadas con IVA?
- ¿Se debe facturar el retiro de inventario para consumo propio?
- ¿Y si retiro un producto del inventario para volverlo activo fijo?
- ¿Cómo se facturan las muestras gratis?
- ¿Se le puede cobrar el IVA al cliente que recibe el obsequio?
- ¿Hay retención en la fuente en una donación?
- ¿En qué cuenta se registran los obsequios a clientes?
- ¿Debo contabilizar las muestras que recibo de un proveedor?
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Una empresa retira productos de su inventario para donarlos, regalarlos como muestras gratis, obsequiarlos a clientes o consumirlos ella misma, y la pregunta es siempre la misma: ¿hay que facturar? La respuesta depende de un solo dato, que es si existe o no un tercero que recibe el bien, porque el artículo 421 del estatuto tributario considera venta toda transferencia de dominio, y la Dian cambió de doctrina en 2024 respecto del autoconsumo.
La regla: lo que decide es si hay un tercero.
Un producto sale del inventario por tres razones, y no todas tienen el mismo tratamiento:
- Se vende.
- Se dona, se regala como muestra gratis o se obsequia a un cliente.
- Se retira para consumo propio o para incorporarlo al activo fijo de la empresa.
En los dos primeros casos hay un tercero que recibe el bien y, por tanto, hay transferencia de dominio: el producto cambia de dueño, aunque no haya un comprador que pague. En el tercero no hay tercero alguno; es un movimiento interno de la empresa.
Esa distinción es la que gobierna todo el tema:
| Tipo de retiro | ¿Se factura? | ¿Genera IVA? |
|---|---|---|
| Donación de mercancía | Sí | Sí, si el bien es gravado |
| Muestras gratis y obsequios a clientes | Sí | Sí, si el bien es gravado |
| Retiro para consumo propio | No | Sí, si el bien es gravado |
| Retiro para incorporar al activo fijo | No | Sí, si el bien es gravado |
Nótese que las dos columnas no coinciden, y ese es el punto que más confunde: el IVA se causa en todos los casos, pero la obligación de facturar solo existe cuando hay un tercero adquirente.
Las donaciones se facturan.
Cuando la empresa dona un producto o una mercancía debe expedir la factura correspondiente, si está obligada a facturar.
El fundamento es doble. Por un lado, el artículo 615 del estatuto tributario obliga a facturar todas las operaciones económicas. Por otro, el artículo 421 del mismo estatuto considera venta toda transferencia de dominio, y la donación es una de las formas en que el dominio se transfiere.
La Dian lo dejó claro desde hace décadas en su concepto 008461 de 1999:
«Cuando se presente un retiro de inventarios, y exista la obligación legal de facturar para el comerciante, cualquiera que sea la denominación que se dé a la operación y su destinación como por ejemplo: retiro, obsequio, muestras, o donaciones, debe expedirse factura con el cumplimiento de los requisitos de ley.»
La factura debe cumplir todos los requisitos, y el valor a facturar es cero, al que se puede llegar con un descuento del 100% o simplemente asignándole valor cero.
Y hay una razón práctica que suele pesar más que la tributaria: sin factura, el donatario no tiene cómo acreditar que el bien es suyo. Si una empresa dona un equipo y no entrega factura, el beneficiario puede quedar imposibilitado para registrarlo, activarlo o venderlo después.
Cuando la donación se hace para acceder a beneficios tributarios, además del certificado de donación conviene tener la factura que le dé respaldo, tema que tratamos en el artículo sobre beneficios tributarios de las donaciones.
Muestras gratis y obsequios a clientes.
El tratamiento es el mismo, y por la misma razón: existe un tercero adquirente, que es el cliente o el potencial cliente, y el dominio se transfiere de la empresa a él.
Es indiferente que el producto se venda o se regale. Lo que hay es una enajenación, y en términos del artículo 615 del estatuto tributario, una operación económica que se debe facturar.
Y a diferencia del retiro para consumo propio, aquí la factura se debe emitir en todos los casos, incluso si el producto no está gravado con IVA, porque la obligación de facturar no depende de que la operación genere impuesto.
El retiro para consumo propio no se factura.
Este es el punto donde cambió la doctrina, y conviene explicarlo bien porque durante años se sostuvo lo contrario.
La Dian sostenía históricamente, desde el concepto 085922 de 1998 y hasta el Concepto Unificado 0106 del 19 de agosto de 2022, que el retiro de inventarios para autoconsumo debía facturarse, por considerarse venta en los términos del literal b) del artículo 421 del estatuto tributario.
El Consejo de Estado discrepó. En sentencia 24399 del 17 de junio de 2021, con ponencia del magistrado Milton Chaves García, la sección cuarta señaló que resulta un exceso de formalismo exigir al contribuyente que se autoexpida una factura, porque la finalidad de la factura es que el consumidor se convierta en vigía de la evasión, supuesto que no se da cuando no hay consumidor distinto del propio contribuyente.
Tras una solicitud de reconsideración fundada en esa sentencia, la Dian rectificó. Mediante el concepto 002131 del 27 de marzo de 2024 reconsideró el descriptor 1.1.5 del Concepto Unificado 0106 de 2022 y aceptó que el retiro de inventarios para autoconsumo no debe facturarse.
El razonamiento de la Dian es que la obligación formal de expedir factura presupone dos sujetos: el obligado a facturar y el adquirente, que a su vez tiene la obligación de exigirla conforme al artículo 618 del estatuto tributario. En el autoconsumo solo interviene el propietario de los bienes, de modo que no hay adquirente y no se materializa el deber de facturar.
Pero el IVA se sigue causando.
Esta es la parte que no cambió y que conviene subrayar, porque el alcance de la rectificación es acotado.
El literal b) del artículo 421 del estatuto tributario sigue considerando venta el retiro de inventarios para consumo propio o para formar parte de los activos fijos, y el literal b) del artículo 429 dispone que el IVA se causa en la fecha del retiro. La base gravable es el valor comercial del bien, según el artículo 458.
La propia Dian precisó, en pronunciamientos posteriores al concepto de 2024, que el retiro de inventarios gravados para autoconsumo sigue siendo hecho generador del IVA y obliga a causar el impuesto, hecho que es independiente de la obligación de facturar.
En consecuencia, en el autoconsumo hay que causar el IVA y hacer los registros contables que permitan identificar el retiro, para poder acreditarlo si la Dian requiere pruebas, pero no hay que expedir factura.
El IVA en donaciones y muestras gratis.
Si el producto que se dona o se regala está gravado con IVA, el impuesto se debe facturar aunque el valor de la factura sea cero.
La razón es sencilla y contundente: el contribuyente puede regalar lo que es suyo, pero el IVA no es suyo, es del Estado. Por eso el impuesto se causa aunque no se cobre.
El IVA se liquida sobre el valor comercial del producto obsequiado, conforme al artículo 458 del estatuto tributario, y no sobre su costo.
¿Se le cobra el IVA al beneficiario?
El comerciante decide, como parte de su política promocional, si le cobra o no el IVA al cliente al que le regala el producto. Lo que no puede es dejar de causarlo.
Si opta por no cobrarlo, debe asumirlo, es decir, pagarlo de su bolsillo y llevarlo como mayor valor del gasto.
No todo bien donado genera IVA.
Conviene precisar algo que suele omitirse: si el producto está excluido del IVA conforme al artículo 424 del estatuto tributario, o es exento, no se factura IVA, ni cuando se vende, ni cuando se dona, ni cuando se retira del inventario.
Es decir que el IVA en las donaciones no depende de la donación sino del bien donado. Y lo mismo cabe decir del impuesto nacional al consumo, aunque la norma no lo previó de forma expresa para estos supuestos.
Donación de activos fijos.
Partiendo de que la venta de activos fijos se debe facturar cuando el vendedor está obligado a hacerlo, la donación de un activo fijo también se factura, porque igualmente hay transferencia de dominio a un tercero.
La diferencia está en el IVA: la venta de un activo fijo no genera IVA, de modo que su donación tampoco lo genera. Lo desarrollamos en el artículo sobre si es obligatorio facturar la venta de activos fijos.
En cambio, cuando lo que se retira del inventario es un producto que la empresa incorpora a sus propios activos fijos, no hay tercero y por tanto no hay factura, aunque sí IVA si el bien es gravado.
Contabilización del retiro de inventarios.
El registro depende, otra vez, del destino que se le dé al producto.
Retiro para incorporar al activo fijo.
El producto sale del inventario y se lleva al activo: crédito a la cuenta 14 y débito a la cuenta 15 que corresponda, más el IVA causado si el bien es gravado.
Muestras gratis y obsequios.
Constituyen un gasto, de modo que el producto sale del inventario y se lleva al gasto: crédito a la cuenta 14 y débito a la cuenta 51 o 52 según corresponda.
La entrega de muestras gratis y regalos a clientes se trata como gasto de publicidad y promoción, porque su objetivo es posicionar la marca o los productos.
Ejemplo.
Supongamos que se retira del inventario un producto para entregarlo como muestra gratis, cuyo costo es de $800.000 y cuyo valor comercial es de $1.000.000, lo que causa un IVA de $190.000.
La contabilización sería la siguiente:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 523560 Publicidad | 990.000 | |
| 1435 Inventarios | 800.000 | |
| 2408 IVA por pagar | 190.000 | |
| Sumas iguales | 990.000 | 990.000 |
El producto se retira del inventario por su costo, mientras que el IVA se liquida sobre el valor comercial y se lleva como mayor valor del gasto. La contrapartida del IVA generado es siempre el gasto o el costo, según corresponda.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Las donaciones se facturan?
Sí. Si el donante está obligado a facturar, debe expedir la factura por la donación, porque hay transferencia de dominio y el artículo 421 del estatuto tributario la considera venta. El valor a facturar es cero.
¿Las donaciones se deben facturar electrónicamente?
Sí. Si el donante es facturador electrónico, la factura de la donación debe ser electrónica como cualquier otra.
¿Las donaciones están gravadas con IVA?
Depende del bien donado, no de la donación. Si el producto está gravado y forma parte del inventario, se causa el IVA sobre su valor comercial. Si es excluido o exento, no se causa.
¿Se debe facturar el retiro de inventario para consumo propio?
No. La Dian rectificó su doctrina mediante el concepto 002131 interno 0603 del 27 de marzo de 2024: al no existir un adquirente, no se materializa el deber de facturar. Pero el IVA sí se causa si el bien es gravado.
¿Y si retiro un producto del inventario para volverlo activo fijo?
No se factura, porque no hay tercero adquirente ni transferencia de dominio, sino un cambio de destinación dentro de la misma empresa. El IVA sí se causa si el bien está gravado.
¿Cómo se facturan las muestras gratis?
Como cualquier otro producto, con valor cero, ya sea aplicando un descuento del 100% o asignando valor cero. Si el bien es gravado, se factura el IVA sobre el valor comercial aunque no se cobre.
¿Se le puede cobrar el IVA al cliente que recibe el obsequio?
Sí, y es decisión comercial del vendedor. Si opta por no cobrarlo, debe asumirlo y llevarlo como mayor valor del gasto, porque el IVA se causa de todos modos.
¿Hay retención en la fuente en una donación?
No, porque no hay base sobre la cual practicarla. Se asume igual que ocurre con el IVA.
¿En qué cuenta se registran los obsequios a clientes?
Como gasto de publicidad y promoción, en la cuenta 52 o 51 según la estructura de la empresa, acreditando la cuenta 14 de inventarios por el costo del producto.
¿Debo contabilizar las muestras que recibo de un proveedor?
Sí, si el proveedor le expidió factura por ellas. Recibe un bien que ingresa a su patrimonio, aunque su valor sea cero, y el registro debe reflejarlo.
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El Impoconsumo también debería tener un tratamiento similar al del IVA en facturación por obsequios.
Sí, en efecto, el tratamiento debería ser igual, aunque la norma no lo consideró.
Buenas tardes,
¿Debo registrar en mi contabilidad las muestras recibidas? Mi duda surge porque el proveedor emitió una factura electrónica sobre las muestras que me regaló.
Este tema ha sido resuelto en esta nota.
En mi opinión, el artículo no es claro y se presta a interpretaciones, sobre todo cuando, al final, luego de haber manifestado “sí” y “no”, termina transcribiendo lo que dice el concepto unificado: “Facturación electrónica en el retiro de inventarios. El contribuyente que esté obligado a expedir factura electrónica debe facturar electrónicamente los retiros de inventario que realice, ya sea para autoconsumo, regalos o muestras gratis. Así lo señala de forma expresa la Dian en el concepto unificado sobre facturación, número 0106 del 19 de agosto de 2022.”
Si yo retiro un repuesto de mi inventario de repuestos y lo incorpore a un activo fijo, no creo que solo se trate de un cambio de lugar, como se manifiesta en el ejemplo del televisor.
No es un cambio de lugar, es un cambio de uso o destinación, que pasa de ser un inventario para la venta a un activo fijo de la empresa.
Las facturas tienen como cliente al mismo proveedor. El contribuyente se vende a sí mismo. Con el proveedor del software se convienen parámetros para la contabilización de este tipo de factura: como registro de un gasto y no de un ingreso, por ejemplo.
Si la empresa se factura a sí misma, no hay ingreso, solo un gasto, porque representa el retiro del inventario para consumo propio.