En este artículo 16 secciones
- Licencia y software: dos conceptos distintos.
- La licencia es un activo intangible.
- ¿Activo o gasto? La materialidad decide.
- Contabilización de la compra y amortización de la licencia.
- Software comprado con propiedad intelectual incluida.
- ¿El computador y el software se contabilizan juntos o por separado?
- Software en la nube o por suscripción.
- Cuando la empresa es la que produce el software.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es la cuenta contable de las licencias de software?
- ¿Las licencias de software se deprecian o se amortizan?
- ¿El IVA de la compra de una licencia es descontable?
- ¿Las licencias de antivirus están gravadas con IVA?
- ¿En qué cuenta se registra el ingreso por venta de licencias?
- ¿Es obligatorio tener un software contable para llevar la contabilidad?
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Las licencias de software se contabilizan como un activo intangible en la cuenta 1635 del plan único de cuentas y se amortizan durante el plazo de la licencia, aunque por materialidad las de poco valor pueden llevarse directamente al gasto. ¿Cómo se registra la compra, cómo se amortiza y qué pasa con el software en la nube, el desarrollado a la medida y el IVA de la operación?
Licencia y software: dos conceptos distintos.
En el licenciamiento hay dos conceptos que se deben precisar, porque definen qué se está comprando.
- Es el conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo: programas, aplicaciones, sistemas operativos y utilidades.
- Es el contrato por el cual el propietario del software concede a un tercero el derecho de uso limitado del programa, a cambio de un pago. Quien compra una licencia no compra el programa: compra la autorización para usarlo.
Cuando compramos un paquete de ofimática, por ejemplo, adquirimos una licencia de uso por un tiempo determinado, no el programa, cuya propiedad intelectual sigue siendo del fabricante: por eso no podemos copiarlo, modificarlo ni revenderlo. Y si la licencia se cede a un tercero, se pierde el derecho a seguir usando el software, pues la autorización era lo único que se tenía.
La licencia es un activo intangible.
Una licencia es un derecho, algo inmaterial, y por eso se clasifica como activo intangible: lo que se adquiere es la autorización de uso, no el producto.
Como todo activo, debe cumplir la definición de la sección 18 de la NIIF para pymes y de la NIC 38: ser identificable, estar bajo control de la empresa y generar beneficios económicos futuros, condiciones que la licencia cumple mientras esté vigente.
El plan único de cuentas destina la cuenta 1635 a las licencias, dentro del grupo 16 de intangibles.
¿Activo o gasto? La materialidad decide.
Una licencia puede contabilizarse como activo o como gasto según su importancia económica.
Si se compra una licencia anual por un valor poco representativo, su materialidad no justifica activarla y amortizarla: se lleva directamente al gasto, creando el auxiliar correspondiente. Si el valor es representativo, se activa en la 1635 y se amortiza, según la política de materialidad que cada empresa defina, como explicamos a propósito del monto a partir del cual un bien se considera activo.
Contabilización de la compra y amortización de la licencia.
Supongamos la compra de una licencia de software administrativo por $12.000.000, con vigencia de 2 años. El registro de la compra es:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 163505 | Licencias | 12.000.000 | |
| 111005 | Bancos | 12.000.000 |
La licencia se amortiza durante su vigencia: la vida útil del intangible es el plazo por el cual se compró el derecho, así que una licencia de 2 años se amortiza en 24 cuotas mensuales de $500.000:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 516505 | Amortización – licencias | 500.000 | |
| 169805 | Amortización acumulada de intangibles | 500.000 |
Si la licencia es perpetua, es decir, sin plazo de expiración, se amortiza en la vida útil que la empresa estime según la obsolescencia esperada del software; en la NIIF para pymes, cuando esa vida útil no puede estimarse con fiabilidad, se amortiza en 10 años.
Fiscalmente, la amortización del intangible adquirido con un plazo contractual se hace en línea recta por ese plazo, sin que la alícuota anual pueda superar el 20% del costo fiscal, conforme al artículo 143 del Estatuto Tributario: una licencia de un año se amortiza contablemente en ese año, pero su deducción fiscal se reparte en mínimo cinco.
Software comprado con propiedad intelectual incluida.
Distinto es el caso en que se compra el software con todos sus derechos, como cuando se adquiere un desarrollo a la medida sobre el cual la empresa obtiene el dominio total: puede modificarlo, distribuirlo o venderlo, y quien lo desarrolló ya no puede comercializarlo.
Bajo las NIIF, ese software también es un activo intangible, pues sigue siendo un recurso inmaterial identificable; la diferencia está en lo que se posee (la propiedad plena y no una autorización) y en la vida útil, que ya no la fija un contrato sino la obsolescencia estimada del programa. Bajo las normas COLGAAP se acostumbraba contabilizarlo como cargo diferido en la cuenta 171016, figura que las NIIF no conservan.
¿El computador y el software se contabilizan juntos o por separado?
Un computador se compone de hardware, los elementos físicos, y software, las instrucciones que lo hacen funcionar; y la regla práctica es la siguiente:
- Si el software viene incluido en el equipo, como el sistema operativo preinstalado, se contabiliza con el computador como un solo activo fijo, pues es parte integrante del equipo.
- Si la licencia se compra por aparte, se contabiliza de forma independiente: el computador como propiedad, planta y equipo que se deprecia, y la licencia como intangible que se amortiza.
La independencia tiene lógica operativa: las licencias suelen comprarse para varios equipos o trasladarse de uno a otro según las necesidades, de modo que no están atadas a un computador específico.
Software en la nube o por suscripción.
Cada vez es más común no comprar licencias sino suscripciones a software en la nube (SaaS), pagando un canon mensual o anual por el acceso al servicio.
En ese esquema la empresa no controla un activo: paga por un servicio mientras dure la suscripción, de modo que el pago se reconoce como gasto del periodo, y solo el pago anticipado de varios periodos se difiere como gasto pagado por anticipado mientras transcurren.
Cuando la empresa es la que produce el software.
Si el objeto social de la empresa es desarrollar y vender software, los costos de producirlo se manejan como inventario: son los costos de producir el bien que se vende.
Si el desarrollo es para uso interno, el tratamiento depende del marco: en NIIF plenas, la NIC 38 permite capitalizar los costos de la fase de desarrollo cuando se cumplen los requisitos de su párrafo 57, mientras los de investigación van al gasto; en la NIIF para pymes, la sección 18 ordena llevar al gasto todos los desembolsos de investigación y desarrollo, de modo que el software desarrollado internamente no se capitaliza.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuál es la cuenta contable de las licencias de software?
La cuenta 1635 del PUC, dentro del grupo 16 de intangibles, cuando se activan. Si por materialidad se llevan al gasto, se usa la cuenta de gastos correspondiente con su auxiliar.
¿Las licencias de software se deprecian o se amortizan?
Se amortizan. La depreciación es para los activos tangibles; los intangibles, como las licencias, se amortizan durante su vigencia o vida útil estimada.
¿El IVA de la compra de una licencia es descontable?
Depende. Si quien compra es responsable del IVA y la licencia constituye costo o gasto de operaciones gravadas, el IVA es descontable en los términos del artículo 488 del E.T.; en caso contrario, se lleva como mayor valor del activo o del gasto.
¿Las licencias de antivirus están gravadas con IVA?
Sí. No existe norma que las clasifique como excluidas o exentas, así que están gravadas a la tarifa general.
¿En qué cuenta se registra el ingreso por venta de licencias?
La cuenta 41 del PUC no trae una subcuenta específica, así que se crea una cuenta auxiliar personalizada, por ejemplo una 4180, para registrar los ingresos por licenciamiento.
¿Es obligatorio tener un software contable para llevar la contabilidad?
No. Lo obligatorio es llevar la contabilidad; el medio, manual o con software propio o de terceros, lo decide cada obligado.
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Buenos días, ¿es obligatorio tener un software contable propio para llevar la contabilidad? ¿Qué ley me puede explicar esto?
No es obligatorio. Lo único obligatorio es llevar la contabilidad.
La compra de licencias de antivirus son gravadas por el IVA o no.
Sí son gravadas. No existe ninguna norma que las clasifique como excluidas o exentas.
Hola.
En el caso de que mi actividad principal sea la venta de licencias de software en la nube, ¿en qué subcuenta la contabilizo de la cuenta 41? ¿Cuál es el tratamiento de esta?
He buscado por toda la cuenta 41, pero no encuentro dónde ubicarla.
Gracias.
En efecto la cuenta 41 no contiene una subcuenta apropiada para su actividad, por lo que en estos casos lo que se hace es crear una cuenta personalizada como por ejemplo la 4180, o cualquier otra que no esté «ocupada».
¿Qué tratamiento se le da al IVA cuando nosotros, como empresa, compramos una licencia? ¿Se suma al valor mayor o se registra aparte en la cuenta del IVA por compras?
El Iva va al mayor valor de la compra, ya sea que esta se trate como activo o como gasto. No puede ir en la cuenta de Iva por compras porque este Iva no es descontable en los términos del artículo 488 del E.T en razón a que no se destina a las operaciones gravadas con el Iva.
Si se está desarrollando un activo a medida que se va a reconocer como un activo diferido, pero cumple fases en su desarrollo que, en sí, no generan beneficios económicos porque es una actualización tecnológica, ¿se puede seguir capitalizando como un activo diferido o se considera un intangible?
Buenos días, Patricia.
Si el activo en desarrollo no genera beneficios económicos durante ciertas fases de su desarrollo, pero se espera que genere beneficios económicos en el futuro, se puede seguir capitalizando como un activo diferido, siempre que se cumplan ciertos criterios.
Para que un activo en desarrollo se capitalice como un activo diferido, debe cumplir con los siguientes criterios, según las NIIF:
Si el activo en desarrollo satisface estos criterios, se capitalizará como un activo diferido y se reconocerá gradualmente a lo largo del tiempo a medida que se consuma o se beneficie de él, y parece que ese no es el caso que usted comenta.
Si el activo en desarrollo no cumple con los criterios para ser reconocido como un activo diferido, se consideraría un gasto en el momento en que se incurre en los costos relacionados con su desarrollo. Si el activo en desarrollo es más de naturaleza tecnológica y no se espera que genere beneficios económicos futuros, podría considerarse un gasto y no se capitalizaría como un activo diferido o intangible, que parece ser el caso que usted plantea.
Saludos
Hola, soy Estrella. Me parece muy interesante este artículo. Me gustaría saber si la amortización por licencias anuales de uso de programas contables (1 año) tiene límites de deducibilidad de acuerdo con el Estatuto Tributario. He leído que menciona lo siguiente: “En caso de que el intangible sea adquirido mediante contrato y este fije un plazo, su amortización se hará en línea recta, en iguales proporciones, por el tiempo del mismo. En todo caso, la alícuota anual no podrá ser superior al 20% del costo fiscal”.
Entonces, ¿no podré llevar todo al gasto? ¿No será necesario realizar adiciones para determinar la renta neta? Ya que el límite para deducir es el 20% del activo. O sea, ¿será amortizable en 5 años? El costo de la licencia es de 2,000 dólares.
¡Muchas gracias!
Es correcto. Así lo dispone el artículo 143 del Estatuto Tributario. Fiscalmente, no puede deducir más del 20% anualmente por amortización.