Sistema de inventarios periódico: cómo funciona y cómo se contabiliza

En el sistema de inventarios periódico la empresa no sabe qué tiene en bodega hasta que cuenta. Las compras no entran al inventario sino a una cuenta de compras, y el costo de venta se determina solo al final del periodo, con el conteo físico y el juego de inventarios. ¿Cómo se lleva, qué se registra y por qué prácticamente dejó de usarse?

En qué consiste el inventario periódico.

El control de las existencias se hace cada cierto tiempo, mediante un conteo físico que puede ser mensual, semestral o anual. Entre un conteo y otro, la empresa no sabe con exactitud cuántas unidades tiene ni cuánto le costó lo que vendió.

Mientras tanto, las ventas se registran sin su costo. La utilidad bruta del periodo solo aparece cuando se cuenta y se calcula el costo de venta.

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Cómo se determina el costo de venta.

Con el juego de inventarios, que es una resta simple: lo que había, más lo que se compró, menos lo que quedó.

Si se empezó con $100.000, se compraron $80.000 netos y quedaron $50.000, es porque se vendió mercancía que costó $120.000.

Contabilización en el sistema periódico.

El registro es distinto al del sistema permanente en dos puntos: la cuenta que se usa al comprar y el momento en que aparece el costo.

Durante el periodo, las compras se registran en la cuenta 62 y no en el inventario. Las devoluciones en compras se registran en la subcuenta correspondiente de esa misma cuenta 62.

Las ventas se registran en la cuenta 4135 y sus devoluciones en la 4175, sin ningún asiento de costo, porque en ese momento no se conoce.

Al cierre, hecho el conteo físico, se realiza el asiento que cancela el inventario inicial y la cuenta de compras, registra el inventario final en la cuenta 1435 y reconoce el costo de venta del periodo:

El inventario final de un periodo es el inventario inicial del siguiente. El de diciembre 31 es el que abre enero, y así sucesivamente.

Los faltantes se confunden con ventas.

Es la debilidad de fondo del sistema, y no un detalle operativo. Como el costo de venta se obtiene por diferencia, toda mercancía que no aparezca en el conteo se asume vendida.

Si se perdieron, se dañaron o se robaron unidades, su costo se suma al costo de venta sin que nadie lo advierta. El sistema no distingue entre lo vendido y lo desaparecido.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la verdadera razón para abandonarlo, más que la comodidad de la sistematización: un sistema que no puede diferenciar una venta de un robo no sirve como control.

Cuándo se usa todavía.

Hoy el periódico queda para quien lleva la contabilidad de forma manual, para negocios muy pequeños con alto volumen de referencias de bajo valor, o para el control de materiales de poca cuantía dentro de una empresa que por lo demás usa inventario permanente.

Cualquier software contable opera con inventario permanente, que además permite conocer el resultado en cualquier momento, como explicamos en el artículo sobre el sistema de inventarios permanente.

Tratamiento fiscal.

El artículo 62 del E.T. admite tanto el juego de inventarios como el sistema permanente para establecer el costo de los inventarios enajenados.

Conviene precisar un punto que todavía circula como vigente: la obligación de usar el sistema permanente para los contribuyentes obligados a tener revisor fiscal, que existía en la redacción anterior del artículo 62, desapareció con la ley 1819 de 2016.

Lo que sí se mantiene es el límite a la disminución del inventario por faltantes de mercancía de fácil destrucción o pérdida, que regula el artículo 64 del E.T.

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