Costo de venta: qué es, cómo se determina y cómo se contabiliza

El costo de venta es lo que le costó a la empresa la mercancía que vendió. Si un comerciante compra una camisa en $60.000 y la vende en $100.000, su costo de venta es de $60.000 y su utilidad bruta, de $40.000. Determinarlo bien es lo que permite saber si el negocio gana o pierde. ¿Cómo se calcula en cada sistema de inventarios y cómo se registra?

Qué es el costo de venta.

Es el costo de los productos vendidos en un periodo. No es lo que la empresa gastó en el periodo, ni lo que compró: es únicamente lo que costó aquello que efectivamente salió del inventario por una venta.

De ahí la diferencia con la venta: el valor facturado incluye el costo más el margen. Restando el costo de venta a los ingresos se obtiene la utilidad bruta, que es el primer resultado del estado de resultados.

Tampoco debe confundirse con el precio de venta ni con los gastos de vender. La publicidad, las comisiones y el transporte al cliente son gastos de ventas y no costo de venta.

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Costo de venta y costo de producción.

Las empresas comerciales tienen costo de venta: compran el producto terminado y su costo es lo que pagaron por él. Las industriales tienen costo de producción: materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación.

La empresa industrial también tiene costo de venta, pero llega a él por otra vía: primero determina cuánto le costó producir, y al vender, ese costo de producción se convierte en el costo de venta de las unidades vendidas.

Por eso los dos conceptos no compiten, se encadenan. El costo de producción del fabricante termina siendo el costo de venta del comerciante que le compra.

Cómo se determina el costo de venta.

Depende del sistema de inventarios que use la empresa, y son solo dos.

En el sistema de inventarios permanente.

Aquí el costo se conoce en el momento mismo de cada venta, porque el sistema registra la salida de cada unidad con su costo. Para saber con qué valor sale cada una se usan los métodos de valuación, principalmente el promedio ponderado y el PEPS, como explicamos en el artículo sobre el sistema de inventarios permanente.

En el sistema de inventarios periódico.

Aquí no se conoce el costo en cada venta: se determina al final del periodo con el juego de inventarios, que exige un conteo físico. La fórmula es esta:

Lo que había, más lo que se compró, menos lo que quedó: eso es lo que se vendió. Es una resta simple, pero solo sirve si el conteo físico es confiable.

Contabilización del costo de venta.

El registro también cambia según el sistema.

En el sistema permanente.

Cada venta genera dos asientos: el del ingreso y el del costo. El segundo debita la cuenta de costo de ventas y acredita el inventario, porque el producto sale del activo.

Supongamos la venta de contado de unos zapatos por $100.000 más IVA del 19%, cuyo costo es de $80.000:

Del inventario sale únicamente el costo, nunca el precio de venta. La diferencia entre los $100.000 y los $80.000 es la utilidad bruta, que aparece por la comparación de las dos cuentas de resultado.

En el sistema periódico.

Durante el periodo las compras no se registran en el inventario sino en la cuenta 62 de compras, y las ventas se registran sin su costo.

Al cierre, con el conteo físico, se hace un solo asiento que cancela el inventario inicial y la cuenta de compras, registra el inventario final y reconoce el costo de venta del periodo. De ahí que la empresa no conozca su utilidad bruta hasta que termine el periodo y cuente.

Efecto fiscal del costo de venta.

El costo de lo vendido es deducible en el impuesto de renta, y el Estatuto Tributario regula cómo determinarlo. El artículo 62 del E.T. señala los sistemas admitidos para establecer el costo de los inventarios enajenados, y el artículo 64 del E.T. regula la disminución del inventario por faltantes de mercancía.

De acuerdo con nuestro criterio, el punto que más problemas genera en una fiscalización no es la fórmula sino el soporte: un costo de venta correcto exige facturas de compra, kárdex y conteos físicos documentados, porque es la DIAN quien puede cuestionar el valor declarado.

Errores frecuentes.

Tres confusiones aparecen una y otra vez en las consultas:

• Llevar al costo de venta el valor facturado en vez del costo del producto, lo que deja la utilidad bruta en cero.
• Tratar como costo de venta los gastos de vender, como comisiones, fletes al cliente o publicidad, que son gastos operacionales.
• Usar el costo de venta como base para fijar el precio con un margen sobre el costo, sin advertir que el margen sobre el costo y el margen sobre el precio no son lo mismo.

Las tres se corrigen con la misma regla: al costo de venta solo llega lo que costó el producto que salió del inventario.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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