Cuando una persona firma una declaración o hace un trámite ante la Dian a nombre de otra, debe identificar la calidad en que actúa con un código de representación: 18 si es el representante legal principal, 19 si es el suplente, 06 si es apoderado especial, entre otros. Los representantes que pueden cumplir los deberes formales de otro están señalados en el artículo 572 del Estatuto Tributario. ¿Qué significa cada código y dónde se registra?
Quién puede actuar a nombre de otro ante la Dian.
Las personas jurídicas, los menores, las sucesiones y otros sujetos no pueden cumplir sus obligaciones por sí mismos: necesitan que una persona natural actúe por ellos. El artículo 572 del Estatuto Tributario define quiénes deben hacerlo:
- Los padres, por sus hijos menores, cuando el impuesto deba liquidarse directamente a estos.
- Los tutores y curadores, por los incapaces.
- Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas.
- Los albaceas, los herederos con administración de bienes o el curador de la herencia yacente, por las sucesiones.
- Los administradores privados o judiciales, por las comunidades.
- Los donatarios o asignatarios, por las donaciones o asignaciones modales.
- Los liquidadores, por las sociedades en liquidación.
- Los mandatarios o apoderados generales, los apoderados especiales y los agentes exclusivos de negocios en Colombia de residentes en el exterior.
Cada una de estas calidades tiene su propio código. Cuando se actúa por medio de apoderado, además, debe otorgarse el poder correspondiente, como explicamos en el artículo sobre la representación del contribuyente mediante apoderado.
- Proyección y planeación pensional
- Liquidador de pensiones en Colpensiones
- Guía de arrendamiento sin riesgo
Lista de códigos de representación.
La Dian identifica cada clase de representación con los siguientes códigos:
| Código | Representación | Descripción |
|---|---|---|
| 01 | Administrador judicial | Persona designada por autoridad competente para administrar la comunidad, cuando los comuneros no se ponen de acuerdo sobre el manejo del bien común. |
| 02 | Administrador privado | Persona designada por los comuneros para administrar la comunidad. |
| 03 | Agente exclusivo de negocios en Colombia | Persona que representa a residentes en el exterior cuando es su apoderado para cumplir las obligaciones fiscales. |
| 04 | Agente oficioso | Quien administra sin mandato los bienes de otra persona. |
| 05 | Albacea | Persona encargada por el testador o por el juez de cumplir su última voluntad y custodiar sus bienes. |
| 06 | Apoderado especial | Persona que acepta el mandato para uno o más negocios especialmente determinados. |
| 07 | Apoderado general | Persona que acepta el mandato para todos los negocios del mandante, o con excepciones determinadas. |
| 08 | Asignatario | Persona a quien se asigna la herencia o legado. |
| 09 | Comunero | Persona que participa en una comunidad de bienes o derechos. |
| 10 | Curador | Persona designada para cuidar de quienes por ley no pueden administrar sus bienes, como la herencia yacente. |
| 11 | Donatario | Persona a quien se hace una donación. |
| 12 | Factor | Mandatario encargado de administrar un establecimiento de comercio o una parte de su actividad. |
| 13 | Funcionario delegado para cumplir deberes formales | Persona a quien se delega conforme a derecho el cumplimiento de los deberes formales del representado. |
| 14 | Heredero con administración de bienes | Heredero a quien se le asignó la administración de los bienes de la sucesión. |
| 15 | Liquidador | Persona que concluye las operaciones pendientes de la entidad en liquidación y dispone de sus bienes para pagar las obligaciones. |
| 16 | Mandatario | Persona que, en virtud de un contrato de mandato, representa al mandante o gestiona sus negocios. |
| 17 | Padre | Persona que cumple los deberes formales de sus hijos menores cuando el impuesto se liquida a estos. |
| 18 | Representante legal principal | Persona autorizada para representar a la organización, previamente registrada ante la autoridad competente. |
| 19 | Representante legal suplente | Persona que representa a la organización en calidad de suplente. |
| 20 | Síndico | Persona que tiene la guarda y administración de la masa de bienes de la quiebra. |
| 21 | Tutor | Persona que representa a los impúberes que no están bajo la potestad de los padres. |
| 28 | Heredero delegado | Heredero designado por los demás herederos como representante de la sucesión ilíquida. |
El código 28 se usa en las sucesiones ilíquidas cuando los herederos, de común acuerdo, designan a uno de ellos como representante, conforme al parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario. Lo explicamos en el artículo sobre cómo actualizar el RUT de una sucesión ilíquida.
Dónde se registra el código de representación.
El código se registra en dos lugares, y ambos deben coincidir:
- En el RUT del representado, en la sección de representación, donde se identifica a cada representante con su código. Es la sección que se actualiza, por ejemplo, en un cambio de representante legal.
- En cada declaración tributaria, en la casilla del código de representación de quien firma.
Además, el representante debe tener su propio RUT con la responsabilidad 22, «Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros». Sin ella, el sistema de la Dian no le permite firmar a nombre del representado.
Qué pasa si firma quien no es representante.
Si la declaración la firma una persona que no tiene la calidad de representante, se tiene por no presentada según el literal d) del artículo 580 del Estatuto Tributario, porque no está firmada por quien debe cumplir el deber formal de declarar.
Ese error puede sanearse presentando de nuevo la declaración firmada por el representante correcto, antes de que se notifique la sanción por no declarar, y liquidando la sanción reducida del parágrafo 2 del artículo 588, equivalente al 2% de la sanción por extemporaneidad, sin exceder 1.300 UVT.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuál es el código de representación del representante legal?
El 18 para el representante legal principal y el 19 para el suplente.
¿Qué código usa un abogado que actúa ante la Dian?
Depende del poder que tenga. Si es un poder especial para determinados asuntos, el 06, apoderado especial; si es un poder general, el 07.
¿Qué código usa el representante de una sucesión ilíquida?
El 05 si es albacea, el 14 si es heredero con administración de bienes y el 28 si los herederos lo designaron como representante.
¿Dónde se pone el código de representación en la declaración?
En la casilla de código de representación de la sección de firmas, junto con la identificación de quien firma.
¿El representante necesita RUT propio?
Sí. Debe estar inscrito en el RUT con la responsabilidad 22, «Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros».
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