Depende de si llevan contabilidad. El independiente por cuenta propia obligado a llevar contabilidad cotiza sobre los ingresos causados, es decir, facturados aunque no se los hayan pagado; el que no está obligado cotiza sobre los ingresos efectivamente recibidos, según el inciso primero del artículo 89 de la ley 2277 de 2022. El contratista de servicios personales sigue otra regla: cotiza sobre el valor mensualizado de su contrato. ¿Qué pasa cuando se factura y el cliente no paga?
Causación o caja según se lleve contabilidad.
El sistema de causación registra el ingreso cuando se gana el derecho a cobrarlo, normalmente al facturar; el sistema de caja lo registra cuando efectivamente se recibe el dinero. La ley 2277 de 2022 adoptó esa distinción para la base de cotización. Dice el inciso primero de su artículo 89:
«Los independientes por cuenta propia y los trabajadores independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales con ingresos netos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente (smlmv) efectuarán su cotización mes vencido, sobre una base mínima de cotización del cuarenta por ciento (40%) del valor mensual de los ingresos causados para quienes están obligados a llevar contabilidad, o los efectivamente percibidos para los que no tienen dicha obligación, sin incluir el valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA).»
La norma usa como criterio la obligación de llevar contabilidad, no la de facturar. Son obligaciones distintas: muchos independientes están obligados a expedir factura electrónica sin estar obligados a llevar contabilidad, y para ellos rige el sistema de caja.
| Tipo de independiente | Base del 40% |
|---|---|
| Por cuenta propia obligado a llevar contabilidad | Ingresos causados del mes |
| Por cuenta propia no obligado a llevar contabilidad | Ingresos efectivamente recibidos en el mes |
| Contratista de prestación de servicios personales | Valor mensualizado del contrato |
En los dos primeros casos se restan antes los costos reales o presuntos, como explicamos en el artículo sobre la seguridad social en los trabajadores independientes.
Cuando se factura y el cliente no paga.
Es la duda más frecuente: el independiente emitió la factura, el cliente no le pagó, y no sabe si debe cotizar sobre ese valor.
- Si lleva contabilidad: sí debe cotizar. De acuerdo con nuestro criterio, la norma lo obliga a cotizar sobre lo causado, y el ingreso se causó al facturar, aunque no se haya cobrado. Debe prever ese pago, porque no podrá excusarse en la falta de pago del cliente, y si no cotiza pagará intereses y se expone a las sanciones de la UGPP.
- Si no lleva contabilidad: no debe cotizar sobre esa factura mientras no la cobre, porque su base son los ingresos efectivamente recibidos. Si ese mes no tuvo otros ingresos que alcancen el salario mínimo, puede no cotizar y reportar la novedad de retiro, con lo que pierde la cobertura, o cotizar voluntariamente sobre un salario mínimo.
Como la planilla se paga mes vencido, el retiro se reporta en la planilla del último mes con ingresos. En la práctica, eso significa que solo es viable dejar de cotizar cuando ya se sabe que en el mes siguiente no habrá pagos, por ejemplo porque la factura lleva más de un mes sin pagarse.
Cuando en un mismo mes se pagan varias facturas atrasadas.
Si el independiente no lleva contabilidad y en un mismo mes recibe el pago de facturas de varios meses, cotiza sobre todo lo recibido en ese mes, aunque corresponda a trabajos anteriores, porque su base es lo que efectivamente percibe.
Supongamos que un diseñador no obligado a llevar contabilidad factura $3.000.000 en enero, $3.000.000 en febrero y $3.000.000 en marzo, y el cliente le paga las tres facturas en marzo. En enero y febrero no recibió nada; en marzo recibió $9.000.000. Si su actividad no tiene costos presuntos significativos, cotiza en la planilla de marzo sobre el 40% de $9.000.000, es decir, $3.600.000.
Si en los meses sin pago cotizó voluntariamente sobre un salario mínimo, de acuerdo con nuestro criterio no puede descontar esos valores de la cotización del mes en que recibe el dinero, porque la ley no prevé esa compensación.
El contratista de servicios personales cotiza sobre el valor del contrato.
El inciso primero del artículo 89 no aplica al contratista de prestación de servicios personales, que tiene su propia regla en el inciso tercero: cotiza sobre el 40% del valor mensualizado del contrato. La norma no habla de ingresos causados ni recibidos.
De acuerdo con nuestro criterio, eso significa que el contratista de servicios personales debe cotizar cada mes sobre el valor mensualizado de su contrato, le paguen o no los honorarios a tiempo. Si no cotiza, incurre en omisión de aportes. El régimen completo está en el artículo sobre los aportes a seguridad social en el contrato de servicios.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
Depende de si lleva contabilidad. Si la lleva, cotiza sobre lo facturado; si no la lleva, sobre lo que efectivamente recibe. Facturar no obliga, por sí solo, a cotizar sobre lo facturado.
Si lleva contabilidad, sí. Si no la lleva, no, hasta que la cobre.
¿Qué hago si en un mes me pagan facturas de varios meses?
Si no lleva contabilidad, cotiza sobre todo lo recibido en ese mes, con el tope de 25 salarios mínimos.
¿El contratista de prestación de servicios cotiza sobre lo que le pagan?
No. Cotiza sobre el valor mensualizado del contrato, aunque los honorarios se le paguen con retraso.
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El tema es que, a pesar de que el independiente paga mes vencido, la novedad de retiro en la planilla se debió haber presentado en el mes anterior, así que habría incoherencia en el procedimiento. Si yo pago el 1 de junio la seguridad social del mes de mayo, en esa planilla debería hacer el retiro anticipando que este mes no voy a recibir ingresos, situación que es difícil de predecir si un proveedor que desea pagar este mes, por algún motivo, no paga.
Es correcta su observación. En ese caso, sólo sería viable dejar de cotizar cuando la factura lleve más de un mes de impago.