Contabilidad y estados financieros de las personas naturales

La persona natural comerciante debe llevar contabilidad sobre su actividad mercantil, de la misma forma que una empresa, con la diferencia de que su patrimonio no tiene capital social y se registra en la cuenta 3130 del PUC. Y quien no está obligado puede igualmente preparar estados financieros, soportados en documentos. Veamos cómo se lleva, qué hacer con los salarios y gastos personales, y cómo se preparan sus estados financieros.

Quién debe llevarla y cómo.

La persona natural está obligada a llevar contabilidad cuando es comerciante, como explicamos en el artículo sobre los obligados a llevar contabilidad; quien no lo es puede llevarla voluntariamente.

La contabilidad de la persona natural se lleva igual que cualquier otra, en un software o en otros medios que cumplan los requisitos, con los mismos principios, y con frecuencia bajo el marco de la contabilidad simplificada si es una microempresa. Las diferencias están en el patrimonio:

• No hay capital social, porque no hay aportes de socios ni acciones: el patrimonio es la diferencia entre activos y pasivos de la actividad, y se registra en la cuenta 3130, capital de personas naturales.
• No hay obligación de constituir reservas ni las demás propias de las sociedades.

¿Deben registrarse los salarios y gastos personales?

Es la duda más frecuente cuando el comerciante tiene además un empleo, y hay dos posiciones.

La posición de la Dian. La doctrina de la Dian, como el oficio 088872 de 2005, ha considerado que la persona natural debe registrar en su contabilidad todos sus ingresos, costos y gastos, incluidos los personales. Como en la declaración de renta se suman los ingresos de todas las fuentes, muchas personas terminan registrando sus salarios en la contabilidad para evitar diferencias en una fiscalización.

La posición técnica. Las NIIF se basan en el concepto de entidad: la contabilidad debe reflejar la actividad comercial, no la vida personal de su dueño. De acuerdo con nuestro criterio, ese es el deber ser, porque una contabilidad que mezcla el negocio con lo personal no informa fielmente la realidad del negocio. Bajo ese criterio, el salario no se registra y, si se deposita en las cuentas del negocio, es un aporte del propietario:

Y si el propietario retira dinero del negocio para uso personal, se registra como un retiro que disminuye el patrimonio, no como un gasto.

Si la persona opta por registrar también lo personal, lo recomendable es separarlo dentro de la contabilidad mediante centros de costos o cuentas propias, una para el negocio y otra para lo personal, y registrar entonces todo lo personal, ingresos y gastos. Como el PUC no tiene cuenta para salarios, se usa un ingreso no operacional o una cuenta creada para ello.

Estados financieros de una persona natural.

Quien lleva contabilidad prepara sus estados financieros a partir de ella. Quien no la lleva también puede preparar estados financieros, por ejemplo para un banco, un arrendador o una licitación, mostrando sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.

En ese caso, como no hay libros de los cuales tomar las cifras, los estados deben construirse a partir de documentos directos, como escrituras, contratos, extractos, títulos o certificados de ingresos, y cada valor debe poder soportarse. Si se firman por contador, este solo debe certificar lo que le consta, como explicamos en el artículo sobre el certificado de contador público.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.