En este artículo 15 secciones
- Naturaleza de la retención en la fuente.
- Cómo se contabiliza la retención en la fuente.
- La contrapartida en la contabilización de las retenciones.
- En qué momento se contabiliza la retención.
- Cuentas de retención en la fuente en el PUC.
- Cuenta del reteiva.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuál es la cuenta de retención en la fuente?
- ¿Cómo se contabiliza el pago de la retención a la Dian?
- ¿Cuándo se registra la retención: al causar la factura o al pagarla?
- ¿En qué periodo se imputa un reteiva practicado al pagar una factura de un periodo anterior?
- ¿La retención disminuye el ingreso del vendedor?
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Los agentes de retención que llevan contabilidad deben contabilizar las retenciones en la fuente que practiquen como un pasivo (cuentas 2365, 2367 y 2368 del PUC), y quienes son objeto de retención deben contabilizarlas como un activo (cuentas 135515, 135517 y 135518), porque lo que para uno es una deuda con la Dian, para el otro es un pago anticipado de su impuesto. ¿Cómo se hace cada registro y en qué momento?
Naturaleza de la retención en la fuente.
La retención en la fuente es un recaudo anticipado de un impuesto, como el de renta, el IVA o el ICA, que debe practicar el agente de retención.
El agente retiene una parte del pago que hace al beneficiario y debe trasladarla a la Dian; el beneficiario, por su parte, ha pagado anticipadamente parte de su impuesto, que luego descuenta en la declaración de renta o de IVA, según corresponda.
Por consiguiente, para el agente de retención la retención es una obligación o pasivo, y para el retenido es un derecho o activo, pues anticipó un impuesto que pagará en el futuro.
Cómo se contabiliza la retención en la fuente.
Para ilustrar el proceso, supongamos una compra de mercancía que da lugar a retención por renta y por IVA:
| Compra | 1.000.000 |
| IVA (19%) | 190.000 |
| Retención por renta (2,5%) | 25.000 |
| Retención por IVA (15% del IVA) | 28.500 |
| Neto pagado | 1.136.500 |
Cada concepto debe ser contabilizado por las dos partes: por el comprador, que es el agente de retención, y por el vendedor, que es el sujeto retenido.
Contabilización que hace el agente de retención.
El comprador, que retiene y debe pagar a la Dian lo retenido, hace el siguiente registro:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 143505 (Inventarios) | 1.000.000 | |
| 240805 (IVA descontable) | 190.000 | |
| 236540 (Retefuente por compras) | 25.000 | |
| 236701 (Reteiva) | 28.500 | |
| 111005 (Bancos) | 1.136.500 | |
| Sumas iguales | 1.190.000 | 1.190.000 |
Tanto la retención por renta como el reteiva son un pasivo, porque el agente debe pagarlos a la Dian en la declaración de retención del periodo, y por eso se acreditan.
El IVA de la compra va a la cuenta 2408 en su lado débito, porque es un IVA descontable que disminuirá el IVA a pagar, como explicamos en el artículo sobre la contabilización del IVA.
Contabilización que hace el sujeto retenido.
El vendedor, a quien le retuvieron parte del valor de la venta, registra:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 111005 (Bancos) | 1.136.500 | |
| 135515 (Retefuente a favor) | 25.000 | |
| 135517 (Reteiva a favor) | 28.500 | |
| 240810 (IVA generado) | 190.000 | |
| 4135 (Ingresos) | 1.000.000 | |
| Sumas iguales | 1.190.000 | 1.190.000 |
Las retenciones que le practicaron se contabilizan en el activo, por cuanto representan un derecho: son como una cuenta por cobrar a la Dian, que se descontará al presentar la respectiva declaración.
Nótese que el ingreso no se afecta por la retención: se vendió $1.000.000 y ese es el valor que va a la cuenta de ingresos. Lo que cambia es el efectivo recibido, que es la venta más el IVA menos las retenciones.
La contrapartida en la contabilización de las retenciones.
Como se puede observar, lo que para una parte es un activo, para la otra es un pasivo: quien vende se priva de una parte de su ingreso, que es un anticipo de su impuesto (activo), y quien compra queda debiendo esa parte a la Dian (pasivo). El pasivo del agente es la contrapartida exacta del activo del retenido.
En qué momento se contabiliza la retención.
La retención se contabiliza al momento de causar la factura, es decir, cuando se registra el pago o el abono en cuenta, lo que ocurra primero, incluso si el pago efectivo se hace después.
Esto importa para el retenido obligado a llevar contabilidad: la retención se imputa en el periodo en que se causó la operación, no en el que recibió el pago. Así, el reteiva de una factura de diciembre pagada en enero se imputa en la declaración de IVA del periodo en que se facturó.
Cuentas de retención en la fuente en el PUC.
Resumiendo, estas son las cuentas de retención según el PUC, según el papel que se ocupe en la operación:
| Concepto | Activo (retenido) | Pasivo (agente) |
|---|---|---|
| Retención por renta | 135515 | 2365 |
| Retención por IVA (reteiva) | 135517 | 2367 |
| Retención por ICA (reteica) | 135518 | 2368 |
| Autorretenciones | 135515 | 236575 |
Las cuentas del pasivo las usa el agente de retención, que debe declarar y pagar lo retenido, y las del activo las usa el sujeto retenido, que las descontará de su impuesto. El caso particular del autorretenedor, que usa las dos a la vez, lo desarrollamos en el artículo sobre la contabilización de la autorretención.
Cuenta del reteiva.
La retención en la fuente por IVA se contabiliza en la cuenta 2367 cuando se actúa como agente de retención, por ser un valor que se adeuda a la Dian.
El vendedor objeto de la retención utiliza la cuenta 135517, que es un activo: el reteiva que le practicaron es un pago anticipado del IVA que generó, y por eso, al elaborar la declaración de IVA, el IVA retenido se descuenta del generado para determinar el saldo a pagar, como mostramos en el artículo sobre la contabilización de la declaración de IVA.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuál es la cuenta de retención en la fuente?
Depende del papel: el agente de retención usa el pasivo (2365 renta, 2367 IVA, 2368 ICA) y el sujeto retenido usa el activo (135515, 135517 y 135518, respectivamente).
¿Cómo se contabiliza el pago de la retención a la Dian?
Al pagar la declaración de retención, el agente debita las cuentas del pasivo (2365, 2367, 2368) por lo declarado y acredita bancos, con lo que el pasivo queda cancelado.
¿Cuándo se registra la retención: al causar la factura o al pagarla?
Al causar la factura, aunque el pago se haga después. Causar es registrar, de modo que la retención nace con el registro de la operación.
¿En qué periodo se imputa un reteiva practicado al pagar una factura de un periodo anterior?
Si el retenido está obligado a llevar contabilidad, en el periodo en que se facturó el IVA, no en el del pago.
¿La retención disminuye el ingreso del vendedor?
No. El ingreso se contabiliza completo; la retención solo reduce el efectivo recibido y queda como un activo a favor del vendedor.
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Hola, por favor, ¿me ayudan a aclarar en un contrato de cuentas en participación donde ambas partes son régimen ordinario quién debe aplicar y declarar la retención en la fuente donde el contrato de arrendamiento está a nombre del socio oculto y cuál es la normatividad vigente que lo respalda?
En el contrato de cuentas en participación, el agente de retención es el socio gestor, como lo señala la Dian en oficio 24226 de 2018, así que aún cuando el contrato de arrendamiento esté a nombre del socio oculto, el representante del contrato es el socio gestor para todos los efectos, y se supone que es quien hace los pagos del canon de arrendamiento y todas las demás gestiones propias del contrato de cuentas en participación, y si no es así, es probable que el contrato no se esté ejecutando de acuerdo a las reglas del Código de Comercio, lo que podría desvirtuar la calidad del socio oculto, pero ese es otro asunto.
Saludos. ¿A quién se pondría de tercero en cada cuenta en el ejercicio anterior? ¿Quién sería el de caja, el de la retención, el del IVA y el del ingreso?
¿Puede darnos más contexto? En principio, el tercero es el mismo: el cliente, el proveedor, etc.
Pregunta: como caso de ejemplo, en calidad de contratista se emite factura en diciembre, pero el cliente paga en enero, que es cuando se aplica el reteiva al momento del pago. Ese reteiva, sabiendo que se aplicó en el pago en enero, ¿puede ser imputado en diciembre para la declaración cuatrimestral septiembre-diciembre?
Si el emisor de la factura está obligado a llevar contabilidad, el Reteiva debe ser imputado en el periodo en que se facturó el IVA, en este caso en el periodo septiembre-diciembre.
¿En qué momento se debe registrar la retención en la fuente por renta o ICA: en el momento en que se recibe el ingreso o desde que se realiza la causación? Gracias.
La causación es lo mismo que registrar; causar en contabilidad significa registrar la operación.
La contabilización, causación o registro contable de retención, se debe hacer cuando se causa la factura, incluso si no se ha realizado el pago.
Si no consigo unos certificados de retención, tengo que enviar al gasto esos montos.
1. ¿A qué cuenta va?
2. ¿Ese valor está por fuera del EBITDA, como los intereses, depreciaciones y amortizaciones?
No necesariamente debe llevar al gasto las retenciones por ausencia de certificado, puesto que puede certificarla en los términos del artículo 374 del estatuto tributario.
Ahora, si desea llevar las retenciones al gasto, la cuenta sería 531520.
En cuanto al efecto de las retenciones asumidas en el IVA, en efecto, será un valor que sería excluido para su cálculo.