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La declaración del impuesto sobre las ventas la deben presentar todas las personas naturales y jurídicas que sean responsables del IVA, por disposición del artículo 601 del estatuto tributario, con una periodicidad que depende del tamaño de sus ingresos y del tipo de bienes que produzca o comercialice. En ella se declara todo lo vendido y todo lo comprado, no solo lo gravado, y de ahí salen tanto el impuesto a pagar como los saldos a favor. ¿Quién debe presentarla, cada cuánto y qué se incluye en ella?
Quiénes deben presentar la declaración de IVA.
Deben presentarla todas las personas naturales y jurídicas inscritas como responsables del impuesto sobre las ventas, categoría que antiguamente se conocía como régimen común.
Así lo dispone el primer inciso del artículo 601 del estatuto tributario:
«Deberán presentar declaración y pago del impuesto sobre las ventas, según lo dispuesto en el artículo 600 de este Estatuto, los responsables de este impuesto, incluidos los exportadores.»
La obligación se predica entonces de la condición de responsable, que se adquiere al superar los topes o al realizar las actividades que la ley señala, como explicamos en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA.
Quien no es responsable del IVA no presenta esta declaración, por más que compre bienes gravados y pague IVA en sus compras. Ese IVA pagado será para él un mayor valor del costo, no un impuesto descontable.
Cuándo no hay que presentar la declaración.
Hay dos situaciones distintas en las que no se presenta, y conviene no confundirlas.
La primera es no ser responsable del IVA, caso en el cual sencillamente no existe la obligación.
La segunda es ser responsable pero no haber realizado en el periodo operaciones gravadas, ni operaciones que den lugar a impuestos descontables, ni devoluciones o rescisiones que impliquen ajustes. En ese caso el propio artículo 601 exime de declarar, como desarrollamos en el artículo sobre la declaración de IVA en ceros.
Conviene advertir que esa exención exige que concurran los tres requisitos, y que basta con que se dé uno solo de ellos para que la declaración deba presentarse.
Periodos de la declaración de IVA.
El IVA no tiene un periodo único. La ley previó dos periodicidades y el responsable queda en una u otra según sus ingresos del año anterior y según lo que produzca o comercialice.
Las dos periodicidades vigentes, señaladas en el artículo 600 del estatuto tributario, son la bimestral y la cuatrimestral. El periodo bimestral corresponde a los grandes contribuyentes, a quienes al cierre del año anterior tuvieron ingresos brutos iguales o superiores a 92.000 UVT y a quienes producen o comercializan bienes exentos; el cuatrimestral, a los demás responsables.
Los seis periodos bimestrales son enero-febrero, marzo-abril, mayo-junio, julio-agosto, septiembre-octubre y noviembre-diciembre. Los tres cuatrimestrales son enero-abril, mayo-agosto y septiembre-diciembre. En ambos casos la declaración se presenta en el mes siguiente al cierre del periodo, en las fechas que fija el gobierno según el último dígito del NIT.
La determinación del periodo tiene bastantes particularidades: qué ingresos se cuentan para el tope, qué ocurre con las empresas nuevas y con los responsables por primera vez, y cómo se informa el cambio de periodicidad a la Dian. Todo ello lo desarrollamos en el artículo sobre la periodicidad del IVA.
Conviene precisar que el periodo anual no es una tercera alternativa general: está reservado a los responsables inscritos en el régimen simple de tributación, que presentan una declaración anual consolidada sin perjuicio de transferir el IVA mensualmente mediante el recibo electrónico del SIMPLE.
Qué se debe incluir en la declaración de IVA.
Es el punto donde más errores se cometen, porque existe la idea equivocada de que la declaración de IVA solo recoge lo gravado.
En la declaración se incluyen todos los ingresos del periodo, cualquiera que sea su tratamiento frente al impuesto: gravados, exentos, excluidos y no gravados. El formulario tiene renglones para cada categoría.
Del lado de las compras se incluyen las que se relacionan con los bienes y servicios que vende el responsable, discriminando las que dan derecho a impuesto descontable.
Se declaran además el IVA generado según las tarifas aplicadas, los impuestos descontables y las retenciones de IVA que le hayan practicado al responsable.
Los gastos de nómina no se declaran.
Es una confusión frecuente que conviene despejar, porque lleva a inflar el renglón de compras no gravadas.
Los pagos de nómina no son compras de bienes ni adquisiciones de servicios gravados con IVA: son pagos laborales, que no están sujetos al impuesto y no tienen lugar en esta declaración.
En el renglón de compras y servicios no gravados se incluyen las adquisiciones de bienes y servicios excluidos o no gravados relacionados con la actividad, no la totalidad de los gastos de la empresa.
Las compras de activos fijos.
Es el otro caso que genera dudas al diligenciar el formulario.
La declaración de IVA recoge las compras de bienes y servicios asociados a la actividad del responsable, es decir, las que hacen parte de su operación.
La adquisición de activos fijos tiene un tratamiento distinto, porque el IVA pagado en su compra no da derecho a impuesto descontable en las condiciones ordinarias, sino que sigue la suerte del activo.
De acuerdo con nuestro criterio, esa es la razón por la cual conviene tener clara la destinación de cada compra antes de llevarla al formulario: lo determinante no es que se haya pagado IVA, sino si ese IVA tiene o no la condición de descontable.
Firma de la declaración de IVA.
La declaración de IVA requiere, además de la firma del responsable o su representante, la de un profesional de la contaduría en determinados casos.
Firma el revisor fiscal cuando el responsable está obligado a tenerlo, y firma el contador público cuando, estando obligado a llevar contabilidad, supera los topes de ingresos o patrimonio, según explicamos en el artículo sobre las declaraciones que deben ser firmadas por contador público.
Hay además una exigencia propia del IVA que conviene recordar: la declaración que arroje saldo a favor debe ir firmada por contador público sin importar el monto de los ingresos o del patrimonio.
La ausencia de la firma exigida permite tener la declaración por no presentada, de modo que no es un detalle menor.
Presentación y pago de la declaración de IVA.
La declaración se presenta virtualmente desde el portal de la Dian, en las fechas que fija el gobierno cada año según el último dígito del NIT.
Se puede presentar sin pago sin que ello afecte su validez, pero el no pago del IVA recaudado tiene consecuencias que van más allá de los intereses, como explicamos en el artículo sobre la declaración de IVA sin pago.
Si se presenta después del vencimiento hay que liquidar sanción por extemporaneidad, que en el IVA tiene una base de cálculo particular, y pagar intereses moratorios desde el día siguiente al vencimiento.
Firmeza de la declaración de IVA.
La declaración de IVA no queda en firme a los tres años de forma autónoma, y esta es una particularidad que conviene tener presente.
Su firmeza está atada a la de la declaración de renta del mismo año gravable, por disposición del artículo 705-1 del estatuto tributario, lo que en la práctica extiende el término más allá de tres años, sobre todo en los primeros periodos del año.
El Consejo de Estado precisó además que esa regla se aplica sin excepción, incluso cuando la declaración de IVA arroja saldo a favor y la de renta no, asunto que desarrollamos en el artículo sobre la firmeza de las declaraciones de IVA y retención en la fuente.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Quiénes están obligados a declarar IVA en Colombia?
Todas las personas naturales y jurídicas inscritas como responsables del impuesto sobre las ventas, incluidos los exportadores. Quien no es responsable del IVA no presenta esta declaración.
¿Cada cuánto se declara el IVA?
Cada dos meses o cada cuatro meses, según la periodicidad que le corresponda por sus ingresos del año anterior y por el tipo de bienes que produzca o comercialice. Los contribuyentes del régimen simple declaran el IVA anualmente.
¿Se declaran en el IVA los ingresos no gravados?
Sí. En la declaración se incluyen todos los ingresos del periodo: gravados, exentos, excluidos y no gravados. El formulario tiene renglones separados para cada categoría.
¿Los gastos de nómina se declaran en el IVA?
No. Los pagos laborales no son adquisiciones de bienes o servicios gravados y no tienen lugar en la declaración de IVA. En compras no gravadas se incluyen bienes y servicios excluidos relacionados con la actividad.
¿La declaración de IVA con saldo a favor debe firmarla un contador?
Sí, sin importar el monto de los ingresos o del patrimonio. Es una exigencia propia del IVA que no existe en la declaración de renta.
¿La declaración de IVA se puede presentar sin pago?
Sí, y su validez no se afecta. Pero se causan intereses moratorios y el no pago del IVA recaudado puede configurar el delito de omisión del agente retenedor o recaudador.
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Buenas tardes,
¿Se deben presentar todas las compras o solo las que corresponden al giro normal del negocio?
Se declaran todas las compras relacionadas con bienes y servicios que vende la empresa. No se reportan compras de activos fijos, por ejemplo, y gastos de nómina.
Buenos días. Después de presentar la declaración del IVA dentro de las fechas que le correspondían, ¿cuánto tiempo tiene para pagarla?
Buenas tardes,
El plazo para pagar vence el día en que vence el plazo para declarar.
En general, el contribuyente puede pagar cuando quiera, pero debe pagar intereses moratorios a partir del día siguiente del vencimiento para declarar, y si se toma demasiado tiempo en pagar, más de 2 meses, puede incurrir el delito de omisión de agente recaudador, que implica una responsabilidad penal.
Saludos
Una empresa lleva en el mercado cinco años; su actividad es exenta de IVA y en el RUT no aparece esta obligación. Por lo tanto, en ningún período se ha presentado esta obligación.
Sin embargo, en el mes de agosto de este año se genera una nueva actividad, que es “arriendo”, lo que ocasiona que se deba incluir en el RUT la actividad 48 “impuesto sobre las ventas – IVA”.
De acuerdo con lo que interpreto de la norma, la periodicidad debería ser bimestral, pero la duda está en los ingresos que se deben reportar para que coincidan con lo que ya se ha presentado de enero a julio en autoretenciones mensuales de retefuente y, al finalizar el año gravable, con Renta e ICA.
¿Se reportan en el cuarto bimestre los ingresos excluidos y no gravados de los períodos anteriores, en los cuales no estaba obligada la empresa? ¿O cómo declarar ingresos si es la primera vez que se va a generar dicha obligación?
Se declaran los ingresos que se hayan generado en el periodo a declarar, en este caso, el bimestre. No debe incluir ingresos de períodos anteriores no declarados.
Soy régimen común, pero hace varios años que no facturo nada. Vivo de unos arriendos de vivienda que no generan IVA. Sin embargo, el contador me ha dicho que, por el ingreso de los arriendos, debo seguir presentando la declaración de IVA, aunque sea en ceros. Por lo tanto, así lo he tenido que hacer. Quiero saber si el contador está en lo correcto. Gracias por su respuesta.
Si en el caso de sus ingresos no superan los topes para responsable de IVA, debe indicarle a su contador que le ayude a actualizar su RUT para que vuelva a ser no responsable de IVA y así no tendrá que presentar IVAs en 0, como lo informa el Art. 437 del E.T., en el parágrafo 3.
Me surge una duda: mi contador me dice que debo poner en los gastos no gravados o no sujetos a IVA todo el gasto de la empresa, incluso los gastos por nómina.
Los gastos de nómina no se declaran en el IVA; se incluyen las compras de bienes y servicios asociados a los productos y servicios gravados que vende el responsable.