El cruce de cuentas consiste en que dos personas que se deben dinero mutuamente extinguen sus deudas hasta el valor de la menor, figura que el Código Civil llama compensación y regula a partir de su artículo 1714. Contablemente se registra debitando la cuenta por pagar y acreditando la cuenta por cobrar del mismo tercero. Veamos cómo funciona, cómo se contabiliza y si la Dian lo acepta.
Qué es el cruce de cuentas.
Cuando A le debe a B y, al mismo tiempo, B le debe a A, ambos pueden cruzar las cuentas: en lugar de pagarse por separado, cada deuda se cancela con la otra, y solo queda pendiente la diferencia.
Supongamos que Pedro le debe a María $100.000 y María le debe a Pedro $120.000. Al cruzar, las dos deudas se extinguen hasta $100.000, y queda únicamente un saldo de $20.000 a cargo de María. Si las deudas fueran iguales, se extinguirían por completo.
Técnicamente, el cruce de cuentas es la compensación, uno de los modos de extinguir las obligaciones previstos en el artículo 1625 del Código Civil. Para que opere, las deudas deben ser de dinero o de cosas fungibles de igual género, líquidas y exigibles.
Cómo se contabiliza el cruce de cuentas.
Continuando con el ejemplo, desde la contabilidad de Pedro, María es a la vez cliente y proveedora: Pedro tiene una cuenta por cobrar a María de $120.000 y una cuenta por pagar a María de $100.000.
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 1305 | Clientes – María (saldo previo) | 120.000 | |
| 2205 | Proveedores – María (saldo previo) | 100.000 |
Al cruzar las cuentas se cancela la menor contra la mayor:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 2205 | Proveedores – María | 100.000 | |
| 1305 | Clientes – María | 100.000 |
La cuenta por pagar queda en cero y la cuenta por cobrar a María, en $20.000, que es lo que ella todavía debe. Conviene soportar el cruce con un documento firmado por ambas partes, en el que conste el acuerdo y los valores compensados.
Solo se cruzan cuentas del mismo tercero.
El cruce solo es posible entre las mismas dos personas, cuando cada una es deudora y acreedora de la otra. No se puede cruzar la deuda que se tiene con A con lo que nos debe C, salvo que intervengan los tres en un acuerdo distinto, como una cesión de créditos.
¿La Dian acepta el cruce de cuentas?
Sí. Aunque la ley exige que ciertos pagos se canalicen por el sistema financiero para que sean deducibles, la llamada bancarización, el inciso segundo del artículo 771-5 del Estatuto Tributario señala que esa regla no impide el reconocimiento fiscal de los pagos en especie ni de los modos de extinción de las obligaciones del artículo 1625 del Código Civil, entre los que está la compensación.
El cruce de cuentas también existe frente a la Dian: el contribuyente que tiene un saldo a favor en un impuesto puede compensarlo con lo que debe en otro, mediante la solicitud de compensación, como explicamos en el artículo sobre la contabilización de los saldos a favor en los impuestos.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es un cruce de cuentas?
Es la extinción de dos deudas recíprocas entre las mismas personas hasta el valor de la menor; jurídicamente se llama compensación.
¿Cómo se contabiliza un cruce de cuentas?
Se debita la cuenta por pagar al tercero y se acredita la cuenta por cobrar al mismo tercero por el valor que se compensa; queda el saldo de la deuda mayor.
¿Se pueden cruzar cuentas de clientes y proveedores?
Sí, siempre que sea la misma persona, que a la vez es cliente y proveedora de la empresa.
¿La Dian permite el cruce de cuentas?
Sí. El artículo 771-5 del E.T. reconoce los modos de extinción de las obligaciones del Código Civil, incluida la compensación, sin afectar la deducibilidad por bancarización.
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Si tengo una cuenta 2205 que no sé quién canceló, pero en realidad ya no se debe, ¿contra qué cuenta debe bajarse ese saldo?
Debería reconocerse un ingreso no operacional con un débito a la cuenta 2205 y un crédito a la cuenta 42 que corresponda.
¿La DIAN permite realizar este cruce de cuentas?
Sí, el inciso segundo del artículo 771-5 del estatuto tributario señala que la bancarización no impide el reconocimiento fiscal de los pagos en especie y los modos de extinción de las obligaciones establecidos en el artículo 1625 del código civil, que incluyen la compensación, que es el nombre técnico para el cruce de cuentas.
¿Esta figura no afecta la bancarización? O, más puntualmente, ¿la DIAN la permite?
No, es una figura permitida por el mismo artículo 771-5 del Estatuto Tributario en el inciso segundo.