¿Cuándo se debe declarar y pagar la retención en la fuente?

Cuándo se debe declarar y pagar le retención en la fuente es una de las inquietudes que constantemente recibimos en Gerencie.com, y aunque ya hemos publicado material relacionado, trataremos de hacer algunas precisiones adicionales para dejar un poco más claro el tema.

En realidad, la retención se declara y paga en el periodo en que se practicó; por ejemplo, si la retención se practicó en el mes de agosto, pues es en ese mes que se ha declarar y pagar (Por supuesto que la declaración de un periodo determinado se presenta en el mes siguiente),  de tal forma que cambiaremos la inquietud a “Cuándo se debe practicar la retención en la fuente”, pues practicada está, inexorablemente se ha de declarar y pagar.

Por regla general, y  de forma taxativa, la ley señala que la retención se ha de practicar o causar en el momento en que se efectúe el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero.

Según este principio o regla general, es claro que la retención se debe practicar en uno de los siguientes casos, siempre el que ocurra primero:

  1. Cuando se realice el abono en cuenta
  2. Cuando el cliente realice el pago

Por ejemplo, si el agente retenedor contabiliza la factura que recibe de su proveedor en Julio y hace el pago en Agosto, será en Julio que deba practicar, declarar y pagar la retención en la fuente, y si por el contrario, realizó el pago en Julio y contabilizó la factura en Agosto, de todos modos hará la retención en Julio, declarará y pagará en dicho mes.

A esta regla general hay básicamente dos excepciones:

  1. Cuando se trata de retención en la fuente por ingresos laborales
  2. Cuando el agente retenedor no lleva contabilidad

En el primer caso, los artículos 385 y 386 del estatuto tributario se refieren a que la retención por ingresos laborales se hará en el momento de efectuar el pago, no teniendo en cuenta la fecha o periodo de la contabilización.

En el segundo caso, como el agente de retención no lleva contabilidad y  por ende opera bajo el sistema de caja, siempre ocurrirá primero el pago, siendo ese el momento en que ha de practicarse, declararse y pagarse la retención, posición esta que la doctrina de la Dian ha mantenido desde 1.990 en su concepto número  029144 del 21 de noviembre, vigente aún y reiterado infinidad de veces.

Luego, el agente de retención ha de preguntarse antes de practicar la retención:

  1. ¿Llevo contabilidad? Eso le dirá si hacer la retención al hacer el pago o la contabilización.
  2. ¿El concepto de retención es por salarios? Si es así, aplicará la retención al hacer el pago.

Por último, aclarar que la fecha de la factura no se toma como referencia, pues la ley sólo se refiere al pago efectivo o  al abono en cuenta (contabilización). Claro que se debe entender que la factura se debe contabilizar en el mismo mes en que se ha expedido o se ha recibido.

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4 Opiniones
  1. Wilson Duarte dice:

    Buena noche:

    Expedí una factura a final de diciembre de 2014 recibiendo el pago en el mes de marzo de 2015; en la declaración de que año debo efectuar el descuento de la retención a título de renta que me fue practicada en el pago?

  2. Jose Vicente Barreto G dice:

    una persona natural, de régimen común para ventas (dedicada a calculo y diseños), se paso en junio 2016 debe declarar cree y cuando. idem retencion fuente aunque el contrato se ejecuto ya y es del 2015 pero hasta este mes se psa fra por el primer 40%. y mas luego se pasa por el otro 60%

  3. SAMUEL dice:

    Por favor necesito una aclaración, soy contratista en una entidad del estado, y mi cuenta de cobro me la reciben y pagan en el mes siguiente al cobrado.

    1. Me pagaron el mes de noviembre en la primera semana de diciembre.

    2. El mes de diciembre debo pasar mi cuenta de cobro a final de diciembre, por tanto me van a pagar diciembre en diciembre.

    Pregunta: Para el mes de diciembre me van a sumar los dos pagos y realizarme retención o no ?
    así las cuentas sean de meses diferentes ? o debo pasar la cuenta de diciembre en enero ?…

    Gracias

  4. FREDY MONTOYA dice:

    Buenas tardes:
    Tengo una inquietud: En un contrato por prestación de servicios con una FUNDACIÓN – ENTIDAD SIN ANIMO DE LUCRO que en sus actividades económicas nos muestran 9499 y 7020, y prestan el servicio de educación que no tiene que ver con las actividades descritas ¿Tienen que facturar IVA? y ¿Se les debe aplicar algún tipo de retención?. Gracias por sus respuestas.

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