Declaración de retención en la fuente

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Presentar la declaración de retención en la fuente es uno de los requisitos formales que debe cumplir todo agente retenedor, y a continuación exponemos los elementos más importantes relacionados con la declaración de retención.

La declaración de retención en la fuente se debe presentar cada mes, y en ella se incluirán las retenciones que se hayan practicado en el respectivo periodo.

Si en un mes no se practicaron retenciones, no es necesario presentar la declaración de retención.

¿Quiénes deben presentar la declaración de retención en la fuente?

Toda persona o empresa que tenga la calidad de agente de retención en la fuente debe presentar la respectiva declaración en la cual se deben relacionar todas las retenciones en la fuente que se hayan practicado a título de impuesto a la renta e impuesto a las ventas.

Toda empresa o persona jurídica es agente de retención y por consiguiente siempre debe presentar la declaración de retención mensualmente.

Respecto a las personas naturales, solo aquellas que tienen la calidad de agentes de retención están obligadas a presentar dicha declaración.

Para saber cuáles son las personas naturales que son agentes de retención, consulte el siguiente documento: Personas naturales que son agentes de retención.

¿Se puede presentar la declaración de retención si no se practicaron retenciones en el respectivo mes?

El parágrafo 2 del artículo 606 del estatuto tributario señala que la declaración de retención en la fuente no se debe presentar en los periodos en los que no se hayan realizado operaciones sujetas a retención.

Es decir que no se deben presentar declaraciones de retención en ceros, es decir, cuando el respectivo mes no se practicaron retenciones.

¿Se puede presentar la declaración de retención sin pago de las retenciones?

La regla general es que las declaraciones de retención en la fuente NO se pueden presentar sin pago, es decir, que obligatoriamente se deben pagar las retenciones declaradas.

No obstante, existe una excepción a esa regla general donde se permite que una declaración se presente sin pago total.

Esta excepción está contenida en el inciso 2 del artículo 580-1 del estatuto tributario, y sólo aplica en los siguientes casos:

  1. El agente de retención debe tener un saldo a favor susceptible de ser compensado con las retenciones a pagar igual o superior a dos veces el valor de las retenciones declaradas. Ejemplo: si las retenciones declaradas en el mes de abril fueron de $10.000.000, podrá presentar la declaración sin pago siempre que tenga un saldo a favor en renta o Iva susceptible de ser compensado por un valor no inferior a $20.000.000.
  2. El saldo a favor se debe haber generado antes de la presentación de la declaración que se pretende presentar sin pago, pues debe existir un saldo a favor ya consolidado, pues de otra forma no puede existir un saldo a favor susceptible de ser compensado.
  3. El agente de retención debe solicitar la compensación dentro de los 6 meses siguientes a la presentación de la declaración sin pago.

¿Puedo presentar la declaración con pago parcial?

No. La declaración se debe presentar con pago total, a no ser que esté dentro de las excepciones antes señaladas.

El pago parcial sería válido sólo en el evento en que donde el valor parcial impagado tenga como respaldo un saldo a favor equivalente a dos veces las retenciones a cargo.

Ejemplo:

  • Retenciones a cargo: $10.000.000
  • Pago parcial: $5.000.000
  • Saldo a favor $20.000.000

Si el saldo adeudado es de $5.000.000 y el saldo a favor es de $10.000, la declaración no es válida, por cuanto la norma de forma expresa señala que tal caso es posible sólo si el saldo a favor es igual o superior a dos veces las retenciones a cargo, y en este supuesto las retenciones a cargo son $10.000.000, de modo que si bien saldo a favor representa el doble del saldo que se queda debiendo, no procede, así que en la práctica los pagos parciales no tienen sentido.

¿Puedo presentar la declaración sin pago antes del vencimiento para declarar?

Supongamos que el plazo para presentar la declaración de retención vence el 15 de marzo. ¿Puedo declarar sin pago el 5 de marzo y pagar antes del 15 de marzo?

Sí, e incluso puede pagar más allá del 15 de marzo en virtud de lo dispuesto por el inciso 5 artículo 580-1 del estatuto tributario:

«La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar u oportunamente, producirá efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención se efectúe o se haya efectuado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de la fecha del vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar.»

Es decir que una declaración presentada oportunamente se puede presentar sin pago siempre que al agente de retención pague las respectivas retenciones dentro de los 2 meses siguientes a plazo que tenía para declarar y pagar.

Ineficacia de la declaración de retención presentada sin pago total

Si la declaración de retención sin pago no se ajusta a lo que permite la ley, esta se considera ineficaz de pleno derecho, es decir, no hace falta que la Dian promulgue un acto administrativo para calificar la declaración como ineficaz o como no presentada.

La simple circunstancia de ser presentada sin pago impide que la declaración nazca a la vida jurídica, por lo que se entiende que nunca existió.

¿Es válida una declaración presentada extemporáneamente?

La declaración de retención que se presente de forma extemporánea es válida siempre que se presente sin pago total, considerando las excepciones ya señalada anteriormente.

Es decir que una declaración extemporánea por sí sólo no es ineficaz; es ineficaz cuando no se hace el pago total de las retenciones existiendo la obligación de hacerlo.

Se puede dar el caso en que una declaración de retención se presenta de forma extemporánea, y se paga las retenciones más no se pagan los intereses moratorios ni la sanción por extemporaneidad, y en tal caso, según nuestro criterio, sigue siendo eficaz, porque la totalidad de las retenciones a cargo se pagaron, y ese ha sido la finalidad de la ley, pues recordemos que las sanciones no hacen parte de la obligación tributaria como tal, y no pasan de ser una consecuencia por un mal proceder, al igual que los intereses moratorios.

¿Me pueden enviar a la cárcel si no pago las retenciones en la fuente?

Sí. Quien no pague las retenciones practicadas incurre en un delito penal que puede darle hasta 108 meses de prisión, pena que se puede evitar si se paga lo adeudado con intereses incluidos.

Consulte: Responsabilidad penal por no pagar las retenciones y el Iva.

Esta responsabilidad aplica no solo a quienes retienen y no pagan las retenciones; aplica también para quienes omiten retener estando obligados a practicar la retención.

Una cosa es retenerle un dinero a una persona y quedárselo (no pagarlo a la Dian), y otra cosa es no retenerle; en el primer caso existe una apropiación de dinero, y en el segundo lo que existe es un incumplimiento de una obligación, pero en cualquier caso el delito es el mismo.

¿Cuándo queda en firme la declaración de retención en la fuente?

La declaración de retención en la fuente queda en firme a los tres años contados desde la fecha en que se vence el plazo para declarar, o desde le fecha en que se declara si esa declaración se presenta extemporáneamente.

Consulte: Firmeza de las declaraciones tributarias.

En el caso particular de la declaración de retención en la fuente, el término de firmeza está amarrado a la firmeza de la declaración de renta, por lo tanto, sólo cuando la declaración de renta del año respectivo quede en firme, la declaración de retención también lo quedará.

Esto es así debido a que en un periodo fiscal en el impuesto a la renta hay 12 periodos fiscales en la declaración de retención, pues esta es mensual, de manera que si no fuera así, la firmeza de la declaración de retención de enero de 2017 quedaría en firme mucho antes de que la declaración de renta de 2017 quede en firme.

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Una opinión
  1. Mart Dice:

    Quisiera saber porque la Dian esta llamando y pregunta pirque no se presento retención en el mes de julio ya que se que debo hacerlo todos los meses pero en esta ocasión la deje para el siguiente mes que es agosto

    Responder
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