Declaración de retención en la fuente

La declaración de retención en la fuente la presentan mensualmente los agentes de retención que hayan practicado retenciones en el periodo, y tiene una particularidad que no comparte ninguna otra declaración: si se presenta sin pago total es ineficaz de pleno derecho, según el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, sin que la Dian tenga que declararlo. Existen dos excepciones a esa regla, y conocerlas puede ser la diferencia entre una declaración válida y una que no existe. ¿Quiénes deben declarar, cuándo se paga y qué se entiende por pago total?

Quiénes deben presentar la declaración de retención en la fuente.

Deben presentarla quienes tengan la calidad de agentes de retención y hayan practicado retenciones en el mes respectivo.

Toda persona jurídica es agente de retención, de modo que las empresas declaran todos los meses en que practiquen retenciones. Entre las personas naturales solo lo son quienes cumplen las condiciones que la ley señala, materia que desarrollamos en el artículo sobre las personas naturales que son agentes de retención.

En la declaración se relacionan todas las retenciones practicadas a título de renta y de IVA, así como las autorretenciones, como explicamos en el artículo sobre los agentes de retención en la fuente.

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El periodo es mensual.

El periodo de la retención va del primer día al último día de cada mes, de modo que la declaración se presenta doce veces al año. Así lo dispone el artículo 604 del Estatuto Tributario.

En cada declaración se incluyen las retenciones practicadas durante ese mes, en las fechas que fija el gobierno según el último dígito del NIT. Las retenciones de junio se declaran en julio, porque hasta que no termina el mes no hay un saldo definitivo que declarar.

Esa periodicidad mensual explica una particularidad de su firmeza: como en un año de renta caben doce periodos de retención, la ley ató la firmeza de estas declaraciones a la de la declaración de renta del mismo año, para que no queden en firme mucho antes.

Qué retenciones van en cada declaración.

En la declaración de un mes van las retenciones practicadas en ese mes, y la retención se practica con el pago o con el abono en cuenta, lo que ocurra primero.

De ahí que la fecha de la factura y la fecha en que llega no determinen nada. Si la operación se causó en marzo, la retención pertenece a marzo aunque la factura se reciba en abril.

Esto marca una diferencia importante frente al IVA. En el impuesto sobre las ventas el artículo 496 del Estatuto Tributario concede un margen para contabilizar el impuesto descontable en periodos siguientes; en retención no existe ninguna regla equivalente.

Qué hacer con las retenciones de un mes anterior.

Si se advierte que quedaron retenciones sin declarar en un periodo ya presentado, lo correcto es corregir la declaración de ese periodo, no incluirlas en el mes en curso.

La corrección se hace en los términos del artículo 588 del Estatuto Tributario, liquidando la sanción por corrección y los intereses moratorios sobre el mayor valor pagado fuera de plazo.

En la práctica, cuando los valores son pequeños suelen declararse en el mes en que se advierten. Conviene ser claro: ese procedimiento es incorrecto, y aunque suela pasar desapercibido, en una fiscalización la Dian puede exigir la corrección con su sanción.

De acuerdo con nuestro criterio, asumir ese riesgo es decisión del contribuyente, pero debe tomarse sabiendo que es un riesgo y no una alternativa válida. Conviene además tener presente que una diferencia mínima basta para causar la sanción mínima, de modo que la relación entre lo ahorrado y lo expuesto rara vez favorece al agente de retención. Además, entre más tarde en hacer la corrección más intereses moratorios debe pagar.

La solución no está en el manejo de la corrección sino en el momento del registro: el disparador debe ser la operación y no la llegada del documento. Quien espera la factura para causar termina, necesariamente, con retenciones fuera de periodo.

No se presenta la declaración de retención en ceros.

Si en un mes el agente de retención no practicó ninguna retención, no debe presentar la declaración.

Así lo dispone el parágrafo 2 del artículo 606 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 20 de la ley 1430 de 2010:

«La presentación de la declaración de que trata este artículo no será obligatoria en los periodos en los cuales no se hayan realizado operaciones sujetas a retención en la fuente.»

La exención aplica a todos los agentes de retención, sin distinción, y cubre las retenciones de todos los impuestos, tanto de renta como de IVA.

Obsérvese que la norma no habla de una declaración «en ceros» sino de la ausencia de operaciones sujetas a retención, que es lo mismo en este caso, porque si no hubo operaciones sujetas no hubo retenciones que declarar.

Cuándo se debe pagar la retención en la fuente.

La regla general es que la declaración se paga al presentarla, dentro del plazo que fija el gobierno según el último dígito del NIT.

Existe sin embargo un margen adicional que conviene conocer, porque resuelve el problema de liquidez de fin de mes sin perder la validez de la declaración.

Quien presenta la declaración antes del vencimiento del plazo puede pagar hasta dos meses después de esa fecha, con intereses moratorios. Si la declaración de junio vence el 7 de julio y se presenta el 5, el pago puede hacerse hasta el 7 de septiembre.

Fuera de ese supuesto, declarar sin pagar equivale a no declarar.

Quién paga las retenciones.

Las consigna el agente de retención, pero el dinero no sale de su bolsillo: es el que descontó a sus proveedores o a sus trabajadores.

Por eso es impreciso decir que un trabajador «paga» retención en la fuente. El trabajador la soporta, porque se la descontaron del salario, pero quien responde ante la Dian por declararla y pagarla es el empleador.

Esa distinción importa porque toda la responsabilidad por sanciones e intereses recae en el agente de retención, no en el sujeto pasivo, que ya cumplió con solo recibir el pago disminuido.

La declaración debe presentarse con pago total.

Esta es la regla que distingue a la declaración de retención de todas las demás, y conviene entenderla bien porque su incumplimiento no admite remedio posterior.

La declaración de retención en la fuente que se presente sin pago total no produce efecto legal alguno. Es ineficaz de pleno derecho, lo que significa que no se requiere ningún acto administrativo de la Dian para que carezca de efectos.

En eso se diferencia de las declaraciones que se tienen por no presentadas, que conservan validez mientras la Dian no profiera el auto declarativo correspondiente.

La razón de ese rigor es que las retenciones no son un impuesto del agente retenedor: son dinero ajeno que recaudó por cuenta del Estado. La ley no acepta que se declare lo que se retuvo sin entregarlo.

Qué se entiende por pago total.

La norma exige pago total pero no define el concepto, y de ahí surge la duda que más cuesta a los agentes de retención.

Cuando la declaración se presenta oportunamente, el pago total está compuesto únicamente por las retenciones practicadas. Pero cuando se presenta de forma extemporánea comprende tres conceptos:

• Las retenciones practicadas en el periodo.
• La sanción por extemporaneidad liquidada.
• Los intereses moratorios causados.

El pago total supone que todos los valores incluidos en la declaración queden pagados. Si se pagan unos y otros no, no hay pago total sino parcial, y la declaración es ineficaz.

La Dian lo confirmó en el concepto 008678 del 8 de noviembre de 2024, al señalar que el pago de la declaración presentada extemporáneamente debe incluir la totalidad de la retención debida, así como la sanción y los intereses moratorios correspondientes.

De acuerdo con nuestro criterio, aquí opera además un factor que agrava el riesgo: la imputación proporcional de los pagos hace que un pago incompleto se reparta entre impuesto, sanciones e intereses, de modo que dejar de pagar una suma pequeña deja saldos pendientes en los tres conceptos a la vez.

Primera excepción: el saldo a favor.

La ley previó dos situaciones en que la declaración presentada sin pago total conserva sus efectos. La primera es de aplicación muy restringida.

El agente retenedor que tenga un saldo a favor susceptible de compensar puede presentar la declaración sin pago, siempre que ese saldo a favor sea igual o superior al doble de las retenciones a cargo, y solicite la compensación dentro del término legal.

Obsérvese la exigencia: no basta con que el saldo a favor cubra lo que se queda debiendo, sino que debe equivaler al doble de la totalidad de las retenciones del periodo.

Supongamos retenciones a cargo por $10.000.000, de las cuales se pagan $5.000.000. Aunque el saldo a favor de $15.000.000 triplique lo adeudado, la excepción no procede, porque el doble de las retenciones a cargo sería $20.000.000.

De acuerdo con nuestro criterio, esa exigencia hace que la excepción sea prácticamente inaplicable en la operación ordinaria, y por eso los pagos parciales en retención carecen de sentido práctico.

Segunda excepción: el pago dentro de los dos meses siguientes.

Esta sí tiene aplicación real y es la que resuelve el problema de liquidez al que nos referimos más arriba.

El inciso 5 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario dispone:

«La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar producirá efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención se efectúe o se haya efectuado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de la fecha del vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar.»

La excepción exige dos condiciones: que la declaración se haya presentado antes del vencimiento del plazo para declarar, y que el pago total se haga dentro de los dos meses siguientes a ese vencimiento.

Quien declara el último día del plazo no accede a esta excepción, porque la norma exige haber declarado antes del vencimiento. Es una diferencia sutil que en la práctica decide la validez de la declaración.

Durante esos dos meses se causan intereses moratorios, que deben pagarse junto con las retenciones para que el pago sea total.

La misma norma advierte que, mientras el agente no presente nuevamente la declaración con el pago respectivo, la inicialmente presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara, expresa y exigible, utilizable por la Dian en procesos de cobro coactivo, aun cuando el sistema la marque como ineficaz.

La declaración de corrección también debe presentarse con pago total.

Es una consecuencia que suele pasarse por alto y que produce ineficacias inadvertidas.

El artículo 580-1 se refiere a «las declaraciones de retención en la fuente» en general, sin restringir su aplicación a la declaración inicial. En consecuencia, cobija también a las declaraciones de corrección.

Si la declaración inicial se presentó con pago total y es válida, y luego se presenta una corrección que determina una mayor retención a pagar, esa corrección debe presentarse con pago total del mayor valor, de la sanción por corrección y de los intereses.

Si no se hace, la corrección es ineficaz, y la declaración que sigue produciendo efectos es la inicial, que sí se presentó con pago total.

Si la declaración inicial fue ineficaz.

El escenario cambia por completo, y es donde más se equivocan quienes intentan arreglar el problema.

Si la declaración inicial se presentó sin pago total y por tanto no produjo efectos, no existe declaración que corregir. Jurídicamente no hay nada anterior.

En consecuencia, la declaración de corrección que se presente tampoco tendrá validez, aunque se presente con pago total, porque está corrigiendo algo que no existe.

Lo que corresponde en ese caso no es corregir sino presentar de nuevo la declaración de retención, como declaración inicial extemporánea, liquidando la sanción por extemporaneidad y los intereses, y pagando la totalidad.

Los pagos que se hayan hecho sobre la declaración ineficaz no se pierden: se imputan a los valores que se liquiden en la nueva declaración.

Este tema tiene desarrollo propio en el artículo sobre la ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente sin pago total.

¿Es válida una declaración presentada extemporáneamente?

Sí, siempre que se presente con pago total. La extemporaneidad por sí sola no genera ineficacia.

Lo que produce es la obligación de liquidar sanción por extemporaneidad y de pagar intereses moratorios, valores que hacen parte del pago total exigido.

De modo que una declaración extemporánea es válida si se paga completa, y una declaración oportuna es ineficaz si se paga incompleta. Lo determinante es el pago, no la fecha.

Consecuencias penales del no pago de las retenciones.

Además de la ineficacia, el no pago de las retenciones tiene consecuencias que van más allá de lo tributario.

Quien no consigna las retenciones practicadas incurre en el delito de omisión del agente retenedor, que desarrollamos en el artículo sobre la responsabilidad penal por no pagar las retenciones y el IVA.

La responsabilidad alcanza no solo a quien retuvo y no consignó, sino también a quien omitió practicar la retención estando obligado a hacerlo.

En el primer caso hay apropiación de un dinero ajeno; en el segundo, incumplimiento de una obligación legal. La conducta es distinta, pero el tipo penal es el mismo.

Firmeza de la declaración de retención.

La declaración de retención no queda en firme a los tres años de forma autónoma.

Su firmeza está atada a la de la declaración de renta del mismo año gravable, por disposición del artículo 705-1 del Estatuto Tributario, asunto que desarrollamos en el artículo sobre la firmeza de las declaraciones de IVA y retención en la fuente.

Conviene precisar que una declaración ineficaz no queda nunca en firme, sencillamente porque no existe. La firmeza presupone una declaración válida, y por eso la ineficacia no se sanea con el paso del tiempo.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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