En este artículo 29 secciones
- Qué es una declaración ineficaz.
- Qué significa pago total.
- La ineficacia opera de pleno derecho.
- Casos en que se puede presentar sin pago total.
- La ineficacia solo opera frente al contribuyente.
- Qué debe hacer el contribuyente.
- Qué hará la Dian frente a una declaración ineficaz.
- El no pago de las retenciones también es delito.
- La ineficacia en la retención de industria y comercio.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuándo es ineficaz una declaración de retención en la fuente?
- ¿La declaración de retención se puede presentar sin pago?
- ¿Los dos meses para pagar aplican si declaro tarde?
- ¿Cómo corrijo una declaración ineficaz?
- ¿Se pierde lo que ya pagué?
- ¿Desde cuándo se liquidan los intereses en la nueva declaración?
- ¿Cuál es la sanción por ineficacia?
- ¿Puedo acogerme a la reducción de la sanción como omiso?
- ¿Qué pasa si no pago la retención en la fuente a tiempo?
- ¿Se puede presentar sin pago la retención de ICA?
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Las declaraciones de retención presentadas sin pago total son ineficaces de pleno derecho, es decir, no producen ningún efecto legal y sin que la Dian tenga que declararlo, según el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, salvo tres excepciones: que se presente antes del vencimiento y se pague dentro de los dos meses siguientes, que el agente tenga un saldo a favor equivalente al menos al doble de las retenciones, o que el valor dejado de pagar no supere 10 UVT y se pague dentro del año siguiente. ¿Qué se entiende por pago total y qué debe hacer quien tiene una declaración ineficaz?
Qué es una declaración ineficaz.
Una declaración tributaria ineficaz es aquella que no tiene ni tuvo efecto jurídico alguno, por los defectos que le impidieron nacer a la vida jurídica.
Es como si no existiera, como si nunca se hubiera presentado. Por eso el agente de retención sigue obligado a presentarla y, mientras no lo haga, permanece como omiso frente a la administración.
Conviene no confundirla con la declaración que se tiene por no presentada, que es una figura distinta, con causales y procedimiento propios, como explicamos en el artículo sobre cuándo una declaración se considera no presentada.
- Guía de propiedad horizontal
- Liquidador de intereses propiedad horizontal
- Liquidador de intereses judiciales y comerciales
Qué significa pago total.
La norma exige el pago total sin definirlo, y de esa omisión nace la duda más frecuente: si la declaración es ineficaz cuando se pagaron las retenciones pero no la sanción ni los intereses.
Señala el inciso 1 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario:
«Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.»
El pago total comprende todos los conceptos consignados en la declaración, que pueden ser tres:
- Las retenciones practicadas en el periodo.
- La sanción por extemporaneidad, si la declaración se presenta después del plazo.
- Los intereses moratorios causados hasta la fecha del pago.
Cuando la declaración se presenta oportunamente, el pago total está compuesto solo por las retenciones. Cuando se presenta tarde, comprende los tres conceptos, y hay que pagarlos todos, porque la norma no distingue y se limita a exigir el pago total.
Si se pagan unos y otros no, no hay pago total sino parcial, y la declaración queda ineficaz.
Un faltante mínimo produce la ineficacia.
Aquí está la consecuencia que sorprende al contribuyente que pagó casi todo, y su explicación está en la forma de imputar los pagos.
El artículo 804 del Estatuto Tributario ordena imputar cualquier pago proporcionalmente a impuesto, sanciones e intereses, según la participación de cada concepto en la deuda total, como demostramos en el artículo sobre la imputación proporcional de los pagos a la Dian.
En consecuencia, quien deja de pagar la sanción o liquida mal los intereses no queda debiendo únicamente ese concepto: por efecto de la imputación, una parte de las retenciones queda sin pagar, y es eso lo que configura la causal de ineficacia.
De acuerdo con nuestro criterio, es la consecuencia más desproporcionada del régimen tributario colombiano, porque un error de unos pocos pesos en la liquidación de los intereses obliga a presentar de nuevo la declaración con una sanción calculada sobre la totalidad de las retenciones.
Lo que dice la Dian.
La administración ha sido explícita al referirse a la declaración que se presenta de nuevo tras la ineficacia. Señala la Dian en el concepto 008678 del 8 de noviembre de 2024:
«Así, tal y como se desprende del inciso 5° ibídem, la Administración Tributaria no podrá iniciar un proceso de cobro coactivo sobre la obligación reconocida en la declaración de retención en la fuente inicialmente presentada y que es ineficaz, una vez sea presentada extemporáneamente la declaración de retención en la fuente con pago total. Nótese que el pago total de la segunda declaración deberá incluir la totalidad de la retención debida, así como la sanción y los intereses moratorios correspondientes.»
Del concepto se desprenden dos cosas útiles. La primera es que el pago total incluye retenciones, sanción e intereses, sin lugar a dudas. La segunda es que, presentada la nueva declaración con pago total, la Dian no puede seguir cobrando coactivamente la obligación reconocida en la declaración ineficaz.
La ineficacia opera de pleno derecho.
No hace falta que la Dian profiera un acto administrativo que declare la ineficacia: esta se configura por el solo hecho de presentar la declaración sin pago total.
Por lo anterior, la ineficacia opera ipso jure, y el hecho de que la administración no haya comunicado nada no significa que la declaración sea válida.
Esa es la razón por la cual conviene verificar el estado de la declaración en los servicios informáticos de la Dian después de presentarla. En la práctica, el contribuyente suele enterarse meses después, cuando la sanción por extemporaneidad ya creció considerablemente.
Casos en que se puede presentar sin pago total.
La regla general tiene tres excepciones, en las que la declaración presentada sin pago total conserva su validez, siempre que se cumpla la condición que cada una impone.
Declaración presentada antes del vencimiento.
Es la excepción más utilizada. Si la declaración se presenta antes de que venza el plazo para declarar, es válida aunque se presente sin pago, siempre que las retenciones se paguen dentro de los dos meses siguientes al vencimiento de ese plazo.
Señala el inciso 5 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario, modificado por la ley 2010 de 2019:
«La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar producirá efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención se efectúe o se haya efectuado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de la fecha del vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar.»
Dos precisiones sobre este plazo, que es donde más se equivoca el contribuyente. Los dos meses se cuentan desde el vencimiento del plazo para declarar y no desde la presentación, y durante ellos se causan intereses moratorios, porque el plazo es para pagar sin perder la eficacia, no para pagar sin mora.
Y lo más importante: este beneficio solo cubre a quien declaró dentro del plazo. Si la declaración es extemporánea, el pago debe hacerse junto con su presentación, porque el plazo de los dos meses no aplica.
Agentes de retención con saldo a favor.
La segunda excepción permite presentar sin pago cuando el agente de retención tiene un saldo a favor con el cual compensar. El inciso 2 del artículo 580-1 exige que se cumplan estas condiciones:
- Que el saldo a favor sea igual o superior a dos veces el valor de las retenciones a cargo.
- Que sea susceptible de compensarse con el saldo a pagar de la declaración de retención.
- Que se haya generado antes de la presentación de la declaración de retención, por un valor igual o superior al saldo a pagar determinado en ella.
- Que la solicitud de compensación se presente dentro de los seis meses siguientes a la presentación de la declaración.
Así, si las retenciones a pagar son de $10.000.000, el saldo a favor debe ser de al menos $20.000.000 y debe poder solicitarse en compensación, como ocurre con un saldo a favor en el impuesto de renta.
Sobre el plazo de la solicitud, señala el inciso 3 del artículo 580-1:
«El agente retenedor deberá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar determinado en la declaración de retención, dentro de los seis meses (6) siguientes a la presentación de la respectiva declaración de retención en la fuente.»
Los seis meses se cuentan desde la presentación de la declaración y no desde el vencimiento del plazo para declarar, dato que importa tanto a quien declara antes como a quien declara después de esa fecha.
El riesgo de esta excepción está en el inciso 4 de la misma norma: si la solicitud de compensación no se presenta oportunamente, o si es rechazada, la declaración no produce efecto legal alguno.
De acuerdo con nuestro criterio, esa contingencia hace poco recomendable la figura: como no hay certeza de que la Dian acepte la compensación, el contribuyente queda expuesto a una sanción por extemporaneidad que puede ser muy superior al beneficio de no haber desembolsado el pago.
Valor a pagar igual o inferior a 10 UVT.
La tercera excepción la introdujo la ley 2277 de 2022 y atiende precisamente los faltantes menores. Señala el parágrafo 3 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario:
«La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total producirá efectos legales, siempre y cuando el valor dejado de pagar no supere diez (10) UVT y este se cancele a más tardar dentro del año uno (1) siguiente contado a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar.»
Nótese que la norma se refiere al valor dejado de pagar y no al total de la declaración, de modo que la excepción cubre al contribuyente que pagó casi todo y quedó debiendo una suma menor, que es justamente el caso que producía los resultados más desproporcionados antes de esta reforma.
El plazo para pagar ese faltante es de un año contado desde el vencimiento del plazo para declarar, y durante ese tiempo se causan intereses moratorios.
La ineficacia solo opera frente al contribuyente.
Hay un punto que suele malentenderse: la declaración ineficaz no sirve al contribuyente, pero sí le sirve al Estado para cobrar.
Así lo dispone la segunda parte del inciso 5 del artículo 580-1:
«En todo caso, mientras el contribuyente no presente nuevamente la declaración de retención en la fuente con el pago respectivo, la declaración inicialmente presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara, expresa y exigible que podrá ser utilizado por la administración tributaria en los procesos de cobro coactivo, aun cuando en el sistema la declaración tenga una marca de ineficaz para el agente retenedor bajo los presupuestos establecidos en este artículo.»
Es decir que la declaración ineficaz no exonera de declarar de nuevo, pero al mismo tiempo le permite a la Dian cobrar coactivamente las retenciones declaradas y no pagadas.
Conviene saber de dónde viene esa regla. Con la redacción original de la norma, la declaración ineficaz no servía como título ejecutivo, de modo que la Dian debía proferir una liquidación de aforo para poder cobrar. La modificación buscó precisamente cerrar ese vacío.
Qué debe hacer el contribuyente.
La respuesta corta es presentar de nuevo la declaración, con su sanción y sus intereses. Pero hay tres precisiones que resuelven la mayoría de las dudas y que conviene tener claras antes de diligenciar el formulario.
La nueva declaración no es una corrección.
Como la declaración ineficaz no existe jurídicamente, no se puede corregir: lo que procede es presentar una declaración inicial, como si nunca se hubiera declarado el periodo.
De ahí se sigue una consecuencia práctica: no hay lugar a liquidar sanción por corrección, porque no se está corrigiendo nada. Lo que se liquida es la sanción por extemporaneidad, que se calcula sobre el total de las retenciones y por todos los meses transcurridos desde el vencimiento original del plazo.
Desde cuándo se liquidan los intereses.
Los intereses moratorios se liquidan desde el día siguiente al vencimiento del plazo para pagar las retenciones del periodo, no desde la fecha en que se presentó la declaración ineficaz ni desde que la Dian comunicó la ineficacia.
La razón es que la obligación de pagar nunca se extinguió, y su mora se cuenta desde su propio vencimiento, conforme a los artículos 634 y 635 del Estatuto Tributario, según explicamos en el artículo sobre los intereses moratorios de la Dian.
Naturalmente, los intereses se liquidan sobre las retenciones que estuvieron sin pagar, teniendo en cuenta los abonos que se hayan hecho y la fecha de cada uno.
Los pagos ya realizados no se pierden.
Es la duda que más angustia genera, y la respuesta es tranquilizadora: lo pagado no se pierde.
Los valores pagados en la declaración ineficaz, sean retenciones, sanciones o intereses, se imputan a los valores que se liquiden en la nueva declaración, de modo que solo hay que completar la diferencia.
Así, quien pagó la totalidad de las retenciones y dejó pendiente la sanción no tiene que volver a pagar las retenciones: en la nueva declaración paga la sanción y los intereses, y el pago anterior se abona a lo liquidado.
De acuerdo con nuestro criterio, conviene conservar el soporte de cada pago y verificar su imputación en el sistema antes de presentar la nueva declaración, porque de esa imputación depende que la segunda declaración sí quede con pago total.
Qué hará la Dian frente a una declaración ineficaz.
La administración tiene dos caminos, que no son excluyentes entre sí.
- Iniciar el cobro coactivo de las retenciones declaradas y no pagadas, con fundamento en la propia declaración ineficaz.
- Imponer la sanción por no declarar, previo emplazamiento, y de ser el caso proferir la liquidación de aforo.
Que la ley la autorice a cobrar coactivamente las retenciones consignadas en una declaración sin efectos legales no le quita la facultad de determinar oficialmente las retenciones a cargo, que conserva en todo caso.
Por eso la situación más costosa no es la ineficacia en sí, sino dejarla sin resolver: mientras el contribuyente no presente de nuevo la declaración, sigue siendo omiso y expuesto a la sanción por no declarar, que en esta declaración se liquida sobre los cheques girados o los costos y gastos del periodo.
El no pago de las retenciones también es delito.
Conviene recordar que en esta declaración el incumplimiento no se agota en lo sancionatorio.
El agente de retención que no consigna las sumas retenidas dentro de los plazos legales puede incurrir en el delito de omisión del agente retenedor, como explicamos en el artículo sobre la omisión de agente retenedor.
La razón de ese tratamiento es que las retenciones no son dinero del agente: son recursos que recauda de terceros por cuenta del Estado. Y la acción penal se extingue cuando la obligación se extingue por pago o compensación, lo que refuerza la conveniencia de resolver cuanto antes la declaración ineficaz.
La ineficacia en la retención de industria y comercio.
La figura no es exclusiva de las retenciones nacionales, aunque su aplicación territorial depende de cada entidad.
El artículo 59 de la ley 788 de 2002 obliga a departamentos y municipios a aplicar el procedimiento del Estatuto Tributario nacional a los tributos que administran, de modo que, por regla general, la declaración de retención de ICA presentada sin pago total también resulta ineficaz.
En el caso de Bogotá, la Secretaría Distrital de Hacienda se pronunció sobre el punto en el concepto 1241 de 2017. De acuerdo con nuestro criterio, antes de asumir cualquier conclusión conviene revisar el estatuto tributario distrital o municipal aplicable, porque los términos y las excepciones pueden diferir de los nacionales, como desarrollamos en el artículo sobre la declaración de retención de ICA en ceros.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Cuándo es ineficaz una declaración de retención en la fuente?
Cuando se presenta sin el pago total de los valores declarados, que incluyen las retenciones, la sanción por extemporaneidad y los intereses moratorios, y no se está en ninguna de las tres excepciones que prevé la norma.
¿La declaración de retención se puede presentar sin pago?
Sí, en tres casos: cuando se presenta dentro del plazo y las retenciones se pagan dentro de los dos meses siguientes al vencimiento; cuando el agente tiene un saldo a favor equivalente al doble de las retenciones y solicita la compensación dentro de los seis meses siguientes; y cuando el valor dejado de pagar no supera 10 UVT y se paga dentro del año siguiente.
¿Los dos meses para pagar aplican si declaro tarde?
No. Ese plazo solo cubre a quien presentó la declaración antes del vencimiento. Si la declaración es extemporánea, el pago debe hacerse junto con su presentación.
¿Cómo corrijo una declaración ineficaz?
No se corrige, porque jurídicamente no existe. Hay que presentar una nueva declaración inicial, liquidando la sanción por extemporaneidad y los intereses moratorios.
¿Se pierde lo que ya pagué?
No. Los valores pagados se imputan a los que liquide en la nueva declaración, de modo que solo debe completar la diferencia. Quien ya pagó las retenciones y quedó debiendo la sanción, en la nueva declaración paga la sanción y los intereses.
¿Desde cuándo se liquidan los intereses en la nueva declaración?
Desde el día siguiente al vencimiento del plazo para pagar las retenciones del periodo, no desde la presentación de la declaración ineficaz, teniendo en cuenta los abonos ya realizados y su fecha.
¿Cuál es la sanción por ineficacia?
No existe una sanción llamada así. La consecuencia es tener que presentar de nuevo la declaración, y por eso lo que se paga es la sanción por extemporaneidad, calculada sobre el total de las retenciones y por todos los meses transcurridos.
¿Puedo acogerme a la reducción de la sanción como omiso?
Depende. Esa reducción existe para la sanción por no declarar y opera presentando la declaración dentro del término para recurrir la resolución sanción. Mientras la Dian no haya impuesto esa sanción, lo que procede es liquidar la sanción por extemporaneidad.
¿Qué pasa si no pago la retención en la fuente a tiempo?
La declaración queda ineficaz, debe presentarla de nuevo con sanción e intereses, la Dian puede cobrar coactivamente lo declarado y el no consignar las retenciones puede constituir el delito de omisión del agente retenedor.
¿Se puede presentar sin pago la retención de ICA?
Por regla general aplica el mismo régimen, porque los municipios deben seguir el procedimiento del Estatuto Tributario nacional. Conviene revisar el estatuto tributario territorial, pues los términos pueden diferir.
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Si presenté las declaraciones de reteica, pero se pagaron después de dos meses y ahora me requiere la Secretaría de Hacienda, después de tres años con emplazamiento, y me propone declarar porque las declaraciones están ineficaces. Con respecto a lo que pagué en las declaraciones por impuesto es claro, pero los intereses no me quedan tan claros. ¿Debería liquidar intereses desde el día siguiente al vencimiento hasta la fecha en la que presente la nueva declaración y restarle los intereses que ya pagué?
Debe presentar nuevamente la declaración y los intereses se liquidan desde el día siguiente al vencimiento para el pago, hasta la fecha en que hizo el pago, que fue dos meses después, según comenta, intereses que probablemente ya liquidó y pagó en la declaración que fue ineficaz.
Aunque la declaración haya sido ineficaz, las retenciones se pagaron efectivamente, y no se debe pagar intereses moratorios después de que las sumas le fueron consignadas al municipio.
En este artículo se cita de forma errónea el inciso 2 del artículo 580-1, al señalar que el saldo a favor del contribuyente debe ser igual o superior a 82.000 UVT. Es necesario precisar que dicho inciso fue modificado por el artículo 270 de la Ley 1819 de 2016, el cual establece actualmente lo siguiente:
«Lo señalado en el inciso anterior no se aplicará cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago por parte de un agente retenedor que sea titular de un saldo a favor igual o superior a dos veces el valor de la retención a cargo, susceptible de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaración de retención en la fuente. Para tal efecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la presentación de la declaración de retención en la fuente por un valor igual o superior al saldo a pagar determinado en dicha declaración».
Gracias por la observación.
Buenos días, en el caso que se presentó de manera extemporánea la Retefuente; se calculó la sanción, pero SOLAMENTE se pagó el valor de la Retefuente y se dejó pendiente el pago de la sanción. ¿Cómo se soluciona el tema de “Ineficaz”? ¿Se paga la sanción pendiente por pagar para que ya la tomen en cuenta o se debe presentar nuevamente la Retefuente? ¿Qué pasaría con el valor que ya pagamos por Retefuente, se pierde?
La declaración es ineficaz sin necesidad de que se emita un acto administrativo que así lo declare, de modo que no surtió efecto legal alguno. Lo que debe hacer es presentar nuevamente la declaración y liquidar la sanción e intereses correspondientes.
En la segunda declaración, sólo debe pagar la sanción y los intereses moratorios, no las retenciones porque ya las pagó.
En el caso de la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá, ¿funciona bajo el mismo concepto de la norma? Una declaración a título de retención de ICA presentada en el bimestre I de 2024, la cual fue presentada con sanción liquidada del año fiscal 2024, ¿quedaría ineficaz si no fue pagada?
En general, sí. Puede consultar el concepto 1241 de 2017 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá.
Caso: Se presenta una declaración de retención en la fuente de manera Extemporánea luego de 21 dias de la fecha de vencimiento, el contribuyente liquida la sanción por extemporaneidad pero no los intereses y ademas no paga el total por lo cual la declaración es ineficaz, ahora luego de 6 meses la empresa se da cuenta y quiere corregir el acto, ¿ que debe hacer la empresa ? ¿ desde que día corren los intereses ? como se calcula la sanción? y los dos meses que dan para el pago cuenta a partir de la fecha de vencimiento quiere decir que estos dos meses no corren extemporaneidad en que casos ? en caso de no cumplimiento de la obligación formal antes de la fecha de vencimiento o no importa que no haya presentado la declaración?
Al ser una declaración ineficaz, se debe presentar de nuevo la declaración como si fuera por primera vez, es decir, extemporáneamente desde el vencimiento del plazo para declarar.
Los intereses se calculan desde el día en que venció el plazo para pagar las retenciones, considerando los valores que ya pagó.
Luego, si ya pagó la sanción, el valor pagado por ese concepto se imputaría a la sanción liquidada.
Los valores que haya pagado por retenciones, intereses y sanciones no se pierden; se imputan a los valores que liquide en la nueva declaración.
Los intereses se liquidan sobre las retenciones no pagadas oportunamente y lo que se pagó se tomaría como un abono.
Por favor, ¿alguien sabe para qué es el nuevo botón de MARCAR INEFICAZ EN LAS DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE? En el instructivo no dice cómo se usa o si va a cambiar la forma de pagar las retenciones ineficaces. Gracias.
Desconocemos su uso. Probablemente sea una forma de eliminar esa declaración para poder presentarla de nuevo.
Cuando vuelves a presentar la declaracion lo haces mediante correccion de declaracion para hacer el calculo de interes y sanciones, luego de presentada la Dian toma la primera como ineficaz, por que hubo un tiempo que estuvo inhabilitada la opcion de marcar como ineficaz la primera presentacion.
Muy buenas tardes:
Expreso por este medio mis más sinceros agradecimientos por su invaluable ayuda en estos temas fiscales. Qué ayuda tan enorme nos proporcionan. Muchas felicitaciones.
Gracias por los comentarios.
Buenas tardes. Se presentó la retención en la fuente del mes de abril en mayo, y se pagó en agosto. Posteriormente, me llegó un comunicado de ineficacia de esa retención. Entonces, llamé a la DIAN y les comenté que habíamos pagado el 5 de agosto el total de la retención con intereses de mora. Ellos me dijeron que debía volver a presentarla y pagar de nuevo. Mi pregunta es: ¿los intereses los debo liquidar desde la fecha de presentación en mayo o desde el 5 de agosto? Gracias.
Buenas tardes. En enero presenté la retención fuente correspondiente a diciembre de 2022. No la pagué en los dos meses. Debo presentarla y liquidar la sanción. ¿Me puedo acoger a la reducción de la sanción como omisa, o solo debo pagar el valor adeudado sin presentar nuevamente la retención, ya que me genera mucha sanción?
Debe liquidar la sanción por extemporaneidad.
El valor cancelado de retención en la fuente a título de renta que inicialmente se pagó no se debe volver a pagar, ya que la DIAN asociará este pago a la nueva declaración que se presente.
Es correcto. El pago se abona a la nueva declaración que se presente.