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El artículo 580-1 del Estatuto Tributario establece que las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin el pago total son ineficaces, a menos que el saldo pendiente no supere 10 UVT y se pague dentro del año siguiente, o si el contribuyente tiene saldos a favor equivalentes por lo menos al doble de las retenciones a cargo. La ineficacia es automática y no requiere un acto administrativo. En caso de ineficacia, el contribuyente debe volver a presentar la declaración, lo que podría acarrear sanciones por extemporaneidad. Existen excepciones para mantener la validez de la declaración, como pagar las retenciones dentro de los dos meses siguientes si la declaración se presentó oportunamente.
Según el artículo 580-1 del Estatuto Tributario, las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin el pago total son ineficaces (no tienen efecto alguno), salvo cuando el saldo pendiente no supere 10 UVT y se pague dentro del año siguiente, o cuando el contribuyente tenga saldos a favor equivalentes, al menos, al doble de las retenciones a cargo. Si la declaración se presenta antes del vencimiento del plazo, el pago total debe efectuarse dentro de los dos meses siguientes; si se presenta después, debe presentarse con el pago total para que sea válida.
- Declaración de retención ineficaz.
- Pago total de las retenciones en la fuente – ¿Qué significa?
- Efectos de la ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente.
- Ineficacia de pleno derecho en las declaraciones de retención en la fuente.
- Casos en que se puede presentar la declaración de retención en la fuente sin pago total.
- La ineficacia predica respecto al contribuyente.
- Lo que debe hacer el contribuyente frente a una declaración de retención ineficaz.
- Lo que hará la Dian frente a una declaración de retención en la fuente ineficaz.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Cuándo es ineficaz una declaración de retención en la fuente?
- ¿La declaración de retención en la fuente se puede presentar sin pago?
- ¿Qué pasa si no pago la retención en la fuente a tiempo?
- ¿Cómo corregir una declaración de retención ineficaz?
- ¿Cuál es la sanción por ineficacia de la retención en la fuente?
- ¿Cuándo una declaración de retención en la fuente es ineficaz?
- ¿Cuándo se da por no presentada la retención en la fuente?
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Declaración de retención ineficaz.
Una declaración tributaria ineficaz es aquella que no tiene ni tuvo efecto jurídico alguno, debido a los defectos que le impidieron nacer a la vida jurídica.
Una declaración ineficaz es como si no existiera, es decir, como si nunca se hubiera presentado, por lo que el contribuyente sigue teniendo la obligación de presentarla, y hasta tanto no lo haga permanece como omiso.
En el caso de la declaración de retención en la fuente, no hace falta que se profiera un acto administrativo que la declare ineficaz, en razón de que la ineficacia es de pleno derecho por la sola configuración de la causal de ineficacia, que es presentarla sin pago total, es decir, presentar la declaración de retención sin hacer el pago de las retenciones declaradas.
Pago total de las retenciones en la fuente – ¿Qué significa?
Para que la declaración de retención en la fuente surta efectos legales, debe presentarse con pago total, según señala el inciso primero del artículo 580-1 del Estatuto Tributario:
«Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.»
El pago total implica que se deban pagar todos los conceptos que se consignen en la respectiva declaración, que pueden ser:
- Retenciones.
- Intereses moratorios.
- Sanciones.
En caso de que la declaración tenga los tres conceptos, lo que ocurre cuando la declaración se presenta después de haber vencido el plazo para declarar, es preciso pagarlos todos, ya que la norma no hace distinción alguna y se limita a exigir el pago total.
Adicionalmente, cuando se hace un pago parcial, este se imputa proporcionalmente a cada concepto, de modo que una pequeña parte de las retenciones se quedará sin pago, como se explica en el siguiente artículo:
Efectos de la ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente.
Cuando una declaración de retención en la fuente es ineficaz, se entiende que no existe jurídicamente, y es como si no se hubiera presentado, de manera que el agente de retención o contribuyente queda obligado a presentarla nuevamente, como si nunca hubiera declarado.
Por lo anterior, se debe presentar nuevamente la declaración, y cuando ello suceda, seguramente ya será extemporánea, debiendo liquidar la respectiva sanción por extemporaneidad.
Ineficacia de pleno derecho en las declaraciones de retención en la fuente.
Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total son ineficaces de pleno derecho por la sola circunstancia de presentarlas sin pago.
Señala el inciso primero del artículo 580-1 del Estatuto Tributario:
«Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.»
La norma es clara en señalar que no se requiere que la Dian profiera un acto administrativo que declare la ineficacia de la declaración de retención en la fuente, por lo que esta opera ipso jure.
Casos en que se puede presentar la declaración de retención en la fuente sin pago total.
A pesar de que la regla general impone la ineficacia de la declaración de retención en la fuente presentada sin pago total, la ley considera dos excepciones que permiten presentar la declaración sin pago total sin que se afecte la eficacia de la declaración, es decir, que esta sigue siendo válida.
Contribuyentes con saldos a favor.
El inciso segundo del artículo 580-1 del Estatuto Tributario señala que los contribuyentes que cumplan con las siguientes condiciones:
- Que tengan un saldo a favor que equivalga por lo menos a dos veces las retenciones a cargo.
- Que el saldo a favor sea susceptible de compensación.
- Que el saldo a favor se haya generado antes de la presentación de la declaración de retención.
- Que la solicitud de compensación se presente dentro de los 6 meses siguientes a la presentación de la declaración.
Por ejemplo, si las retenciones a pagar son de $10.000.000, el saldo a favor debe ser de por lo menos $20.000.000, y debe ser un saldo a favor que se pueda solicitar en compensación, como por ejemplo un saldo a favor en el impuesto a la renta.
Compensación de las retenciones en la fuente.
Para que la declaración de retención en la fuente no pierda su validez o eficacia, la solicitud de compensación se debe presentar dentro de los 6 meses siguientes a la presentación de la respectiva declaración, como lo señala el inciso tercero del artículo 580-1 del Estatuto Tributario:
«El agente retenedor deberá solicitar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar determinado en la declaración de retención, dentro de los seis meses (6) siguientes a la presentación de la respectiva declaración de retención en la fuente.»
Obsérvese que los 6 meses se cuentan desde que se presentó la declaración sin pago total, no desde la fecha de vencimiento para declarar, punto a tener en cuenta para quienes declaran antes de la fecha de vencimiento o después de ella.
Por su parte, el inciso cuarto del mismo artículo señala:
«Cuando el agente retenedor no solicite la compensación del saldo a favor oportunamente o cuando la solicitud sea rechazada la declaración de retención en la fuente presentada sin pago no producirá efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.»
Por lo anterior, el contribuyente debe tener seguridad de que el saldo a favor con el que pretende compensar las retenciones en la fuente es cierto y suficiente, y que no hay riesgo de que la Dian lo rechace o desconozca.
Como no hay certeza de que la Dian no rechazará la solicitud de compensación, seguramente es mejor evitar recurrir a esta figura, pues el costo de la sanción por extemporaneidad que se genera en caso de un rechazo de la Dian puede ser importante.
Declaraciones de retención con valor a pagar inferior a 10 UVT.
En los casos en que el pago total de la declaración de retención en la fuente sea igual o inferior a 10 UVT, se puede presentar sin pago, sin que afecte la eficacia de la declaración, siempre que se pague dentro del año siguiente.
Señala el parágrafo 3 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario, adicionado por la ley 2277 de 2022:
«La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total producirá efectos legales, siempre y cuando el valor dejado de pagar no supere diez (10) UVT y este se cancele a más tardar dentro del año uno (1) siguiente contado a partir de la fecha de vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior, sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar.»
Es de suponer que la Dian no proferirá emplazamiento para declarar hasta tanto no transcurra ese término, o enviará algún oficio persuasivo para que el contribuyente pague las retenciones y evite la ineficacia de la declaración.
Declaraciones de retención presentadas antes del vencimiento para declarar.
La declaración de retención en la fuente que se presente sin pago total antes de la fecha de vencimiento del plazo para declarar será válida, siempre que se paguen las retenciones en la fuente dentro de los dos meses siguientes a la fecha de vencimiento para declarar, según lo señala el inciso 5 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario, modificado por la ley 2010 de 2019:
«La declaración de retención en la fuente que se haya presentado sin pago total antes del vencimiento del plazo para declarar producirá efectos legales, siempre y cuando el pago total de la retención se efectúe o se haya efectuado a más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir de la fecha del vencimiento del plazo para declarar. Lo anterior sin perjuicio de la liquidación de los intereses moratorios a que haya lugar. En todo caso, mientras el contribuyente no presente nuevamente la declaración de retención en la fuente con el pago respectivo, la declaración inicialmente presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara, expresa y exigible que podrá ser utilizado por la Administración Tributaria en los procesos de cobro coactivo, aún cuando en el sistema la declaración tenga una marca de ineficaz para el agente retenedor bajo los presupuestos establecidos en este artículo.»
Lo anterior permite afirmar que la declaración de retención en la fuente será ineficaz si las retenciones declaradas no se pagan dentro de los dos meses siguientes a la fecha de vencimiento para declarar.
Toda declaración de retención que se presente oportunamente se puede presentar sin pago, pero este se debe hacer en los dos meses siguientes al vencimiento para declarar.
Si la declaración se presenta luego de vencido el plazo para declarar, el pago se debe hacer junto con la presentación, puesto que en el caso de que haya extemporaneidad no aplica el plazo de dos meses para pagar las retenciones.
La ineficacia predica respecto al contribuyente.
Una declaración presentada sin pago es ineficaz en la medida en que no tiene efectos legales, pero esa ineficacia es parcial en razón a lo dispuesto en la segunda parte del inciso 5 del artículo 580-1 del Estatuto Tributario:
«En todo caso, mientras el contribuyente no presente nuevamente la declaración de retención en la fuente con el pago respectivo, la declaración inicialmente presentada se entiende como documento que reconoce una obligación clara, expresa y exigible que podrá ser utilizado por la administración tributaria en los procesos de cobro coactivo, aun cuando en el sistema la declaración tenga una marca de ineficaz para el agente retenedor bajo los presupuestos establecidos en este artículo.»
A pesar de no tener efectos legales obligando al contribuyente a declarar nuevamente, para el estado sí tiene efectos legales que le permiten cobrar coactivamente las retenciones declaradas y no pagadas.
Como estaba redactada originalmente esta norma, al ser ineficaz la declaración, esta no servía como título ejecutivo para cobrar las retenciones declaradas, de manera que, si la Dian quería cobrarlas coactivamente, debía proferir una liquidación de aforo, por ello se modificó la norma para permitir que la declaración, a pesar de ser ineficaz, sirviera para cobrar coactivamente las retenciones declaradas.
Lo que debe hacer el contribuyente frente a una declaración de retención ineficaz.
Cuando una declaración de retención en la fuente carece de efectos legales por haberse presentado sin pago total, el contribuyente debe presentar nuevamente la declaración, y como esa nueva declaración será necesariamente extemporánea, tendrá que pagar la sanción por extemporaneidad e intereses moratorios correspondientes.
Lo que hará la Dian frente a una declaración de retención en la fuente ineficaz.
Una vez configurada la ineficacia de la declaración de retención en la fuente, la Dian puede hacer dos cosas:
- Iniciar el cobro coactivo de las retenciones declaradas y no pagadas.
- Imponer una sanción por no declarar, previo emplazamiento para declarar y, de ser el caso, proferir una liquidación de aforo.
El hecho de que la ley autorice a la Dian a cobrar coactivamente las retenciones en la fuente consignadas en una declaración sin efectos legales no afecta la facultad que tiene de iniciar un proceso de aforo que comienza con el emplazamiento por no declarar y termina con la liquidación de aforo, lo cual incluye la imposición de la sanción por no declarar.
La determinación oficial de las retenciones a cargo es una facultad que conserva la Dian incluso si cobra coactivamente las retenciones declaradas por el contribuyente.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
¿Cuándo es ineficaz una declaración de retención en la fuente?
Una declaración de retención en la fuente es ineficaz cuando se presenta sin pagar las retenciones liquidadas, al igual que las sanciones y los intereses que se incluyan.
¿La declaración de retención en la fuente se puede presentar sin pago?
Sí, la ley permite presentar la declaración sin pago en los siguientes casos:
- Cuando se presente oportunamente, condicionado a pagar las retenciones dentro de los dos meses siguientes.
- Cuando el contribuyente tiene un saldo a favor equivalente a por lo menos el doble de las retenciones a pagar.
- Cuando las retenciones a pagar no superan los 10 Uvt.
Estas excepciones están condicionadas a que se paguen o compensen las retenciones dentro del plazo establecido por la norma.
¿Qué pasa si no pago la retención en la fuente a tiempo?
Si no paga las retenciones en la fuente a su debido tiempo, su declaración será ineficaz y, además, incurre en el delito de omisión de agente retenedor, un delito penal que puede dar hasta 108 meses de cárcel.
¿Cómo corregir una declaración de retención ineficaz?
Una declaración ineficaz no se puede corregir porque jurídicamente no existe; lo que se debe hacer es presentar una nueva declaración.
¿Cuál es la sanción por ineficacia de la retención en la fuente?
La sanción que aplica cuando la declaración de retención en la fuente es ineficaz es la de extemporaneidad, debido a la necesidad de presentar nuevamente la declaración como si fuera por primera vez.
¿Cuándo una declaración de retención en la fuente es ineficaz?
Es ineficaz cuando se presenta sin el pago total de los valores declarados y no se encuentra dentro de las excepciones que establece la norma.
El simple hecho de presentar la declaración sin pago no necesariamente implica la ineficacia de la declaración, sino que se deben observar los casos en que la norma permite declarar sin pago total.
¿Cuándo se da por no presentada la retención en la fuente?
Cuando se presenta sin cumplir los requisitos que señala el artículo 580 del Estatuto Tributario, como, por ejemplo, la falta de la firma del contribuyente o representante legal, cuando no se identifique al declarante o cuando no se firme por quien debe hacerlo.
No se debe confundir una declaración ineficaz con una que se considera como no presentada, ya que son situaciones distintas con regulaciones distintas.
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En este artículo se cita de forma errónea el inciso 2 del artículo 580-1, al señalar que el saldo a favor del contribuyente debe ser igual o superior a 82.000 UVT. Es necesario precisar que dicho inciso fue modificado por el artículo 270 de la Ley 1819 de 2016, el cual establece actualmente lo siguiente:
«Lo señalado en el inciso anterior no se aplicará cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago por parte de un agente retenedor que sea titular de un saldo a favor igual o superior a dos veces el valor de la retención a cargo, susceptible de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaración de retención en la fuente. Para tal efecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la presentación de la declaración de retención en la fuente por un valor igual o superior al saldo a pagar determinado en dicha declaración».
Gracias por la observación.
Buenos días, en el caso que se presentó de manera extemporánea la Retefuente; se calculó la sanción, pero SOLAMENTE se pagó el valor de la Retefuente y se dejó pendiente el pago de la sanción. ¿Cómo se soluciona el tema de “Ineficaz”? ¿Se paga la sanción pendiente por pagar para que ya la tomen en cuenta o se debe presentar nuevamente la Retefuente? ¿Qué pasaría con el valor que ya pagamos por Retefuente, se pierde?
La declaración es ineficaz sin necesidad de que se emita un acto administrativo que así lo declare, de modo que no surtió efecto legal alguno. Lo que debe hacer es presentar nuevamente la declaración y liquidar la sanción e intereses correspondientes.
En la segunda declaración, sólo debe pagar la sanción y los intereses moratorios, no las retenciones porque ya las pagó.
En el caso de la Secretaría de Hacienda Distrital de Bogotá, ¿funciona bajo el mismo concepto de la norma? Una declaración a título de retención de ICA presentada en el bimestre I de 2024, la cual fue presentada con sanción liquidada del año fiscal 2024, ¿quedaría ineficaz si no fue pagada?
En general, sí. Puede consultar el concepto 1241 de 2017 de la Secretaría de Hacienda de Bogotá.
Caso: Se presenta una declaración de retención en la fuente de manera Extemporánea luego de 21 dias de la fecha de vencimiento, el contribuyente liquida la sanción por extemporaneidad pero no los intereses y ademas no paga el total por lo cual la declaración es ineficaz, ahora luego de 6 meses la empresa se da cuenta y quiere corregir el acto, ¿ que debe hacer la empresa ? ¿ desde que día corren los intereses ? como se calcula la sanción? y los dos meses que dan para el pago cuenta a partir de la fecha de vencimiento quiere decir que estos dos meses no corren extemporaneidad en que casos ? en caso de no cumplimiento de la obligación formal antes de la fecha de vencimiento o no importa que no haya presentado la declaración?
Al ser una declaración ineficaz, se debe presentar de nuevo la declaración como si fuera por primera vez, es decir, extemporáneamente desde el vencimiento del plazo para declarar.
Los intereses se calculan desde el día en que venció el plazo para pagar las retenciones, considerando los valores que ya pagó.
Luego, si ya pagó la sanción, el valor pagado por ese concepto se imputaría a la sanción liquidada.
Los valores que haya pagado por retenciones, intereses y sanciones no se pierden; se imputan a los valores que liquide en la nueva declaración.
Los intereses se liquidan sobre las retenciones no pagadas oportunamente y lo que se pagó se tomaría como un abono.
Por favor, ¿alguien sabe para qué es el nuevo botón de MARCAR INEFICAZ EN LAS DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE? En el instructivo no dice cómo se usa o si va a cambiar la forma de pagar las retenciones ineficaces. Gracias.
Desconocemos su uso. Probablemente sea una forma de eliminar esa declaración para poder presentarla de nuevo.
Cuando vuelves a presentar la declaracion lo haces mediante correccion de declaracion para hacer el calculo de interes y sanciones, luego de presentada la Dian toma la primera como ineficaz, por que hubo un tiempo que estuvo inhabilitada la opcion de marcar como ineficaz la primera presentacion.
Muy buenas tardes:
Expreso por este medio mis más sinceros agradecimientos por su invaluable ayuda en estos temas fiscales. Qué ayuda tan enorme nos proporcionan. Muchas felicitaciones.
Gracias por los comentarios.
Buenas tardes. Se presentó la retención en la fuente del mes de abril en mayo, y se pagó en agosto. Posteriormente, me llegó un comunicado de ineficacia de esa retención. Entonces, llamé a la DIAN y les comenté que habíamos pagado el 5 de agosto el total de la retención con intereses de mora. Ellos me dijeron que debía volver a presentarla y pagar de nuevo. Mi pregunta es: ¿los intereses los debo liquidar desde la fecha de presentación en mayo o desde el 5 de agosto? Gracias.
Buenas tardes. En enero presenté la retención fuente correspondiente a diciembre de 2022. No la pagué en los dos meses. Debo presentarla y liquidar la sanción. ¿Me puedo acoger a la reducción de la sanción como omisa, o solo debo pagar el valor adeudado sin presentar nuevamente la retención, ya que me genera mucha sanción?
Debe liquidar la sanción por extemporaneidad.
El valor cancelado de retención en la fuente a título de renta que inicialmente se pagó no se debe volver a pagar, ya que la DIAN asociará este pago a la nueva declaración que se presente.
Es correcto. El pago se abona a la nueva declaración que se presente.