El estatuto tributario impone una serie de obligaciones a los agentes de retención como es practicar la retención, presentar la declaración, consignarlas y expedir los certificados de retención en la fuente.
Obligación de retener.
Naturalmente que todo agente retenedor debe practicar la retención en la fuente cuando haya lugar a ello, toda vez que esa es su razón de existir. Para esto se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención, como el concepto a retener, lo mismo que las bases y tarifas.
Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).
Si un agente de retención estando obligado a practicar la retención no lo hiciere, deberá responder ante el estado por el valor dejado de retener incluyendo intereses. En este caso, el agente de retención puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.
Obligación de declarar las retenciones practicadas.
Todo agente de retención está en la obligación de declarar las retenciones que haya practicado.
La declaración de retención es mensual, pero en lo casos en que no se hayan practicado retenciones en el mes, no es obligatorio presentar la declaración de retención en ceros.
La obligación de presentar la declaración de retención en la fuente comienza cuando el agente de retención inicia actividades, no a partir de la fecha de inscripción en la Rut, en caso que esta sea anterior a la fecha de inicio de actividades.
La declaración se debe presentar correctamente y dentro de los plazos fijados por el reglamento.
Consignar las retenciones practicadas.
El agente retenedor está en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, su declaración se considera ineficaz como se explica en el siguiente artículo.
Adicionalmente, el hecho de no pagar oportunamente las retenciones practicadas, es considerado un delito penal por la legislación colombiana, castigado hasta con 108 meses de cárcel, en los términos que se señalan en el siguiente artículo.
Este delito se conoce como omisión de agente de retención.
Expedir certificados de retención.
Los agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido.
El certificado debe ser expedido dentro de los plazos fijados por el gobierno nacional, pues de no hacerse el agente de retención en la fuente se expone a ser sancionado por la Dian.
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