Todo agente de retención debe cumplir una serie de obligaciones definidas por la ley, y su incumplimiento será sancionado.
A continuación relacionamos las obligaciones que debe cumplir todo agente de retención
Obligación de retener
Naturalmente que todo agente retenedor debe practicar la retención en la fuente cuando haya lugar a ello. Para esto se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención, como el concepto a retener.
Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).
Si un agente de retención estando obligado a practicar la retención y no lo hiciere, deberá responder ante el estado por el valor dejado de retener incluyendo intereses. En este caso, el agente de retención puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.
Obligación de declarar
Todo agente de retención está en la obligación de declarar las retenciones que haya practicado.
La declaración de retención es mensual, pero en lo casos en que no se hayan practicado retenciones no es obligatorio presentar la declaración de retención en ceros.
La declaración se debe presentar correctamente.
Consultar:
- Cuando una declaración se considera como no presentada
- Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por contador público
Consignar las retenciones
El agente retenedor está en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, su declaración se considera ineficaz.
Consulte: Ineficacia de la declaración de retención en la fuente presentada sin pago total.
Adicionalmente, el hecho de no pagar oportunamente las retenciones practicadas, es considerado un delito penal por la legislación colombiana.
Consulte: Responsabilidad penal por no pagar las retenciones y el Iva
Expedir certificados
Los agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido. El certificado debe ser expedido dentro de los plazos fijados por el gobierno nacional.
Consulte: Sanción por no expedir certificados de retención en la fuente.
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