Obligaciones de los agentes de retención

El estatuto tributario impone una serie de obligaciones a los agentes de retención, como practicar la retención, presentar la declaración, consignarlas y expedir los certificados de retención en la fuente.

Obligación de retener.

Naturalmente, todo agente retenedor debe practicar la retención en la fuente cuando haya lugar a ello, toda vez que esa es su razón de existir. Es su principal obligación. Para esto, se debe tener en cuenta tanto el sujeto de retención como el concepto a retener, lo mismo que las bases y tarifas.

Respecto a los sujetos de retención, hay que tener en cuenta que algunas empresas no están sujetas a retención en la fuente por renta, como es el caso de las empresas pertenecientes al régimen especial, a las entidades no contribuyentes, al Estado y sus diferentes unidades administrativas, y cuando la operación sujeta a retención no supere los topes establecidos por la ley (4 UVT en servicios y 27 UVT en compras).

Agentes de retención en la fuente.Personas naturales o empresas que deben actuar como agentes de retención en renta, Iva e Ica.

Si un agente de retención, estando obligado a practicar la retención, no lo hiciere, deberá responder ante el Estado por el valor dejado de retener, incluyendo intereses. En este caso, el agente de retención puede solicitar al sujeto de retención el reembolso del valor no retenido.

Obligación de declarar las retenciones practicadas.

Todo agente de retención está en la obligación de declarar las retenciones que haya practicado.

La declaración de retención es mensual, pero en los casos en que no se hayan practicado retenciones en el mes, no es obligatorio presentar la declaración de retención en ceros.

La obligación de presentar la declaración de retención en la fuente comienza cuando el agente de retención inicia actividades, no a partir de la fecha de inscripción en la RUT, en caso de que esta sea anterior a la fecha de inicio de actividades.

Declaración de retención en la fuente en ceros.Si el agente de retención no practicó ninguna retención en la fuente, no debe presenta la declaración de retención en la fuente en ceros.

La declaración se debe presentar correctamente y dentro de los plazos fijados por el reglamento.

Consignar las retenciones practicadas.

El agente retenedor está en la obligación de consignar oportunamente los valores retenidos. Si no lo hace, su declaración se considera ineficaz, como se explica en el siguiente artículo.

Ineficacia de las declaraciones de retención en la fuente sin pago total.Requisitos y condiciones para que una declaración de retención en la fuente presentada si pago quede sin efectos legales.

Además, tendrá que pagar intereses moratorios desde la fecha de vencimiento del plazo para declarar y pagar hasta la fecha en que pague las retenciones.

Expedir certificados de retención.

Los agentes de retención están obligados a expedir los respectivos certificados de retención a los sujetos pasivos a quienes se les haya retenido.

Certificado de retención en la fuente.Todo agente de retención debe expedir los certificados de las retenciones practicadas con los requisitos de ley.

El certificado debe ser expedido dentro de los plazos fijados por el Gobierno Nacional, pues de no hacerse, el agente de retención en la fuente se expone a ser sancionado por la DIAN.

Responsabilidad del agente de retención.

La obligación del agente de retención es retener, consignar lo retenido y certificarlo, y tiene responsabilidad penal si no consigna los valores retenidos dentro de los plazos fijados por el Gobierno.

Adicionalmente, el hecho de no pagar oportunamente las retenciones practicadas es considerado un delito penal por la legislación colombiana, castigado hasta con 108 meses de cárcel, en los términos que se señalan en el siguiente artículo.

Omisión de agente retenedor.Hasta 108 meses de cárcel para quienes no paguen el Iva recaudado y las retenciones en la fuente practicadas.

Este delito se conoce como omisión de agente de retención, tipificado en el artículo 402 del Código Penal.