¿Qué es la depreciación?

La depreciación es el mecanismo con el que se reconoce, periodo a periodo, el desgaste que sufre un activo por el uso que se hace de él. No es un simple procedimiento contable: al llevar ese desgaste al gasto, disminuye la utilidad y con ella lo que se distribuye a los socios y se paga en impuestos, de modo que la empresa conserva los recursos con los que repondrá el activo cuando quede inservible. ¿Cómo se determina y cómo se contabiliza?

Qué es la depreciación.

Un activo que se usa en las operaciones de la empresa sufre un desgaste natural que va reduciendo su vida operativa hasta que queda obsoleto o inservible. La depreciación reconoce ese desgaste distribuyendo el valor del activo a lo largo del tiempo en que se espera usarlo.

Cada activo se desgasta según su naturaleza y su uso, de modo que unos se deprecian más rápido que otros. A medida que se reconoce el gasto, el valor del activo en los libros disminuye, hasta llegar a cero o a su valor residual.

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El efecto financiero.

La depreciación tiene dos efectos simultáneos: lleva un gasto al estado de resultados, con lo que disminuye la utilidad, y reduce el valor del activo en el balance.

Ahí está su verdadera razón de ser. El activo que se usa termina por quedar inservible y hay que reponerlo para seguir operando. Si no se depreciara, ese valor nunca iría al gasto, la utilidad sería mayor y esos recursos saldrían de la empresa como distribución de utilidades o como impuestos. Al depreciar, en cambio, la empresa retiene los recursos con los que repondrá el activo.

De ahí también la relación que a veces incomoda: entre más se usa un activo, más ingresos genera, pero más se desgasta, y ese mayor gasto por depreciación reduce la utilidad del periodo.

Cómo se calcula la depreciación.

El cálculo requiere cuatro variables:

1. El valor del activo.
2. Su vida útil.
3. El método de depreciación que se aplique.
4. El valor residual, cuando se fija.

El valor residual no siempre es obligatorio, y los métodos son varios: cada empresa elige el que refleje el consumo del activo, como explicamos en el artículo sobre los métodos de depreciación enlazada previamente.

Supongamos un activo de $100.000.000, con una vida útil de 10 años, valor residual de $20.000.000 y método de línea recta. La cuota anual resulta de restar el valor residual y dividir entre la vida útil: $8.000.000 al año.

En el último año el valor en libros coincide con el valor residual. Sin valor residual, la cuota sería de $10.000.000 y el activo quedaría en cero. Cambiar de método altera el monto de cada cuota, pero no el resultado final. Puede hacer el cálculo con la calculadora de depreciación.

La depreciación en las NIIF y en la norma fiscal.

Aquí conviven dos lógicas que conviene no confundir, porque históricamente en Colombia la depreciación se llevó con criterio fiscal y no según la vida útil real de los activos.

Qué dice la técnica contable.

La sección 17 de las NIIF para las pymes no fija una vida útil por tipo de activo: obliga a distribuir sistemáticamente el importe depreciable a lo largo de la vida útil, entendida como el tiempo durante el cual la empresa espera obtener beneficios económicos del activo. Cada empresa la determina en su manual de políticas contables, según la propiedad, planta y equipo que tenga y el uso que le dé.

Para estimarla se consideran el uso previsto del activo, el desgaste anual esperado, la obsolescencia técnica y comercial y las restricciones legales sobre su utilización.

El ejemplo clásico lo muestra bien: el vehículo de un gerente, que solo se usa para desplazarse a la oficina, tiene una vida útil real mayor que el de un vendedor que visita quince clientes diarios en varias ciudades. Bajo la técnica contable, esos dos vehículos no tienen por qué depreciarse igual.

La misma sección obliga a revisar la estimación cuando cambian las condiciones: un cambio en el uso del activo, un desgaste inesperado, un avance tecnológico o una variación en los precios de mercado pueden indicar que el valor residual o la vida útil cambiaron. En ese caso se ajustan el valor residual, el método o la vida útil, y el ajuste se trata como un cambio en una estimación contable, no como la corrección de un error.

Qué dice la norma fiscal.

El artículo 137 del Estatuto Tributario no fija la vida útil, sino la tasa anual máxima de depreciación: remite a la técnica contable y limita el resultado con una tabla, que reproducimos en el artículo sobre la vida útil de los activos fijos.

Por eso conviven las dos reglas sin contradecirse: la empresa determina la vida útil según su realidad operativa y deduce la depreciación resultante, siempre que la tasa no supere el tope fiscal.

Cuando la tasa contable excede la fiscal, se genera una diferencia que la ley no pierde, como dispone el parágrafo 4 del mismo artículo:

«Las deducciones por depreciación no deducibles porque exceden los límites establecidos en este artículo o en el reglamento, en el año o periodo gravable, generarán una diferencia que será deducible en los periodos siguientes al término de la vida útil del activo. En todo caso, la recuperación de la diferencia, anualmente, no podrá exceder el límite establecido en este artículo o el reglamento calculado sobre el costo fiscal menos el valor residual del activo.»

Eso obliga a controlar el exceso de la depreciación contable sobre la fiscal, porque se recupera después de terminada la vida útil del activo. Es una de las partidas que deben quedar identificadas en la conciliación fiscal, y los requisitos de la deducción están en el artículo sobre la deducción por depreciación de activos.

Activos que no se deprecian.

Como la depreciación reconoce el desgaste por el uso, el activo que no está en condiciones de usarse no se deprecia. Estos son los casos habituales:

• Activos en construcción o montaje. Los edificios en construcción y la maquinaria en montaje no se deprecian mientras no puedan utilizarse. Empiezan a depreciarse cuando quedan en condiciones de operar y de generar ingresos.
• No se deprecian porque se supone que no se desgastan con el uso: el suelo donde está construido un centro comercial será el mismo después de muchos años.
• Inventarios y valores mobiliarios. No son activos fijos, de modo que están fuera del concepto.

Los terrenos pueden perder área o valor por causas ajenas al uso, como un desastre natural, pero esa pérdida no se reconoce como depreciación: obedece a fuerza mayor o caso fortuito y tiene su propio tratamiento.

Tampoco debe confundirse la depreciación con el deterioro del valor de los activos, que reconoce una pérdida de valor distinta del desgaste por el uso.

Activos completamente depreciados.

Ocurre con frecuencia que un activo termina de depreciarse y sigue funcionando y generando ingresos. La primera consecuencia es que no puede seguir depreciándose, porque no se puede llevar al gasto más del 100% de su valor.

Para eso existe el valor residual, lo que antes se llamaba cuota de salvamento: permite dejar en libros el valor que el activo conserva aunque ya esté amortizado. Si no se fijó valor residual, el activo queda en cero y permanece en el inventario de activos hasta que se dé de baja o se venda. De acuerdo con nuestro criterio, conviene revisar la estimación antes de llegar a ese punto: si el activo va a seguir en uso, lo técnico es ajustar la vida útil o el valor residual, no esperar a que quede en cero.

Cómo se contabiliza la depreciación.

La depreciación implica dos registros simultáneos: un gasto y una disminución del valor del activo. Pero esa disminución no se resta directamente de la cuenta del activo, sino que se acumula en una cuenta separada, la de depreciación acumulada.

Supongamos un vehículo de $20.000.000 con una vida útil de cinco años, depreciado por línea recta: la cuota anual es de $4.000.000.

En el plan único de cuentas del Decreto 2650 de 1993, la cuenta 1592 registra la depreciación acumulada de cada activo y la del gasto depende del área que lo use: la 5160 para administración y la 5260 para ventas.

Depreciación acumulada.

La depreciación acumulada es la suma de las cuotas reconocidas hasta la fecha. Si un vehículo de $100.000.000 se deprecia a $20.000.000 por año, al cierre del segundo año la depreciación acumulada es de $40.000.000 y su valor neto en libros, de $60.000.000.

El cálculo puede hacerse mensual o anual, según la política de la empresa, y cada cuota se suma a las anteriores.

Diferencia entre depreciación y amortización.

En contabilidad los dos términos designan ideas parecidas, pero no iguales. La depreciación se aplica a los activos fijos tangibles y reconoce su desgaste; la amortización se aplica a los intangibles y a los diferidos, y distribuye una inversión en el tiempo.

Amortizar se usa además en los créditos y pasivos, donde cada pago reduce el saldo hasta extinguir la obligación.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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