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El desprendible de nómina, también llamado comprobante de nómina, colilla o recibo de pago, es el documento en el que consta lo que el trabajador devengó en el periodo, lo que se le descontó y el neto que recibió. La ley laboral no obliga al empleador a entregarlo, pero sí a informar al trabajador los aportes pagados a seguridad social, según el artículo 32 de la ley 1393 de 2010. ¿Qué debe contener, cuándo es exigible alguna información y qué relación tiene con la nómina electrónica?
Qué es un desprendible de nómina.
El desprendible de nómina es el resumen de la liquidación de un trabajador en un periodo de pago. Su nombre viene de la época en que se entregaba como una parte separable del cheque o del sobre de pago.
Hoy se le conoce con varios nombres que significan lo mismo: desprendible de pago, comprobante de nómina, colilla de pago, volante o recibo de nómina. Algunos empleadores lo hacen firmar al trabajador como constancia de recibo, y otros lo envían por correo o lo publican en un portal.
Además de informar al trabajador, el desprendible sirve como soporte ante terceros. Los bancos lo piden en los estudios de crédito porque muestra el salario y los descuentos que ya tiene el trabajador, y en particular las libranzas.
Qué debe contener un desprendible de nómina.
No hay un formato legal, pero un desprendible completo refleja las tres partes de la liquidación: lo devengado, las deducciones y el neto. Este es un modelo con un salario de $5.000.000 y horas extras en el mes:
| Concepto | Devengado | Deducciones |
|---|---|---|
| Salario básico (30 días) | $5.000.000 | |
| Horas extras diurnas | $250.000 | |
| Aporte a salud (4%) | $210.000 | |
| Aporte a pensión (4%) | $210.000 | |
| Libranza | $300.000 | |
| Totales | $5.250.000 | $720.000 |
El neto pagado de ese mes es de $4.530.000. Además de los valores, el desprendible debe identificar al empleador y al trabajador, el periodo liquidado, los días trabajados y la fecha de pago.
El significado de cada término lo explicamos en partes de la nómina.
¿Es obligatorio entregar el desprendible de nómina?
No. Ninguna norma laboral obliga al empleador a elaborar ni a entregar un desprendible de nómina en cada periodo.
Aun así, es una práctica recomendable. El trabajador tiene derecho a saber cómo se liquidó su salario, y un desprendible claro evita reclamaciones, malentendidos y conflictos que afectan el clima laboral. Muchos empleadores lo entregan solo cuando el trabajador lo pide, lo que es una decisión interna.
Para el empleador, además, el recibo firmado o la constancia de envío son una prueba útil del pago, en caso de que el trabajador reclame después.
La nómina electrónica no reemplaza el desprendible.
Los empleadores que deben deducir en su impuesto de renta los pagos laborales tienen que generar y transmitir a la Dian el documento soporte de pago de nómina electrónica, regulado hoy en la resolución 000227 de 2025.
Ese documento es una obligación tributaria del empleador frente a la Dian, no un comprobante dirigido al trabajador, y la norma no obliga a entregárselo. De acuerdo con nuestro criterio, nada impide usar su representación gráfica como desprendible.
Lo que sí es obligatorio es informar al trabajador sobre los aportes pagados a seguridad social. Así lo dispone el inciso primero del artículo 32 de la ley 1393 de 2010:
«Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes pagados a la protección social o garantizar que éstos puedan consultar que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas.»
La norma se cumple de dos maneras: informando directamente al trabajador, lo que puede hacerse en el propio desprendible, o garantizando que pueda consultar sus aportes en la EPS, el fondo de pensiones o el operador de la planilla. La misma norma previó una multa por incumplimiento, pero dejó su aplicación sujeta a reglamentación.
Información de aportes al terminar el contrato.
Al terminar el contrato hay una obligación adicional. El parágrafo 1 del artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo exige al empleador informar por escrito al trabajador, dentro de los 60 días siguientes a la terminación, el estado de pago de las cotizaciones de los últimos tres meses:
«Para proceder a la terminación del contrato de trabajo establecido en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador le deberá informar por escrito al trabajador, a la última dirección registrada, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de Seguridad Social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del contrato, adjuntando los comprobantes de pago que los certifiquen.»
La norma agrega que, si el empleador no demuestra el pago, «la terminación del contrato no producirá efecto». La Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia ha interpretado que esa consecuencia no es la ineficacia del despido, sino la indemnización moratoria del mismo artículo 65, y que lo que la genera es la falta de pago de los aportes, no la falta de entrega del informe.
Así lo precisó en la sentencia SL3392-2019:
«En otras palabras, es la deuda entre el empleador y las administradoras del sistema de seguridad social, la que origina la sanción de que tratan las normas en mención, que no la omisión de entregar el estado de cuentas al trabajador.»
En consecuencia, si los aportes están pagados, no entregar el informe no genera por sí mismo la sanción. Pero si hay aportes en mora, el empleador puede ponerse al día con intereses dentro de esos 60 días; de lo contrario, queda expuesto a la indemnización moratoria. La sanción la explicamos en indemnización moratoria.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es una colilla de pago?
Es otro nombre del desprendible de nómina: el documento que muestra lo devengado, los descuentos y el neto pagado al trabajador en el periodo.
¿Puedo exigir a mi empleador que me entregue el desprendible?
No hay norma que lo obligue a entregarlo, pero sí a informarle los aportes pagados a seguridad social o a permitirle consultarlos. Si tiene dudas sobre su liquidación, puede pedir por escrito el detalle de cómo se calculó.
¿Me deben hacer firmar el desprendible?
No es obligatorio. El empleador puede pedir la firma como constancia de recibo del pago, pero el trabajador que firma no renuncia a reclamar si encuentra un error.
¿Existe desprendible en el contrato de prestación de servicios?
No, porque no hay nómina. El contratista cobra con cuenta de cobro o factura, y el contratante puede informarle cómo liquidó el pago, por ejemplo las retenciones en la fuente y de ICA, aunque no está obligado a entregar un documento especial.
¿El desprendible sirve para pedir un crédito?
Sí. Los bancos lo piden porque muestra el salario y los descuentos que ya tiene el trabajador, y con ellos calculan su capacidad de pago.
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Saludos,
Quisiera saber si tengo derecho a pedir un desprendible de pago de nómina si tengo un contrato de prestación de servicios. La cuestión es que al inicio yo solicité una cuenta de cobro, pero me descontaron el ICA sin indicarlo previamente.
Ahora, la empresa me indica que solamente me van a enviar un archivo en Excel y que yo misma busque si el pago que llegó exactamente a mi cuenta bancaria corresponde. La empresa es colombiana, pero no me envió los soportes porque están en cierre fiscal y están perdiendo tiempo reuniendo toda la documentación.
Al ser un contrato de servicios no existe el comprobante de nómina, pero podrían suministrarle en todo caso un documento en el que conste cómo se liquidó el valor pagado, aunque no es que sea una obligación de la empresa.
A partir de la cuenta de cobro que usted envió puede determinar los valores que le descontaron por retenciones en la fuente por Ica y renta, para lo cual la empresa no necesita su autorización, ya que se debe hacer por ley. Sólo debe averiguar la tarifa que le aplicaron.
Saludos
Buenas tardes, ¿en qué me podría colaborar con respecto a que la asociación no me renueva el contrato, teniendo en cuenta que llevo 33 años con el programa de Madre Comunitaria? Debido a unas denuncias que se realizaron por malos manejos de la asociación, nos vimos sometidas a acoso laboral por parte del empleador. Se dio a conocer al ICBF, pero arremetieron contra nosotras, no dándonos contrato. ¿Qué proceso podemos seguir y a quién podemos acudir? Quedo altamente agradecida. Bendiciones.
Las conductas de acoso laboral son denunciables, pero frente a la decisión del ICBF de no otorgar más contratos no le podemos sugerir nada, puesto que son decisiones que toma la entidad según sus políticas internas. Quizás pueda escalar la queja dentro del ICBF para lograr una respuesta puntual que le pueda orientar respecto a los pasos a seguir.