¿Desprendibles o recibos de pago de nómina son obligatorios?

La ley no exige que el empleador deba entregar al trabajador un desprendible o recibo de pago de su nómina, aunque es una práctica sana y recomendable.

Relevancia de los desprendibles de nómina.

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Los desprendibles o recibos de pago de nómina, son relevantes porque en ellos debe constar la liquidación que se hizo de la nómina respectiva, incluyendo los conceptos pagados, los descuentos aplicados y el valor neto recibo por el trabajador.

Para el trabajador ese documento es importante porque le permite conocer qué conceptos le han pagado, cómo se los han liquidado y qué conceptos y valores le han descontado.

Además, es un documento que algunas entidades de crédito pueden solicitar al trabajador para identificar los ingresos que efectivamente recibe el trabajador.

El desprendible o recibo de nómina es también un documento de prueba, y esa es la razón por la que algunos empleadores se niegan a entregarlo, pues podría ser utilizado por el trabajador en una demanda laboral, y si el empleador sabe que la liquidación no es correcta, preferirá no entregar una copia de ella.

Liquidación de la nómina

Entrega de los desprendibles de pago al trabajador.

Como ya lo señalamos, no existe una norma que obligue al empleador a generar y a entregar este tipo de documentos al trabajador.

Sin embargo, es recomendable que la empresa lo entregue porque le permite al trabajador conocer lo que le están pagando, y ello puede evitar reclamaciones y, sobre todo, malos entendidos que pueden afectar el clima laboral.

Algunos empleadores optan por entregarlo sólo cuando el trabajador lo requiere, lo que es una política interna del empleador.

Recibos de pago mensuales de los aportes a seguridad social.

Un asunto distinto es la obligación que tiene el empleador de informar al trabajador sobre los aportes a seguridad social que se haya pagado cada mes.

El inciso primero del artículo 32 de la ley 1393 de 2010 señala que:

«Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los aportes pagados a la protección social o garantizar que éstos puedan consultar que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas.»

El segundo inciso contempla una multa de 5 salarios mínimos mensuales por incumplir con esa obligación.

Sin embargo, el inciso 3 de la misma norma señala que el gobierno reglamentará lo relacionado a la multa por incumplimiento, y luego de 10 años esa reglamentación no ha salido, así que la obligación existe, pero la consecuencia de su incumplimiento aún no.

Recibos de pago de la seguridad social a finalizar el contrato de trabajo.

Otra obligación que tiene el empleador, es informar al trabajador el estado de las cotizaciones a seguridad social a la terminación del contrato de trabajo.

Señala el parágrafo primero del artículo 65 del código sustantivo del trabajo:

«Para proceder a la terminación del contrato de trabajo establecido en el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador le deberá informar por escrito al trabajador, a la última dirección registrada, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la terminación del contrato, el estado de pago de las cotizaciones de Seguridad Social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del contrato, adjuntando los comprobantes de pago que los certifiquen. Si el empleador no demuestra el pago de dichas cotizaciones, la terminación del contrato no producirá efecto. Sin embargo, el empleador podrá pagar las cotizaciones durante los sesenta (60) días siguientes, con los intereses de mora.»

La ley no exige que se entregue al trabajador los recibos de pago a seguridad social, sino que informe por escrito al trabajador el estado del pago de los aportes a seguridad social respecto a los últimos 3 meses, que se supone debe estar al día.

La norma señala que si el empleador no demuestra el pago de esas cotizaciones la terminación del contrato no tiene efecto, pero la Corte suprema de justicia ha interpretado que la consecuencia no es la ineficacia del despido, sino el pago de la indemnización o sanción moratoria contemplada en el artículo 65 del código sustantivo del trabajo.

Sanción moratoria por no pagar la liquidación del contrato de trabajo

La sala laboral de la Corte suprema de justicia en sentencia SL3770-2020 reiteró su criterio expuesto en la sentencia SL516-2013:

«Si bien la redacción de la norma en comento es distinta al texto original del artículo 65 del CST y a la modificación introducida a este por el primer inciso del citado artículo 29 de la Ley 789, en la medida que allí sí se fija, claramente, la consecuencia consistente en que el empleador le deberá pagar al trabajador un día de salario por cada día de mora en el pago de los salarios y prestaciones sociales a la terminación del contrato,  no puede ser motivo de extrañeza para la comunidad jurídica laboral el que, cuando el legislador se refiera a la ineficacia del retiro del servicio derivada del incumplimiento del pago de obligaciones laborales, en este caso del sistema de la protección social, a cargo del empleador, se equipare al pago de la indemnización moratoria a favor del trabajador, por cuanto la jurisprudencia tiene precisado, desde antaño, conforme al propósito de la norma en estos casos, que el objeto de tutela jurídica no es la estabilidad laboral, sino el pago de ciertas obligaciones laborales que, dada su naturaleza, merecen una protección especial y que esta protección debe estar armonizada con el principio general de la resolución contenido en todos los contratos de trabajo.»

Luego concluye la corte en la misma sentencia:

«De manera que la teleología de la norma es salvaguardar la estabilidad financiera del sistema, señalando una consecuencia adversa por el incumplimiento la cual, de acuerdo con las consideraciones transcritas, se equipara a la sanción por no pago prevista en el mismo precepto.»

La misma sala en sentencia SL3392-2019 precisa que lo que genera la sanción no es la falta de entregar al trabajador el informe sobre el estado del pago de los aportes a salud al finalizar el contrato, sino la falta de pago de los aportes a seguridad social:

«En otras palabras, es la deuda entre el empleador y las administradoras del sistema de seguridad social, la que origina la sanción de que tratan las normas en mención, que no la omisión de entregar el estado de cuentas al trabajador, como lo advierte la recurrente.»

Por lo anterior, si bien la ley exige que, al terminar el contrato de trabajo sin justa causa, es obligación del empleador informar al trabajador el estado del pago de aportes a seguridad social, no entregar dicho informe no genera ninguna consecuencia siempre y cuando se acredite el pago de los respectivos aportes, para lo cual la norma otorga un plazo de 60 días al empleador.

Guía Laboral 2020

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Una opinión
  1. [email protected] Dice:

    Es muy importante señalar que la indemnización que se reclama por concepto de no informar el estado de pago de los aportes no es alterna con la de no pago de las prestaciones sociales pero si aplica cuando se de el incumplimiento de cualquiera de ellas. Atentamente: Ernesto Piedrahita. Abogado Laboral. Teléfono: 313-8830983. Hago asesorías en todo lo que tiene que ver con los contratos laborales, liquidación de prestaciones sociales, despidos con justa o sin justa causa, suspensión del contrato o licencias no remuneradas, teletrabajo y sobre indemnizaciones laborales. Nota: Respondo de manera gratuita a máximo dos preguntas o inquietudes que me hagan a mi correo electrónico, o llamando a mi número de celular.

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