Documentos que se deben entregar al empleado que se retira

Cuando un trabajador se retira de la empresa, seguramente querrá que la empresa le entregue o devuelva algunos documentos, documentos que en la mayoría de los casos no está obligada la empresa a suministrar.

Lo que la empresa debe entregar al trabajador que se retira.

Al respecto, la legislación laboral [Artículo 57, numeral 7], únicamente obliga de forma expresa a la empresa a expedir al trabajador a la terminación del contrato una certificación en la que conste el tipo de servicio prestado, el salario devengado y el tiempo laborado.

Certificación laboral.Qué es la certificación laboral, obligación del empleador de expedirla, requisitos y contenido que debe tener el certificado laboral.

Adicionalmente el empleado podrá también solicitar a la empresa las certificaciones sobre el estado de los aportes a seguridad social, prestaciones sociales e incluso a parafiscales, puesto que estos son derechos del trabajador, y si este lo requiere, la empresa tendrá la obligación de hacer constar que efectivamente ha cumplido con su obligación que permite al trabajador acceder a estos derechos.

De hecho, es obligación de la empresa informar al trabajador por escrito sobre el estado de los aportes a seguridad social y parafiscales, de acuerdo al parágrafo primero 65 del código sustantivo del trabajo.

Paz y salvo al cese del trabajador.

El empleado también podrá solicitar a la empresa un paz y salvo si ha contraído obligaciones con ella y las ha cumplido, puesto que necesitará una prueba de que no adeuda nada a la empresa, aunque se supone que la empresa tendrá que expedirle el soporte adecuado cada vez que el empelado cumpla con alguna obligación pecuniaria, lo que haría innecesaria la expedición de tal paz y salvo, pero en todo caso, es viable que el trabajador haga tal solicitud.

El trabajador puede solicitar otro tipo de documentos aportados a la empresa como la hoja de vida, caso en el cual la empresa puede entregarlos o no. Dependerá de la política interna de la empresa si devuelve ese tipo de documentos, o expide una copia de ellos. Hay que tener en cuenta que la empresa requiere de ciertos documentos para sus archivos, de modo que no todos podrá devolverlos.

Por último, el empleador está obligado a entregar los certificados de ingresos y retenciones, pero no es una obligación sólo al terminar el contrato, sino que se debe entregar todos los años para efectos tributarios.

Guía Laboral 2022

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8 Opiniones
  1. Diana P Dice:

    Buen día, tengo una duda. Están obligadas todas las empresas a generar el certificado de ingresos y retenciones al trabajador y, a entregarlo oportunamente para trámites de declaración de renta? De que manera se puede exigir o donde denunciar esta situación?

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    • Jorge Ceballos Reyes Dice:

      Diana, por normas tributarias TODA empresa está en la obligación de expedir antes del 14 de Marzo del año siguiente EL CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES a todos y c/u de los empleados, así como también los de Retenciones en la Fuente. Lo puedes pedir en Recursos Humanos o en su defecto al área contable. Puedes enviar comunicación a la Dian, pero esto no le gustará a la empresa y puedes perder tu empleo.

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  2. Roberto Guzman Dice:

    El empleado esta obligado a devolver el dinero del pago de una indemnización laboral, ordenada por el juez en primera instancia y con reintegro laboral, a consecuencia de la terminación unilaterial de un contrato a término indefinido sin justa causa, por parte del empleador y sin que éste pidiera permiso al Ministerio del trabajo y con conocimiento expreso de que el empleado se encontraba en tratamiento médico. Así, en segunda instancia, se revocara la decisión de reintegro laboral por supuesta falta de pruebas de presentar todas las historias clinicas y demostrar la vulnerabilidad del empleado. Previamente el empleador , le degrado el cargo inicial por convocatoria nacional (empresa mixta regida por el derecho privado, pero funciona con dinero del estado) de investigador profesional a Profesional de apoyo a la investigación afectandole, los beneficios y ventajas del cargo originario.

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  3. Sara Castillo Dice:

    Si al retirarme de la empresa de forma voluntaria, dicen que hay un faltante de dinero. Por ser encargada de recepcionar el recaudo de otras personas, debo asumir el pago este faltante?
    Si no he tomado ningún dinero que no sea mio, es posible que no me paguen liquidación? Y de ser así que debo hacer?

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  4. YESENIA RUEDA ACEVEDO Dice:

    Buenas tardes, agradezco me confirme si una empresa puede cobrar por expedir un certificado, ya que en mi anterior trabajo solicite una certificación laboral y me indican que debo cancelar 12.000 por dicho documento. Quedo atenta mil gracias

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  5. Diana Maria Dice:

    Buenas noches, si al momento de retirarme de la empresa, se me quedaron en la carpeta de one drive de la empresa mis fotos e información personal como declaraciones de rentas e información de la universidad mía y de mi hija, hay alguna ley o articulo que me permita mencionar a mi ex empleador para que me devuelvan dicha información?

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  6. Luyk Dice:

    me finalizaron el 15 de abril del año 2020-
    Soy madre cabeza de hogar en vista de la situación Simulacro, después pandemia y ahora Covid-19.
    No tenia quien me cuidara mis hijos en tiempo completo, Yo solicite en la empresa vacaciones, me dijeron que No, entonces opte por dos días de licencia no remunerada. (correo y llamada)
    Pasa días deciden darme vacaciones (sin consentimiento mío). Después durante esos días me solicitaron las claves tanto del computador como del correo… Notifique un día después, pues en el momento el portátil se me había bloqueado tampoco contaba con Internet ni Datos. Comunique la respuesta al día siguiente y cumpliendo con lo requerido.
    Después volví a solicitar un permiso, y di opciones, siempre la respuesta fue ¡No! y las opciones tampoco fueron aceptadas, Siempre buscando un acuerdo en donde no afectara la empresa y a mi como trabajador,” Nunca se ponen en el lugar del trabajador”.
    Después deciden dar la oportunidad me cambian el horario de lunes a sábado de 9:00 am a 1:00 pm, en su momento la respuesta fue por correo, dije que si estaba de acuerdo. Lo que no sabia en ese cambio de horario, me exijan realizar otra función que no esta en el contrato.
    Al momento de retomar mi ingreso deciden pasarme un Otro Si, en donde refiere el cambio de horario y el sueldo el 50%, No hacen referencia a la función u actividad adicional, tampoco notifican si es con prestaciones de ley.
    Pues no tengo conocimiento bien del significado del Otro Si. También les notifique que eso estaba mal hecho y que eso no iba de acuerdo a la ley.
    OTRAS CONCLUSIONES
    El día 13 de abril deciden pasan carta por descargos “incumplimiento de funciones”, con abogado Centro jurídico. La persona quien me atendió en su momento me especificaba la información y me preguntaba si así debía quedar, Al día siguiente que recibí el documento una que otra palabra o respuesta cambia, ¡No!, y enseguida la respuesta. Lo cual tampoco estuve de acuerdo.
    Al momento de recibir la carta por terminación contrato con justa causa, siempre me relacionan mis funciones, las cuales no pude ejercer pues se las asigna a otras personas para yo no realizar, el inconveniente viene a partir del día 04-abril-2020. Pues siempre venia cumpliendo con mi labor y funciones.

    No me imagine pues por dar una respuesta en protección, salud y familia. Y negarme a salir de la oficina a recoger mercancía, lo toman en contra…
    E hicieron todo el tramite posible para sacarme.

    Estaba a Termino fijo
    Fecha terminación de contrato 17 de julio de año 2020

    Me terminan contrato antes de la fecha estipulada.
    No quiero conciliar pues volver seria mas problema,
    pues ellos ya me dijeron lo que pensaban respecto a mi.

    Creo que se debe cumplir con el articulo 64, terminación de contrato antes del tiempo.
    Sanción por la terminación de contrato en tiempo del virus.
    Liquidación por correo, sin firmas.
    Documentos en su momento ninguno,
    Retiro de cesantías, certificación laboral sin firma lo cual no es valido para mi, me lo pasan por solicitud mía,

    Solicito de su amable colaboración si me pueden colaborar a su vez me puedan ayudar y saber cuales son los artículos que me amparan o proceso. prácticamente hace un año.

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