Notas débito y crédito: qué son, cómo se contabilizan y cómo se anula una factura

Las notas débito y crédito son los documentos con los que el vendedor ajusta una factura ya emitida: la nota débito aumenta el valor cobrado al cliente y la nota crédito lo disminuye, por errores, devoluciones, descuentos o cambios en las condiciones de la venta. En la facturación electrónica son además el único camino para corregir o anular una factura, porque la factura validada por la Dian no puede borrarse. Veamos cómo funcionan y cómo se contabilizan para quien las emite y para quien las recibe.

Qué es una nota débito.

La nota débito es el documento que el vendedor emite para cobrarle al cliente un valor adicional sobre una factura ya emitida: un error en el precio por debajo del real, intereses de mora o cualquier hecho que incremente lo que el cliente debe.

Se llama débito porque, en la contabilidad del vendedor, el ajuste aumenta la cuenta por cobrar al cliente, que es de naturaleza débito.

Qué es una nota crédito.

La nota crédito es el documento que el vendedor emite para disminuir el valor cobrado en una factura: una devolución de mercancía, una avería, una rebaja de precio, un descuento posterior o un error por exceso en la facturación.

Se llama crédito porque, en la contabilidad del vendedor, el ajuste disminuye la cuenta por cobrar al cliente, lo que se registra por el lado crédito.

Quién emite las notas débito y crédito.

Las emite siempre el vendedor, quien expidió la factura, porque es quien cobró de más o de menos, y deben estar asociadas a la factura que ajustan.

El comprador no emite notas sobre la factura de su proveedor: si encuentra un error, lo reclama, y el proveedor emite la nota que corresponda. Por eso conviene distinguir estas notas, que son documentos comerciales asociados a una factura, de la nota de contabilidad, que es un comprobante interno para ajustes sin soporte externo.

Ejemplo de nota débito y nota crédito.

Supongamos que se factura a crédito la venta de 10 productos a $30.000 cada uno, por $300.000, sin IVA para simplificar el ejemplo.

Nota débito. Si el precio correcto era $35.000, el vendedor cobró $50.000 de menos y emite una nota débito por esa diferencia. Solo se factura la diferencia, no el total.

Nota crédito. Si el precio correcto era $25.000, el vendedor cobró $50.000 de más y emite una nota crédito por esa diferencia.

Para cada parte el efecto es el siguiente:

Como se puede observar, los efectos son espejo: la nota débito aumenta lo que el vendedor cobra y, por lo mismo, lo que el comprador debe; la nota crédito disminuye ambas cosas.

Notas débito y crédito en la facturación electrónica.

En la facturación electrónica las notas débito y crédito también son electrónicas, se transmiten a la Dian y quedan asociadas a la factura que ajustan.

Una factura electrónica validada por la Dian no puede borrarse, eliminarse ni anularse directamente. Toda corrección se hace con notas: la nota débito para aumentar su valor y la nota crédito para disminuirlo, incluso por el total.

Tampoco una nota crédito electrónica ya validada puede anularse: si se emitió con un error, por ejemplo acreditando 40 unidades en lugar de 20, el ajuste se hace emitiendo una nota débito por la diferencia.

Cómo se anula una factura.

La anulación de una factura electrónica se hace emitiendo una nota crédito por su valor total, que deja sin efecto la operación. Contablemente, implica reversar todas las cuentas que se afectaron al facturar.

Supongamos una factura por una venta de $1.000.000 con IVA de $190.000, en la que el cliente practicó retención en la fuente de $25.000 y retención de ICA de $10.000, con un costo de la mercancía de $800.000. El registro de la venta fue:

Al anular la factura con la nota crédito total, cada registro se reversa:

El débito a ingresos puede hacerse en la misma cuenta 4135 o en la 4175, devoluciones en ventas, según la política contable de la empresa. Si la anulación tiene un efecto financiero importante, debe revelarse en las notas a los estados financieros.

Recordemos que la nota crédito no sirve para dar de baja una factura que el cliente simplemente no pagó: ese caso se maneja como cartera deteriorada o incobrable, no como anulación.

La factura rechazada por el cliente.

Con la factura electrónica como título valor, el comprador puede rechazarla, mediante el evento de reclamo, dentro del plazo que fija la norma comercial, si la operación no se ajusta a lo pactado.

Para el comprador. Si rechaza la factura antes de registrarla, no hay nada que contabilizar, pues no reconoce la operación. Si ya la había registrado, reversa el registro de la compra o la contabiliza como una devolución en compras.

Para el vendedor. Como ya reconoció el ingreso al emitir la factura, el rechazo le obliga a emitir una nota crédito y a contabilizarla como una devolución en ventas, ajustando el IVA, las retenciones, el inventario y el costo.

Rechazo de la Dian. Si la factura es rechazada por la Dian en la validación previa, no se ha expedido: no se contabiliza, el número no se consume y debe enviarse de nuevo. Si el producto ya se entregó, la empresa puede reconocer la operación según su política contable mientras logra emitir la factura.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.