Registro civil: qué es, para qué sirve y qué se inscribe

El registro civil es el sistema en el que se inscriben los hechos y actos que determinan el estado civil de una persona, como su nacimiento, su matrimonio o su defunción, y es la única prueba de ese estado civil para los hechos ocurridos desde 1938, según el decreto 1260 de 1970. Sin él no se puede acreditar la filiación, reclamar una herencia ni probar un matrimonio. ¿Qué se inscribe, dónde se hace el trámite y cómo se corrige un error?

Qué es el estado civil.

Para entender el registro civil hay que partir de lo que registra. El artículo 1 del decreto 1260 de 1970 define el estado civil así:

«El estado civil de una persona es su situación jurídica en la familia y la sociedad, determina su capacidad para ejercer ciertos derechos y contraer ciertas obligaciones, es indivisible, indisponible e imprescriptible, y su asignación corresponde a la ley.»

De la definición se desprenden sus características. Es indivisible, porque una persona no puede tener dos estados civiles contradictorios; indisponible, porque no se puede vender, ceder ni renunciar; e imprescriptible, porque no se gana ni se pierde por el paso del tiempo.

El estado civil se deriva de hechos, como el nacimiento o la muerte; de actos, como el matrimonio o el reconocimiento de un hijo; y de providencias judiciales o administrativas, como la sentencia de divorcio o la de adopción, según el artículo 2 del mismo decreto.

Qué hechos y actos se inscriben.

El artículo 5 del decreto 1260 de 1970 enumera lo que debe inscribirse en el registro civil. Los más frecuentes son:

• Los nacimientos.
• Los reconocimientos de hijos extramatrimoniales.
• Las adopciones.
• Los matrimonios y las capitulaciones matrimoniales.
• Las nulidades de matrimonio, los divorcios y las separaciones de cuerpos y de bienes.
• Las alteraciones de la patria potestad.
• Los discernimientos de guarda.
• Los cambios de nombre.
• Las declaraciones de ausencia y de muerte presunta.
• Las defunciones.

Cada persona tiene un registro de nacimiento, que es el folio central de su estado civil, y en él se anotan al margen los demás hechos que lo modifican. Por eso una copia reciente del registro de nacimiento muestra, por ejemplo, si la persona está casada o divorciada.

Las interdicciones judiciales también se inscribían, pero desde la ley 1996 de 2019 ya no pueden decretarse nuevas, como explicamos en el artículo sobre la capacidad jurídica.

Para qué sirve el registro civil.

El registro civil es, ante todo, la prueba del estado civil. El artículo 105 del decreto 1260 de 1970 dispone que los hechos y actos relacionados con el estado civil ocurridos después de la vigencia de la ley 92 de 1938 se prueban con la copia del registro respectivo.

En la práctica, el registro civil se exige en estos trámites, entre muchos otros:

• Para reclamar como heredero hay que probar el parentesco con el causante, y eso se hace con los registros civiles, como explicamos en el artículo sobre cómo se demuestra la calidad de heredero.
• Para casarse se exigen los registros civiles de nacimiento de ambos contrayentes, que acreditan que no están casados.
• Alimentos y filiación. Para pedir alimentos a un padre hay que demostrar la filiación con el registro civil del hijo.
• Documentos de identidad. La tarjeta de identidad, la cédula y el pasaporte se expiden con base en el registro civil de nacimiento.
• Seguridad social. La afiliación de beneficiarios a la EPS y la pensión de sobrevivientes exigen probar el parentesco.

Las partidas eclesiásticas, como las de bautismo o matrimonio religioso, solo sirven como prueba principal para los hechos ocurridos antes de la ley 92 de 1938. Para los posteriores, la prueba es el registro civil.

Dónde y cuándo se hace el registro.

El registro civil lo llevan la Registraduría Nacional del Estado Civil, las notarías autorizadas y, en el exterior, los consulados de Colombia. El nacimiento debe inscribirse dentro del mes siguiente, según el artículo 48 del decreto 1260 de 1970, y pueden solicitarlo los padres, los demás parientes o quien tenga conocimiento del nacimiento.

Cuando el nacimiento no se registró a tiempo, puede inscribirse de manera extemporánea, aportando el certificado de nacido vivo o, a falta de él, otros documentos o declaraciones que acrediten el hecho.

Cada inscripción de nacimiento recibe un número único de identificación personal (NUIP), que luego coincide con el de la tarjeta de identidad y la cédula.

Cómo se corrige un error en el registro civil.

Los errores del registro civil no se corrigen siempre de la misma forma. Según el tipo de error, la vía es una de estas tres:

1. Errores mecanográficos u ortográficos, que se advierten al comparar el registro con los documentos que le sirvieron de base: los corrige el funcionario de registro.
2. Otros errores que no alteran el estado civil, como el nombre mal escrito de un padre: se corrigen por escritura pública ante notario.
3. Cambios que alteran el estado civil, como la filiación: solo pueden hacerse por decisión judicial, por ejemplo en un proceso de impugnación de la paternidad.

El cambio voluntario del nombre sigue sus propias reglas, que explicamos en el artículo sobre el cambio de nombre y apellidos.

¿El registro civil se vence?

No. El registro civil no tiene fecha de vencimiento. Lo que ocurre es que el estado civil cambia con el tiempo, y las notas marginales se agregan al folio.

Por eso, en trámites como el matrimonio, la sucesión o la pensión de sobrevivientes, las entidades suelen pedir una copia de expedición reciente, para verificar que no hay anotaciones posteriores, como un matrimonio o un divorcio.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.