Seguridad social en asalariados con ingresos como independientes

El asalariado que, además de su sueldo, tiene ingresos como independiente, por arrendamientos, asesorías, comisiones o un negocio, debe cotizar a seguridad social sobre esos ingresos adicionales, siempre que sumados sean iguales o superiores a un salario mínimo, según el parágrafo 1 del artículo 18 de la ley 100 de 1993 y el artículo 89 de la ley 2277 de 2022. El aporte como empleado lo hace la empresa; el aporte como independiente lo hace el propio trabajador en su planilla. ¿Cuándo nace esa obligación, sobre qué base se cotiza y cómo se paga?

Qué es un trabajador dependiente y un trabajador independiente.

Un trabajador dependiente, o asalariado, es quien tiene un contrato de trabajo: presta un servicio personal bajo la subordinación de un empleador a cambio de un salario. El empleador lo afilia a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación, y paga la mayor parte de los aportes, descontándole al trabajador el 4% de salud y el 4% de pensión.

Un trabajador independiente, en cambio, obtiene sus ingresos sin subordinación y sin empleador: es el contratista por prestación de servicios, el comerciante, el profesional que trabaja por su cuenta o el rentista que vive de arrendamientos. Como no tiene empleador, se afilia y paga su seguridad social directamente, sobre el 40% de sus ingresos.

Una misma persona puede ser las dos cosas al tiempo: empleada de una empresa de lunes a viernes y, en su tiempo libre, asesora independiente o arrendadora. No hay ninguna prohibición legal para ello, salvo que en el contrato de trabajo se haya pactado una cláusula de exclusividad. En ese caso, cotiza como dependiente por el salario y como independiente por los demás ingresos, según las reglas que explicamos en el artículo sobre la seguridad social en los trabajadores independientes.

Cotizar como empleado y como independiente al mismo tiempo.

La ley 100 de 1993 prevé expresamente el caso de quien recibe ingresos de varias fuentes. Dice el parágrafo 1 del artículo 18:

«En aquellos casos en los cuales el afiliado perciba salario de dos o más empleadores, o ingresos como trabajador independiente o por prestación de servicios como contratista, en un mismo período de tiempo, las cotizaciones correspondientes serán efectuadas en forma proporcional al salario, o ingreso devengado de cada uno de ellos, y estas se acumularán para todos los efectos de esta ley sin exceder el tope legal. Para estos efectos, será necesario que las cotizaciones al sistema de salud se hagan sobre la misma base.»

La norma dice tres cosas. Primera, que se cotiza sobre cada ingreso. Segunda, que las cotizaciones se acumulan, de modo que la pensión se liquida sobre la suma. Y tercera, que la suma no puede superar el tope legal de 25 salarios mínimos.

En salud, el reglamento repite la obligación. El artículo 29 del decreto 1406 de 1999 señala:

«Los trabajadores que tengan un vínculo laboral o legal y reglamentario y que, además de su salario, perciban ingresos como trabajadores independientes, deberán autoliquidar y pagar el valor de sus aportes al SGSSS en lo relacionado con dichos ingresos.»

En consecuencia, el asalariado con ingresos adicionales paga dos cotizaciones: la de dependiente, que hace su empleador sobre el salario, y la de independiente, que hace él mismo sobre el 40% de los ingresos adicionales. No es una doble afiliación, sino una sola afiliación con dos aportantes.

Cuándo debe cotizar el asalariado como independiente.

Esta es la duda más frecuente de nuestros lectores, porque la mayoría tiene ingresos adicionales pequeños: un arriendo de $600.000, una contabilidad de $300.000. La respuesta es que solo se cotiza como independiente cuando los ingresos como independiente, sumados entre sí, son iguales o superiores a un salario mínimo.

La razón está en el artículo 89 de la ley 2277 de 2022, que impone la cotización a los independientes «con ingresos netos mensuales iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente», y en el artículo 3.2.7.4 del decreto 780 de 2016, que presume la obligación de afiliarse cuando se establezcan «ingresos netos iguales o superiores a un (1) salario mínimo legal mensual vigente». En ambos casos la medida es el ingreso del independiente, no el ingreso total de la persona.

De acuerdo con nuestro criterio, el salario no se suma para determinar si nace la obligación de cotizar como independiente, porque sobre el salario ya se cotiza por otra vía y porque la ley mide la capacidad de pago del independiente por sus propios ingresos. Lo que sí se suma son todos los ingresos como independiente, cualquiera que sea su origen.

Supongamos que un empleado con sueldo de $2.000.000 lleva la contabilidad de una pequeña empresa por $300.000 al mes. Como $300.000 es inferior al salario mínimo, no está obligado a cotizar como independiente. Si además arrendara un apartamento por $1.500.000, sus ingresos como independiente sumarían $1.800.000, superiores al mínimo, y ese mes sí debería cotizar sobre ellos.

La obligación se mira mes a mes. En el mes en que los ingresos adicionales no alcanzan el mínimo no se cotiza como independiente, y en el mes en que lo alcanzan sí, reportando en la PILA la novedad correspondiente.

Base de cotización del asalariado que cotiza como independiente.

Sobre los ingresos adicionales se aplican las reglas de los independientes: la base es el 40% del ingreso mensual, o del ingreso neto después de restar costos reales o presuntos cuando la actividad los tiene, como ocurre con los arrendamientos.

Como el 40% de un ingreso cercano al mínimo queda muy por debajo del mínimo, surge la duda de si en este caso también aplica la base mínima de un salario mínimo. La UGPP ha considerado que sí, porque el artículo 18 de la ley 100 de 1993 no hace excepciones, y la PILA no permite liquidar una base inferior.

Ejemplo: un asalariado que gana $5.252.715 arrienda un local por $1.750.905. Restado el costo presunto de rentista de capital (28,08%), el ingreso neto es $1.259.251, y su 40% es $503.700, inferior al salario mínimo. Con el criterio de la UGPP, cotiza como independiente sobre $1.750.905, es decir, paga $218.863 de salud y $280.145 de pensión, lo que equivale a casi una cuarta parte del arriendo.

De acuerdo con nuestro criterio, esa exigencia es desproporcionada en el asalariado, porque ya cotiza sobre una base superior al mínimo con su salario, y la base mínima de un salario mínimo debería medirse sobre la suma de sus ingresos, como se hace para el tope máximo. Mientras no haya una reglamentación que lo diga, la posición prudente es cotizar sobre el mínimo para evitar un requerimiento de la UGPP.

Tope máximo de cotización sumando salario e ingresos como independiente.

El límite superior sí se mide sobre la suma. Si entre el salario y el 40% de los ingresos como independiente se supera el tope de 25 salarios mínimos, que en 2026 es de $43.772.625, la cotización como independiente se hace solo por la diferencia hasta llegar al tope.

Y si el salario por sí solo ya alcanza los 25 salarios mínimos, el trabajador no debe cotizar como independiente, porque ya cotiza sobre la base máxima que la ley permite, cualquiera sea el monto de los ingresos adicionales.

Cómo se afilia y se paga la seguridad social como independiente siendo empleado.

La afiliación a la EPS y al fondo de pensiones es una sola. El asalariado no cambia de entidades: sigue en la misma EPS y el mismo fondo, pero se registra en un operador de la PILA como cotizante independiente y allí informa esas mismas entidades.

Cada mes se pagan dos planillas: la del empleador, desde la PILA de la empresa, sobre el salario, y la del trabajador, desde su propia PILA, sobre el 40% de los ingresos adicionales, mes vencido y dentro de los plazos que fija el decreto 780 de 2016 según los dos últimos dígitos de la cédula.

En riesgos laborales, el asalariado ya está afiliado a la ARL de su empleador. Si sus ingresos adicionales provienen de un contrato de prestación de servicios de más de un mes, el contratante debe afiliarlo según el artículo 2 de la ley 1562 de 2012, pero en la misma ARL en la que ya está afiliado como empleado, porque el decreto 1072 de 2015, en el parágrafo del artículo 2.2.4.2.2.4, obliga al trabajador dependiente que además es contratista a escoger esa misma ARL; si provienen de arrendamientos, no hay riesgo laboral que asegurar y no se cotiza ARL.

Pensionados con ingresos como independientes.

El pensionado que sigue trabajando como independiente, por ejemplo conduciendo un taxi o arrendando un inmueble, debe cotizar sobre esos ingresos si son iguales o superiores a un salario mínimo, pero únicamente a salud, porque ya no cotiza a pensión.

La cotización se hace como independiente, sobre el 40% de los ingresos, con la tarifa del 12,5% que corre por su cuenta, y es adicional al descuento de salud que ya le hacen sobre la mesada. Si el pensionado trabaja para un contratante, este debe afiliarlo a riesgos laborales.

El pensionado de las Fuerzas Militares o de la Policía, o de otro régimen especial, cotiza salud sobre sus ingresos adicionales a la ADRES y no a una EPS, como explicamos en el artículo sobre la seguridad social como independiente en regímenes especiales en salud.

Efectos de cotizar como dependiente y como independiente.

Cotizar por dos vías no duplica las semanas ni pierde el dinero. Lo que produce es una base mayor, y eso se refleja en la pensión y en las prestaciones económicas.

En la pensión.

Las semanas son las mismas: un mes cotizado como dependiente y como independiente cuenta como un mes, no como dos. Lo que se suma es el ingreso base de cotización, y por eso el ingreso base de liquidación de la pensión será mayor.

Ejemplo: quien cotiza como asalariado sobre $5.000.000 y como independiente sobre $3.600.000 (el 40% de $9.000.000 de ingresos) tiene un IBC total de $8.600.000, que es el valor que se toma para liquidar la pensión en ese mes, y no los $14.000.000 de ingresos brutos.

En las incapacidades y licencias.

La incapacidad y la licencia de maternidad se liquidan sobre el total del IBC cotizado. El empleador paga la parte que corresponde al salario, y la EPS reconoce directamente al trabajador la parte que corresponde a su cotización como independiente. En la práctica se cobran las dos prestaciones, cada una sobre su base.

Cuando el empleador no ha pagado la seguridad social.

Si el empleador está en mora, la EPS puede suspender los servicios. Si el trabajador cotiza además como independiente, la EPS debe prestarle los servicios por esa afiliación, pero las prestaciones económicas se liquidarán sobre lo cotizado como independiente y a partir de que empiece a cotizar por esa vía. La mora del empleador sigue siendo responsabilidad del empleador.

Cuándo dejar de cotizar como independiente.

Cuando terminan los ingresos adicionales, por ejemplo porque se acabó el contrato de servicios o se desocupó el inmueble, se debe reportar en la PILA la novedad de retiro como cotizante independiente. Si no se reporta, el sistema sigue esperando los aportes y se generan intereses de mora, según el artículo 2.1.3.17 del decreto 780 de 2016 y las reglas que explicamos en el artículo sobre la mora en el pago de cotizaciones a seguridad social.

Lo mismo aplica en sentido contrario: quien cotizaba como independiente y consigue un empleo debe reportar la novedad, para que su afiliación continúe como dependiente por medio del empleador y no se le sigan causando aportes como independiente.

Los aportes se deben por los meses en que se obtuvieron los ingresos. Si un contratista trabajó en julio y agosto y pasó la cuenta de cobro en septiembre, cotiza por julio y agosto, y no por septiembre, a menos que en septiembre haya tenido otros ingresos.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.