El contribuyente puede actuar ante la Dian personalmente o por medio de un apoderado, según el artículo 555 del Estatuto Tributario. Para hacerlo por apoderado debe otorgarle un poder, general o especial, que cumpla ciertos requisitos según el trámite. ¿Qué clase de poder conviene, quién puede ser apoderado y cómo se redacta?
Quién puede actuar ante la Dian.
El artículo 555 del Estatuto Tributario establece la regla general:
«Los contribuyentes pueden actuar ante la Administración Tributaria personalmente o por medio de sus representantes o apoderados.»
Hay que distinguir entre el representante y el apoderado. El representante actúa por ministerio de la ley o de los estatutos, como el gerente de una sociedad o el padre de un menor, y no necesita poder: su calidad se acredita con el certificado de existencia y representación o con el documento correspondiente, como explicamos en el artículo sobre los códigos de representación. El apoderado, en cambio, actúa porque el contribuyente o su representante le otorgaron un poder.
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Poder general o poder especial.
El poder general faculta al apoderado para todos los negocios del poderdante, mientras que el especial lo faculta solo para los asuntos que en él se determinan. Explicamos las diferencias en el artículo sobre el poder especial y el poder general.
Para los trámites ante la Dian lo usual es el poder especial. Pero hay que cuidar que no sea tan específico que deje por fuera actuaciones que puedan surgir después.
Es lo que ocurrió en el caso resuelto por la sección cuarta del Consejo de Estado en la sentencia 23187 del 31 de octubre de 2018. El contribuyente otorgó un poder para presentar excepciones contra una resolución determinada, y el abogado lo usó para presentar excepciones contra un mandamiento de pago distinto:
«Adicional a lo aducido, se advierte que si bien en el folio 145 del c.a.1 obra poder especial conferido por la demandante al abogado (…), no lo es menos que sólo lo facultó para un trámite específico, esto es, presentar excepciones contra la Resolución No. 20131301000558 de 8 de noviembre de 2013, y no para presentar excepciones contra el referido mandamiento de pago No. 2014302000034 del 13 de enero de 2014.»
La Dian rechazó las excepciones y el Consejo de Estado le dio la razón. La lección es que el poder especial debe describir el asunto con amplitud suficiente, por ejemplo «todas las actuaciones relacionadas con el proceso de fiscalización de la declaración de renta del año gravable 2024», y no solo un acto concreto.
Quién puede ser apoderado.
Depende del trámite:
- Para presentar recursos y actuar en procesos de discusión. Por regla general, el apoderado debe ser abogado. Por eso el artículo 559 del Estatuto Tributario exige que el apoderado especial exhiba su tarjeta profesional al presentar escritos.
- Para firmar y presentar declaraciones. El artículo 572-1 permite hacerlo por medio de apoderados generales o mandatarios especiales que no sean abogados, siempre que el poder se otorgue mediante escritura pública.
- Para trámites del RUT. El artículo 6.1.2.11 del decreto 1625 de 2016 exige el original del poder especial o copia del poder general, con certificación de vigencia del notario si el poder general tiene más de seis meses.
Hay una consecuencia que conviene conocer: según el mismo artículo 572-1, los apoderados generales y mandatarios especiales que firman declaraciones responden solidariamente por los impuestos, sanciones e intereses que resulten del incumplimiento del contribuyente.
Modelo de poder especial ante la Dian.
El siguiente modelo sirve para otorgar poder especial a un abogado en un proceso ante la Dian. Debe ajustarse al caso concreto:
Señores
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN
Dirección Seccional de [ciudad]
Referencia: Poder especial
[NOMBRE DEL PODERDANTE], mayor de edad, identificado con [tipo y número de documento], actuando [en nombre propio / como representante legal de RAZÓN SOCIAL, NIT número], por medio del presente escrito confiero poder especial, amplio y suficiente al abogado [NOMBRE DEL APODERADO], identificado con cédula de ciudadanía [número] y tarjeta profesional [número] del Consejo Superior de la Judicatura, para que me represente en todas las actuaciones relacionadas con [describa el asunto: por ejemplo, el proceso de fiscalización, determinación, discusión y cobro de la declaración del impuesto sobre la renta del año gravable ____].
El apoderado queda facultado para responder requerimientos y emplazamientos, presentar recursos, solicitar y aportar pruebas, notificarse, recibir, desistir, transigir, sustituir y reasumir este poder, y en general para realizar todas las actuaciones necesarias para el cumplimiento de este mandato.
Solicito que las notificaciones se dirijan a la siguiente dirección: [dirección física y correo electrónico del apoderado].
Atentamente,
____________________ Acepto, ____________________
[Poderdante], [documento] [Apoderado], [documento y T.P.]
Señalar en el poder la dirección de notificación del apoderado tiene efectos prácticos, como se explica enseguida.
A quién notifica la Dian cuando hay apoderado.
Si en el proceso el contribuyente o su apoderado señalan expresamente una dirección para recibir notificaciones, la Dian debe notificar allí, según el artículo 564 del Estatuto Tributario, que regula la dirección procesal. Si no la señalan, la Dian puede notificar válidamente en la dirección del RUT.
Por eso, de acuerdo con nuestro criterio, cuando la solicitud la presentó un apoderado que señaló su dirección y la Dian notificó la decisión solo al representante legal en otra dirección, la notificación es irregular y no hace correr los términos para recurrir. En ese caso puede alegarse la indebida notificación y, si se cumplen sus requisitos, acudir a la revocatoria directa.
Poder en las sucesiones ilíquidas.
La sucesión ilíquida la representan el albacea, un heredero con administración de bienes o el representante designado por los herederos, según el literal d) y el parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario. Ellos son representantes y no necesitan poder, como explicamos en el artículo sobre las obligaciones tributarias de las sucesiones ilíquidas.
Pero el representante de la sucesión sí puede, a su vez, otorgar poder a un apoderado para que actúe ante la Dian, caso en el cual se aplican las reglas anteriores.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Se puede hacer un trámite ante la Dian por medio de otra persona?
Sí. El artículo 555 del Estatuto Tributario permite actuar por medio de representantes o apoderados, con el poder correspondiente.
¿El apoderado ante la Dian debe ser abogado?
Depende. Para presentar recursos y actuar en procesos, por regla general sí. Para firmar declaraciones puede no serlo, si el poder se otorga por escritura pública.
¿Qué poder se necesita para actualizar el RUT de otra persona?
El original del poder especial, o copia del poder general con certificación de vigencia si tiene más de seis meses, según el decreto 1625 de 2016.
¿Conviene un poder general o uno especial?
Depende. El especial es lo usual para trámites ante la Dian, pero debe redactarse con amplitud suficiente para cubrir todo el proceso y no solo un acto.
¿El apoderado responde por los impuestos del contribuyente?
Sí, cuando firma declaraciones como apoderado general o mandatario especial: el artículo 572-1 del Estatuto Tributario lo hace solidariamente responsable.
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Una consulta: si un trámite de solicitud de devolución se presentó mediante apoderado especial y la DIAN supuestamente notificó la resolución de rechazo al representante legal, pero nunca al apoderado especial, que desconocía la situación por no haber sido notificado correctamente, ¿qué actuación se puede hacer si ya han pasado los 2 meses para apelar dicha decisión? Mil gracias.
¿Podría proceder la revocatoria directa del acto administrativo en razón a la indebida notificación?