Las declaraciones de renta que presenten las personas naturales deben contener las firmas correspondientes, pero ¿cuáles son esas firmas? ¿Quiénes deben firmarlas?
Dónde se firma la declaración de renta.
La firma que nunca debe faltar es la del contribuyente, pues sin esa firma la declaración de renta se considerará como no presentada.
Si el contribuyente declara en papel, algo ya en desuso, simplemente estampa su firma autógrafa en el espacio respectivo del formulario, que está en la parte inferior, más exactamente en el renglón 981 del formulario 210.
Si el contribuyente declara virtualmente, entonces la declaración tributaria se firma con la firma electrónica desde la plataforma de la Dian. Adicional a la firma del contribuyente o su representante, en algunos casos se requiere la firma del contador público, como se indica más adelante.
Qué hacer si el contribuyente no puede firmar.
No siempre el contribuyente puede firmar directamente su declaración, y en tal caso puede nombrar un apoderado o representante para que firme por él.
Firma de la declaración de renta mediante apoderado o representante.
Para que la firma de la declaración de renta la pueda hacer un apoderado o representante, el contribuyente debe actualizar su RUT, y en la hoja 3 (Representación), a partir del renglón 98 debe diligenciar los datos de quien firmará por él.
Allí hay 3 códigos de representación de uso regular que son:
- 06 Apoderado especial.
- 07 Apoderado general.
- 16 Mandatario.
A su vez, el representante o apoderado debe actualizar el RUT con la responsabilidad 22 (Obligado a cumplir deberes formales a nombre de terceros).
La representación debe constar mediante poder, que si es general debe otorgarse mediante escritura pública, y si es especial es suficiente un documento privado.
Cuando no hay apoderado y el contribuyente no puede firmar.
En la práctica suele suceder que el contribuyente no ha designado un apoderado y, llegado el momento, no puede firmar la declaración.
Si la declaración se debe presentar en papel, lo que suelen hacer los encargados de la declaración de renta es firmar por el contribuyente, que, por supuesto, es incorrecto, lo que generalmente el contribuyente autoriza o consiente, pero ello no quita que la Dian luego cuestione la validez de la firma, y si determina que es falsa, considerará como no presentada la declaración.
En los casos en que la Dian cuestiona la firma, el contribuyente suele reconocer que es suya, pues si no lo hace, la declaración perderá la validez, y es extraño que la Dian solicite un cotejo de firmas a no ser que exista una denuncia de por medio.
Cuando la firma es electrónica, no hay problema porque el contribuyente puede hacer entrega a su contador público del usuario, la contraseña y el mecanismo de firma para que pueda firmar por él, y es lo que usualmente ocurre.
Debe precisarse que el contribuyente es el único responsable de su firma electrónica, así que si la entrega a terceros, cualquier uso indebido de ella es responsabilidad del contribuyente.
Firma del contador público en la declaración de renta.
¿La declaración de renta persona natural debe ir firmada por contador? Las declaraciones de renta de las personas naturales deben ser firmadas por un contador público únicamente cuando la persona está obligada a llevar contabilidad y además se cumplen uno o ambos de los siguientes requisitos:
- Tiene un patrimonio superior a 100.000 UVT.
- Obtuvo ingresos brutos superiores a 100.000 UVT.
Estas condiciones las señala el artículo 596 del estatuto tributario.
La declaración de renta de una persona natural no debe ser firmada por un revisor fiscal, pues el revisor fiscal solo puede existir en las personas jurídicas.
Preguntas frecuentes.
A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.
¿La declaración de renta con saldo a favor la debe firmar el contador?
No es necesario que la declaración de renta con saldo a favor esté firmada por un contador público por el simple hecho de tener un saldo a favor, pues no es una exigencia que imponga la norma. Esta obligación aplica respecto a la declaración del impuesto a las ventas, más no respecto al impuesto a la renta.
Si la declaración de renta debe ser firmada por un contador en razón a que supera los topes de ingreso y patrimonio, la firma es obligatoria independientemente de si arroja saldo a favor.
¿Quién firma la declaración de renta con saldo a favor?
La firma es del contribuyente o su representante. La firma del contador público solo es necesaria si el contribuyente supera los topes de ingresos y patrimonio establecidos en el artículo 596 del estatuto tributario.
¿Cuándo la declaración de renta debe ir firmada por contador?
Cuando el patrimonio o los ingresos brutos del respectivo año sean superiores a 100.000 UVT, esto es $4.241.246.000 para la declaración de renta del año gravable 2023 que se presenta en 2024.
¿Qué pasa si la persona natural no firma la declaración de renta?
Si la persona natural no firma la declaración de renta, o el contador público no la firma existiendo la obligación, la declaración de renta se considera como no presentada.
Ello implica que se deba presentar nuevamente la declaración y, para cuando ello se haga, muy probablemente ya sea extemporánea, debiéndose pagar la sanción por extemporaneidad.
Y si el contribuyente no la vuelve a presentar, la Dian le podrá imponer la sanción por no declarar.
Cuando la declaración se presenta virtualmente, es imposible que la persona natural no la firme, pero sí puede pasar que no tenga la firma del contador público.
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Estas fueron las razones de rechazo de una devolución de un saldo a favor, devolución no supera el millón, vive solo estos intereses, no veo las razones expuestas por el funcionario de la Dian, por sus ingresos no tiene la obligación de tener contador.
Tercero: Analizados los elementos de juicio que obran en el expediente, se observa que la solicitud de devolución y/o compensación no fue presentada en debida forma conforme al artículo 1.6.1.21.13. del Decreto 1625 de 2016, pues incurre en la anterior causal de inadmisión, dado que presenta la siguiente inconsistencia a nivel formal:
– Los formatos 1220 “Relación de Retenciones en la Fuente a Título de Renta” de las vigencias 2023 y 2024, presentan inconsistencias, debido a que las casillas 55 (Departamento) y 56 (Ciudad / Municipio) solo deben ser diligenciadas cuando el concepto de retención corresponda a autorretenciones. Incumpliendo así, los preceptos del numeral 1 del artículo 1.6.1.21.14. del Decreto 1625 de 2016 en concordancia con el artículo 1.6.1.21.13. ibidem. Por lo tanto, estas casillas deben quedar en blanco.
– De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 1.6.1.21.14 del Decreto 1625 de 2016, en concordancia con el artículo 1.6.1.21.13 ibidem, se debe anexar el formato 1220 denominado Relación de Retenciones en la Fuente a Título de Renta correspondiente al año gravable 2022. Lo anterior, en razón a que el saldo a favor liquidado en el período siguiente (año gravable 2023) se encuentra conformado por el anticipo determinado en el año 2022, el cual fue originado por las retenciones en la fuente registradas en dicha declaración y ha sido objeto de imputación en los años subsiguientes.
– Los formatos 1220 (relación de retenciones) deben ser firmados por contador público dado que la señora Perea Mosquera María Ernestina, identificada con NIT XXXXXX, registra la actividad mercantil 0090 (rentista de capital) (cfr. artículo 1.6.1.21.14. del Decreto 1625 de 2016, en concordancia con el artículo 20 del Código de Comercio).
En mérito.
Para la Dian, si el contribuyente es comerciante, el formulario 1220 debe estar firmado por contador público, sin considerar el monto de los ingresos, porque este requisito aplica únicamente para la firma de las declaraciones tributarias, que es distinto.