Cómo se pagan las vacaciones

La ley fijó cuántos días de vacaciones corresponden y con qué salario se remuneran, pero no dijo en qué momento debe hacerse el pago, y de ese vacío nacen las dudas más frecuentes de empleadores y trabajadores: ¿se pagan antes o después de tomarlas, al salir, al regresar o con la nómina del mes? Veamos cómo funciona el pago de las vacaciones en la práctica y qué está obligado a hacer el empleador.

Cómo se paga el periodo de vacaciones.

Durante las vacaciones el trabajador recibe el salario ordinario que esté devengando el día en que inicia el descanso, conforme al artículo 192 del Código Sustantivo del Trabajo. El cálculo paso a paso está en la liquidación de las vacaciones.

El pago se hace por los días calendario que abarque el periodo, no solo por los 15 días hábiles, porque el contrato de trabajo no se suspende durante las vacaciones y mientras esté vigente hay que remunerar todos los días del mes.

Ese pago es de naturaleza salarial, lo que tiene una consecuencia inmediata: se somete a los mismos descuentos y aportes que el salario.

Qué le deben pagar cuando sale a vacaciones.

Cuando el empleador opta por pagar el día en que el trabajador sale a descansar, ese pago comprende dos cosas:

• El valor de las vacaciones, es decir, el salario ordinario por todos los días calendario del periodo de descanso.
• Lo ya causado y pendiente de pago, como el salario de los días laborados en el periodo en curso, las horas extras, los recargos nocturnos y el trabajo en domingos y festivos realizados antes de salir.

Lo que no se paga por los días de vacaciones son los conceptos que dependen de laborar efectivamente, como el auxilio de transporte, las horas extras o los recargos, porque durante el descanso no se causan. Cómo queda el desprendible del mes lo mostramos en ¿las vacaciones se pagan aparte del sueldo?

Cuándo se deben pagar las vacaciones.

La ley no fijó una fecha especial para pagar las vacaciones de los trabajadores particulares: ni el artículo 187 ni el 192 del Código Sustantivo del Trabajo dicen si el pago debe hacerse al iniciar el descanso o al terminarlo.

De acuerdo con nuestro criterio, la ausencia de norma especial obliga a aplicar la regla general del salario, que está en el artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo:

«El salario en dinero debe pagarse por períodos iguales y vencidos, en moneda legal. El período de pago para los jornales no puede ser mayor de una semana, y para sueldos no mayor de un mes.»

En consecuencia, si al trabajador se le paga los días 15 y 30 de cada mes, sus vacaciones deben estar pagadas a más tardar en esas mismas fechas, y el empleador no incurre en ninguna irregularidad por no entregarle el dinero el día en que sale a descansar.

¿Las vacaciones se pagan antes o después de tomarlas?

Es la pregunta que más se hace sobre este tema, y la respuesta corta es que para los trabajadores particulares la ley no lo resolvió: el empleador puede pagarlas al inicio o en la fecha ordinaria de nómina, con el único límite de no exceder esa fecha.

Ahora bien, hay un argumento de peso a favor del pago previo. La Corte Constitucional, al describir la finalidad de las vacaciones en la sentencia C-019 de 2004, sostuvo lo siguiente:

«Es decir, el empleado tiene derecho al disfrute de un tiempo libre a título de vacaciones, durante el lapso legalmente causado y con el pago previo de ese derecho, pues no sería justo ni razonable el que un trabajador saliera a disfrutar sus vacaciones desprovisto del correspondiente ingreso económico.»

De acuerdo con nuestro criterio, esa consideración no crea una obligación exigible para el empleador particular. Es una reflexión general sobre la finalidad del descanso, hecha en un proceso que examinaba las vacaciones proporcionales de los servidores públicos, y no la razón de la decisión. El Código Sustantivo del Trabajo sigue sin fijar un plazo especial, y quien paga en la fecha ordinaria de nómina no incumple norma alguna. Lo aconsejable, en todo caso, es anticipar.

Distinto es el régimen de los empleados públicos, donde sí existe una regla expresa. El artículo 18 del Decreto 1045 de 1978 dispone:

«El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten será pagado, en su cuantía total, por lo menos con cinco (5) días de antelación a la fecha señalada para iniciar el goce del descanso remunerado.»

Esa exigencia no está en el Código Sustantivo del Trabajo y no aplica a los trabajadores particulares, aunque confirma que el pago anticipado es la práctica que mejor sirve al propósito del descanso.

Lo que el trabajador debe tener presente si le pagan por anticipado.

Hay un efecto que casi nadie considera y que conviene advertir.

Supongamos un trabajador que sale a vacaciones el 1.º de febrero, regresa el 19 y ese mismo 1.º recibe el pago de los 18 días de descanso. Sale con dinero en el bolsillo, pero al llegar el fin de mes solo recibirá el salario de los 12 días restantes, porque los otros 18 ya se le pagaron.

No es un descuento ni un error: es el mismo dinero repartido de otra forma. Pero afecta el flujo de caja del trabajador y explica buena parte de las reclamaciones que llegan a las áreas de nómina.

Cómo pagar las vacaciones con nómina quincenal.

Este es el caso que más consultas genera, y la clave está en separar dos cosas que se confunden: la fecha de pago y el periodo liquidado.

Supongamos una empresa que paga los días 5 y 20 de cada mes, entendiéndose que el día 20 se paga la primera quincena y el día 5 del mes siguiente se paga la segunda. Un trabajador sale a vacaciones el 21 del mes:

Lo importante es que ningún día quede sin liquidar y que ningún día se pague dos veces, ni como salario ni como vacaciones.

Descuentos que se aplican al pago de las vacaciones.

Como el pago de vacaciones tiene naturaleza salarial, sobre él se aplican los descuentos de ley y los autorizados por el trabajador:

• Salud: 4% a cargo del trabajador.
• Pensión: 4% a cargo del trabajador, más el aporte al fondo de solidaridad pensional si devenga más de cuatro salarios mínimos.
• Retención en la fuente: si el trabajador está sujeto a ella.
• Descuentos autorizados: libranzas, embargos y demás deducciones autorizadas por el trabajador o por autoridad competente.

Los aportes se liquidan sobre lo devengado en el mes, de modo que pueden descontarse del pago de las vacaciones o de la nómina ordinaria, siempre que no se descuenten dos veces. No se cotiza a riesgos laborales por los días de vacaciones, y el ingreso base de cotización durante ese periodo tiene su propia regla, que explicamos en ¿a las vacaciones se les descuenta salud y pensión?

El auxilio de transporte en el mes de vacaciones.

El auxilio de transporte se paga únicamente por los días en que el trabajador no está de vacaciones, porque su finalidad es cubrir el desplazamiento al lugar de trabajo y durante el descanso ese desplazamiento no existe.

Por eso, en el mes en que el trabajador sale a vacaciones, el auxilio se prorratea: se reconoce por los días de salario y no por los días pagados como vacaciones.

Plazo para pagar las vacaciones y consecuencias del retraso.

Si las vacaciones deben pagarse a más tardar en las fechas ordinarias del salario, ese es también el plazo máximo del empleador, y su incumplimiento tiene consecuencias que conviene conocer.

Cuánto tiempo tiene la empresa para pagar las vacaciones.

La empresa debe pagar las vacaciones dentro del mismo periodo de pago en que se disfrutan, que según el artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo no puede exceder de un mes para los sueldos ni de una semana para los jornales.

Conviene precisar además cuándo nace la obligación: las vacaciones se pagan cuando se otorgan, no cuando se causan. El derecho se causa al cumplir el año de servicios, pero el empleador puede conceder el descanso dentro del año siguiente, y solo al concederlo surge la obligación de pagar.

Consecuencias del retraso.

Pagar después de esa fecha es un incumplimiento del contrato de trabajo, con dos consecuencias posibles para el empleador: la queja ante el Ministerio del Trabajo, que puede derivar en sanción, y la demanda del trabajador ante el juez laboral.

Recordemos además que el incumplimiento sistemático de las obligaciones del empleador es justa causa para que el trabajador dé por terminado el contrato, según el numeral 6 del literal b) del artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo, lo que da lugar a la indemnización del artículo 64.

Quién responde por el pago de las vacaciones.

El responsable frente a la ley es siempre el empleador, sea persona natural o jurídica.

Internamente el pago lo gestiona quien maneje la nómina, sea el jefe de talento humano, el contador o el administrador, pero esa distribución de funciones es un asunto interno que no traslada la responsabilidad legal. Ante un reclamo o una demanda, responde la empresa a través de su representante legal.

Qué hacer si no le pagan las vacaciones.

Si el empleador no paga las vacaciones, estos son los caminos, en el orden en que conviene intentarlos:

1. Reclamar por escrito al empleador, dejando constancia de la fecha de entrega. La reclamación escrita interrumpe la prescripción.
2. Presentar queja ante el Ministerio del Trabajo, que puede iniciar una investigación administrativa laboral.
3. Demandar ante el juez laboral, teniendo presente que los derechos laborales prescriben en tres años contados desde que se hacen exigibles.

El cómputo de ese plazo lo explicamos en prescripción de los derechos laborales.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.