Prima de vacaciones

La prima de vacaciones es una prestación social de los servidores públicos que equivale a 15 días de salario por cada año de servicio, según el artículo 25 del decreto 1045 de 1978, y que se paga antes de que el servidor salga a disfrutar sus vacaciones. En el sector privado no existe, salvo que se haya pactado en una convención, un pacto colectivo o el contrato de trabajo. ¿Con qué factores se liquida y cuándo debe pagarse?

Quiénes tienen derecho a la prima de vacaciones.

La prima de vacaciones es una de las prestaciones sociales que el artículo 5 del decreto 1045 de 1978 ordena reconocer a los servidores de las entidades públicas. El artículo 24 del mismo decreto precisa su alcance:

«La prima de vacaciones creada por los decretos-leyes 174 y 230 de 1975 continuarán reconociéndose a los empleados públicos de los ministerios, departamentos administrativos, superintendencias, establecimientos públicos y unidades administrativas especiales del orden nacional, en los mismos términos en que fue establecida por las citadas normas. De esta prima continuarán excluidos los funcionarios del servicio exterior.»

La norma se refiere a las entidades del orden nacional, pero el beneficio no se queda allí. El decreto 1919 de 2002 extendió a los empleados públicos de departamentos, distritos y municipios el régimen de prestaciones sociales de los empleados públicos de la rama ejecutiva nacional, de modo que la prima de vacaciones los cobija también.

Los trabajadores oficiales también la reciben, como lo confirma el decreto 404 de 2006 al regular su pago proporcional para «los empleados públicos y trabajadores oficiales vinculados a las entidades públicas del orden nacional y territorial».

La prima de vacaciones no existe en el sector privado.

El Código Sustantivo del Trabajo no contempla una prima de vacaciones. El trabajador de una empresa privada recibe el pago de sus vacaciones, que es la remuneración del descanso, pero no un valor adicional por ellas.

Una empresa privada puede reconocerla si así lo pacta en una convención colectiva, un pacto colectivo o el contrato de trabajo. En ese caso es una prima extralegal y se rige por lo acordado, no por el decreto 1045 de 1978.

Diferencia entre vacaciones y prima de vacaciones.

Son dos pagos distintos que el servidor recibe al mismo tiempo, y de ahí la confusión.

Supongamos un empleado público con un salario de $3.000.000 cuyas vacaciones abarcan 18 días calendario. Recibirá $1.800.000 por las vacaciones y $1.500.000 por la prima de vacaciones.

Las vacaciones no son un pago adicional, porque solo reemplazan el salario de los días de descanso. La prima, en cambio, sí es dinero extra. Para el régimen general de las vacaciones puede consultar el artículo sobre vacaciones laborales.

A cuánto equivale la prima de vacaciones.

La cuantía la fija el artículo 25 del decreto 1045 de 1978 en una sola línea:

«La prima de vacaciones será equivalente a quince días de salario por cada año de servicio.»

Es decir, medio mes de salario por cada año de servicio. Mientras el servidor esté vinculado, la prima se causa por año completo, igual que las vacaciones.

La proporcionalidad aparece cuando el servidor se retira antes de cumplir el año, caso que explicamos más adelante.

Cómo se liquida la prima de vacaciones.

La base no es solo la asignación básica. El artículo 17 del decreto 1045 de 1978 señala los factores salariales que la integran:

«Para efectos de liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones como la prima de vacaciones de que trata este decreto, se tendrán en cuenta los siguientes factores de salario, siempre que correspondan al empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de aquellas.»

Los factores que enumera la norma son los siguientes:

• La asignación básica mensual señalada para el respectivo cargo.
• Los incrementos de remuneración de los artículos 49 y 97 del decreto ley 1042 de 1978.
• Los gastos de representación.
• La prima técnica.
• Los auxilios de alimentación y de transporte.
• La prima de servicios.
• La bonificación por servicios prestados.

No todos los servidores devengan todos esos conceptos, de modo que la base será la suma de los que efectivamente se le reconozcan. Y nótese la condición de la norma: se toman los factores que correspondan en la fecha en que el servidor inicia el disfrute, no el promedio del año.

Hay además una diferencia importante con el sector privado: el auxilio de transporte sí es factor para liquidar la prima de vacaciones de los servidores públicos, mientras que en el régimen del Código Sustantivo del Trabajo no hace parte de la base para liquidar las vacaciones.

Fórmula para liquidar la prima de vacaciones.

Sumados los factores, la operación es sencilla:

Prima de vacaciones = base de liquidación ÷ 2

Se divide entre dos porque los 15 días de la prima son la mitad del mes laboral de 30 días.

Supongamos un empleado público con una asignación básica de $3.600.000 y una prima técnica de $400.000, que no devenga otros factores:

Cuando se liquida de forma proporcional por retiro, la fórmula incorpora los días servidos: (base × días servidos) ÷ 720. Con la misma base y 180 días de servicio, la prima sería de $1.000.000.

Cuándo se paga la prima de vacaciones.

Aquí hay una regla que el sector privado no tiene. El artículo 28 del decreto 1045 de 1978 dispone:

«La prima de vacaciones se pagará dentro de los cinco días hábiles anteriores a la fecha señalada para la iniciación del descanso remunerado.»

No es, entonces, un pago que pueda diferirse a la nómina siguiente: la norma quiso que el servidor saliera a vacaciones con el dinero disponible. La misma regla aplica al valor de las vacaciones, que según el artículo 18 del decreto debe pagarse con al menos cinco días de antelación.

La prima cuando las vacaciones se compensan o hay retiro.

Aunque la prima está ligada al disfrute del descanso, el decreto 1045 de 1978 la protege en los casos en que ese disfrute no ocurre.

Vacaciones compensadas en dinero.

Cuando las vacaciones se pagan en dinero en lugar de disfrutarse, el artículo 29 del decreto es categórico:

«La prima de vacaciones no se perderá en los casos en que se autorizare el pago de vacaciones en dinero.»

Por lo tanto, la compensación incluye tanto el valor de las vacaciones como el de la prima.

Retiro del servicio.

El artículo 30 del decreto reconoce la prima al servidor que se retira sin haber disfrutado sus vacaciones, salvo que el retiro obedezca a destitución o abandono del cargo.

Y si se retira antes de cumplir el año de servicio, el artículo 1 del decreto 404 de 2006 ordena el pago proporcional:

«Los empleados públicos y trabajadores oficiales vinculados a las entidades públicas del orden nacional y territorial, que se retiren del servicio sin haber cumplido el año de labor, tendrán derecho a que se les reconozca en dinero y en forma proporcional al tiempo efectivamente laborado las vacaciones, la prima de vacaciones y la bonificación por recreación.»

Antes de ese decreto, el servidor que se retiraba antes del año perdía la prima de ese periodo. Hoy se liquida con la fórmula proporcional explicada en la sección anterior.

Prescripción de la prima de vacaciones.

El artículo 31 del decreto 1045 de 1978 dispone que el derecho a la prima prescribe en los mismos términos que el derecho a las vacaciones. Y el artículo 23 fija ese término en cuatro años, contados desde la fecha en que se causó el derecho, salvo que medie aplazamiento de las vacaciones mediante la providencia correspondiente.

La prima de vacaciones es factor de otras prestaciones.

La prima de vacaciones no solo se recibe: también incrementa otras prestaciones del servidor público. Según el decreto 1045 de 1978, hace parte de los factores para liquidar la prima de Navidad (artículo 33) y el auxilio de cesantía y las pensiones (artículo 45).

Es otra diferencia con el sector privado, donde el pago de las vacaciones disfrutadas hace base para las prestaciones sociales pero no existe una prima adicional que sumar.

Retención en la fuente sobre la prima de vacaciones.

La prima de vacaciones no tiene un procedimiento de retención especial, como sí lo tiene la prima de servicios.

En consecuencia, de acuerdo con nuestro criterio, lo recibido por prima de vacaciones se suma a las vacaciones y a los demás pagos laborales del mes, y sobre ese total se aplica la retención según el procedimiento que corresponda. Sobre el pago de las vacaciones puede consultar ¿las vacaciones son base para retención en la fuente?.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.