Régimen común y régimen simplificado en el IVA

El régimen común y el régimen simplificado eran las dos categorías en que la ley dividía a quienes vendían bienes o prestaban servicios gravados con IVA: los primeros cobraban y declaraban el impuesto, los segundos no. La ley 1943 de 2018 cambió esos nombres por los de responsables y no responsables del IVA, y la ley 2010 de 2019 mantuvo el cambio, de modo que hoy la norma que gobierna la materia es el artículo 437 del Estatuto Tributario. ¿A qué equivale cada uno, qué obligaciones tiene y cómo saber a cuál pertenece una persona o empresa?

Qué pasó con el régimen común y el régimen simplificado.

Durante décadas el Estatuto Tributario reguló el régimen simplificado en los artículos 499 a 508, y llamó régimen común a todos los demás responsables del impuesto. La ley 1943 de 2018 derogó el artículo 499 y reemplazó esa clasificación por la de responsables y no responsables del IVA.

Cuando la Corte Constitucional declaró inexequible la ley 1943, la ley 2010 de 2019 reprodujo el cambio y dispuso que, donde las normas dijeran «régimen común», debía entenderse régimen de responsabilidad del impuesto sobre las ventas. Por eso algunos artículos todavía conservan la expresión antigua.

En la práctica, los dos regímenes no desaparecieron: cambiaron de nombre. La equivalencia es la siguiente.

Aun así, por costumbre, los contribuyentes, los proveedores y hasta algunos formularios siguen usando los nombres anteriores, y por eso conviene saber a qué se refieren.

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Qué es el régimen común.

El régimen común, hoy responsable del IVA, agrupa a quienes deben facturar el impuesto, cobrarlo a sus clientes, declararlo y consignarlo a la Dian. Pertenecen a él:

• Todas las personas jurídicas que vendan bienes o presten servicios gravados, sin importar sus ingresos.
• Las personas naturales que realicen actividades gravadas y no cumplan alguna de las condiciones para ser no responsables.
• Los productores de bienes exentos y los exportadores.

Sus obligaciones se detallan en el artículo sobre las obligaciones de los responsables del IVA.

El régimen común no obliga por sí solo a llevar contabilidad.

Pertenecer al régimen común no implica llevar contabilidad. Esa obligación la impone el artículo 19 del código de comercio a los comerciantes, de modo que una persona natural responsable del IVA que no es comerciante, como un profesional independiente, no está obligada a llevarla, como explicamos en el artículo sobre los obligados a llevar contabilidad.

Lo que sí debe llevar todo responsable, lleve o no contabilidad, es el registro auxiliar de compras y ventas y la cuenta de impuesto a las ventas por pagar que exige el artículo 509 del Estatuto Tributario.

Qué es el régimen simplificado.

El régimen simplificado, hoy no responsable del IVA, agrupa a las personas naturales que, aunque vendan bienes o presten servicios gravados, no cobran el impuesto porque cumplen las condiciones del parágrafo 3 del artículo 437. Solo pueden pertenecer a él las personas naturales.

Las condiciones son seis y deben cumplirse todas: ingresos de la actividad gravada inferiores a 3.500 UVT en el año anterior y en el año en curso; un solo establecimiento; no explotar franquicias ni intangibles; no ser usuario aduanero; no celebrar contratos gravados por 3.500 UVT o más, y no recibir consignaciones de la actividad gravada que superen 3.500 UVT.

Para el año 2026 el tope de 3.500 UVT equivale a $183.309.000. Explicamos cada condición, los topes en pesos y qué ingresos cuentan en el artículo sobre responsables y no responsables del IVA.

Obligaciones del régimen simplificado hoy.

El artículo 506, que enumeraba las obligaciones del régimen simplificado, fue derogado. Las que subsisten están dispersas en otras normas y son las siguientes:

• Inscribirse en el RUT con la responsabilidad 49, de no responsable del IVA.
• Entregar copia del RUT a los responsables del IVA a quienes les venda, según el parágrafo 3 del artículo 437.
• Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias cuando no lleve contabilidad, según el artículo 616.
• Matricularse en el registro mercantil si es comerciante, que es una obligación mercantil y no tributaria.

El no responsable del IVA no está obligado a facturar, según el numeral 3 del artículo 1.6.1.4.3 del decreto 1625 de 2016, aunque puede hacerlo voluntariamente. La excepción son los contribuyentes del régimen simple, que sí deben facturar electrónicamente, como explicamos en el artículo sobre las personas no obligadas a expedir factura.

Qué no puede hacer el régimen simplificado.

La principal prohibición es cobrar IVA. El parágrafo del artículo 437 lo dice sin rodeos y le impone una consecuencia a quien lo haga:

«A las personas que pertenezcan al régimen simplificado, que vendan bienes o presten servicios, les esta prohibido adicionar al precio suma alguna por concepto del impuesto sobre las ventas. Si lo hicieren, deberán cumplir íntegramente con las obligaciones predicables de quienes pertenecen al régimen de responsabilidad del Impuesto sobre las Ventas (IVA).»

Tampoco puede declarar IVA ni descontar el que paga en sus compras. Una declaración de IVA presentada por quien no es responsable no produce efectos, conforme al artículo 594-2, y el IVA que paga en sus compras no se pierde, porque puede llevarlo como costo o gasto en la declaración de renta, según el artículo 502:

«Los responsables del régimen simplificado, podrán llevar el impuesto sobre las ventas que hubieren pagado en la adquisición de bienes y servicios como costo o gasto en su declaración de renta, cuando reúna los requisitos para ser tratado como impuesto descontable.»

Por eso, al fijar sus precios, el no responsable debe partir del costo con IVA incluido. Si compra un producto por $50.000 más $9.500 de IVA, su costo es de $59.500 y sobre ese valor calcula su margen.

Compras al régimen simplificado: el documento soporte.

Como el no responsable normalmente no factura, quien le compra debe soportar el costo o la deducción con el documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, que hoy es electrónico, según el artículo 1.6.1.4.12 del decreto 1625 de 2016 y la resolución 000227 de 2025 de la Dian. Explicamos este documento y sus diferencias con los documentos equivalentes en el artículo sobre el documento equivalente a la factura.

Lo que ya no existe es el IVA teórico que el régimen común asumía en sus compras al simplificado, mediante retención, porque el numeral 4 del artículo 437-2 fue derogado por la ley 1819 de 2016. Hoy esas compras no generan retención de IVA, como se explica en el artículo sobre las operaciones entre régimen común y simplificado.

Diferencias entre régimen común y régimen simplificado.

La diferencia de fondo es una sola: el régimen común es responsable del IVA y el simplificado no. De ella se derivan todas las demás, que resumimos en el siguiente cuadro.

Ninguna de las dos categorías determina por sí sola si se declara renta, si se lleva contabilidad o si se es agente de retención en la fuente a título de renta, que son obligaciones con sus propias reglas.

Cómo saber si una persona o empresa es régimen común o simplificado.

La forma segura es revisar el RUT, en la sección de responsabilidades. El código 48 corresponde al responsable del IVA, antes régimen común, y el 49 al no responsable, antes régimen simplificado.

Si se trata de una empresa constituida como sociedad, lo normal es que sea responsable del IVA, porque las personas jurídicas nunca pudieron pertenecer al régimen simplificado. Solo no será responsable si todo lo que vende está excluido o no gravado, o si está en el régimen simple y solo tiene tiendas, minimercados o peluquerías.

Si se trata de un negocio de una persona natural, como una ferretería, un restaurante o un almacén, puede estar en cualquiera de los dos grupos, y la única forma de saberlo es su RUT. Recordemos que el no responsable que le vende a un responsable está obligado a entregarle copia de ese documento.

Si lo que quiere saber es en cuál está usted mismo, puede resolver nuestra encuesta para saber si es responsable del IVA.

Cambio de régimen.

Quien estaba en el régimen simplificado pasa al común desde el periodo siguiente a aquel en que deja de cumplir alguna de las condiciones, según el artículo 508-2. Y quien está en el régimen común puede volver al simplificado cuando demuestre que cumplió todas las condiciones durante el año anterior.

Explicamos los dos trámites, el periodo en que se entra y cómo quitar la responsabilidad 48 del RUT en el artículo sobre el cambio de responsabilidad en el IVA.

El régimen simple no es el régimen simplificado.

Los nombres se parecen, pero son figuras distintas. El régimen simplificado era una categoría del IVA; el régimen simple de tributación es un régimen del impuesto de renta que integra en un solo pago la renta, el impuesto al consumo de restaurantes y el impuesto de industria y comercio.

Al régimen simple sí pueden pertenecer personas jurídicas, siempre que sus socios sean personas naturales y cumplan los requisitos del artículo 905. Y quien está en el simple puede ser responsable o no del IVA, según las reglas del parágrafo 4 del artículo 437, como explicamos en el artículo sobre el IVA en el régimen simple.

Tampoco debe confundirse con el régimen ordinario, que es el régimen general del impuesto de renta y no tiene relación con la responsabilidad del IVA.

Finalmente, muchos municipios conservan un «régimen simplificado» propio en el impuesto de industria y comercio, con reglas y topes definidos en su estatuto tributario local, que son distintos de los del IVA.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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