El libro mayor resume el movimiento de cada una de las cuentas de la contabilidad y permite conocer su saldo a partir de la diferencia entre el debe y el haber; en Colombia se le conoce como libro mayor y balances, y es uno de los libros principales que todo comerciante debe llevar. Veamos cómo está estructurado, cómo se diligencia y cuál es su relación con el libro diario.
Qué es el libro mayor.
El libro mayor recoge, cuenta por cuenta, los movimientos registrados en el libro diario, de modo que muestra el debe, el haber y el saldo de cada cuenta en un periodo.
Si el diario cuenta la historia de la empresa en orden cronológico, operación por operación, el mayor la reorganiza por cuentas: permite ver de un vistazo cuánto entró y salió de bancos en el mes, cuánto se vendió o cuánto se debe a proveedores.
Estructura del libro mayor.
El libro mayor tiene generalmente cinco columnas para cada cuenta, como en el siguiente ejemplo de la cuenta de bancos:
| Fecha | Concepto | Debe | Haber | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01-mar | Saldo inicial | 5.000.000 | ||
| 05-mar | Recaudo de clientes | 3.000.000 | 8.000.000 | |
| 12-mar | Pago a proveedores | 2.500.000 | 5.500.000 | |
| 28-mar | Pago de nómina | 4.000.000 | 1.500.000 |
El saldo de cada línea se obtiene sumando los débitos y restando los créditos al saldo anterior, según la naturaleza de la cuenta, que se explica en el artículo sobre el debe y el haber. Al final del periodo, el saldo de cada cuenta del mayor es el que alimenta el balance de prueba y los estados financieros.
Cómo se diligencia el libro mayor.
El mayor se diligencia con la información tomada del libro diario, en orden cronológico: cada asiento del diario se traslada a las cuentas que afecta, débito a débito y crédito a crédito, proceso que se conoce como mayorización.
Como en todo asiento los débitos son iguales a los créditos, la suma de los débitos de todas las cuentas del mayor debe ser igual a la suma de sus créditos. Si no lo es, hay un error en el diligenciamiento del mayor o del diario, que debe encontrarse antes de preparar los estados financieros.
El libro mayor y balances es obligatorio.
El mayor y balances es uno de los libros principales de contabilidad, a partir del cual se elaboran el balance de prueba, el estado de situación financiera y el estado de resultados, y por eso todo comerciante obligado a llevar contabilidad debe llevarlo.
Ninguna norma enumera de forma expresa los libros obligatorios, pero la doctrina y la práctica han reconocido el mayor y balances como principal, junto con el diario y el de inventarios y balances, como explicamos en el artículo sobre los libros de contabilidad.
El libro mayor en el software contable.
El software contable diligencia el mayor de forma automática a partir de los comprobantes que se registran: una venta, una compra o un pago ingresados al sistema pasan al diario y de allí al mayor sin intervención del usuario, que solo consulta el reporte cuando lo necesita.
Por eso hoy el mayor no se «lleva» en el sentido manual del término, sino que se genera, se revisa y se conserva en medio electrónico, sin obligación de imprimirlo.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es el libro mayor en contabilidad?
Es el libro que resume, cuenta por cuenta, los movimientos registrados en el diario, mostrando el debe, el haber y el saldo de cada cuenta en un periodo.
¿Qué es el libro mayor y balances?
Es el nombre con que se conoce en Colombia al libro mayor: resume el movimiento de las cuentas y sirve de base para el balance de prueba y los estados financieros.
¿Qué diferencia hay entre el libro diario y el mayor?
El diario registra las operaciones en orden cronológico, una tras otra; el mayor las reorganiza por cuentas, para conocer el movimiento y el saldo de cada una.
¿El libro mayor es obligatorio?
Sí, como libro principal para quienes están obligados a llevar contabilidad, aunque ninguna norma lo enumere expresamente.
¿Cuántas columnas tiene el libro mayor?
Generalmente cinco: fecha, concepto, debe, haber y saldo.
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