El comprobante de diario es el documento que la empresa elabora para registrar sus operaciones en el libro diario, indicando las cuentas que se debitan y se acreditan con sus valores, y al cual se anexan los soportes que justifican cada registro, conforme al artículo 53 del Código de Comercio. Veamos sus elementos, un formato listo para usar y un ejemplo diligenciado.
Qué es un comprobante de diario.
El comprobante de diario es un comprobante de contabilidad que recoge una o varias operaciones para asentarlas en el libro diario: en él se reflejan los débitos y créditos de cada cuenta afectada.
Es el primer eslabón en la construcción de la información financiera: se elabora a partir de los soportes, como facturas, recibos de caja, consignaciones o nóminas, y de él se alimentan el libro diario, el libro mayor y finalmente los estados financieros.
Puede elaborarse por cada operación o, como su nombre lo sugiere, resumiendo las operaciones de un día, siempre que de él se pueda llegar a los soportes de cada registro.
Elementos del comprobante de diario.
El comprobante de diario contiene por lo menos los siguientes elementos:
- Número y fecha: el consecutivo que permite controlarlo y el día de la operación.
- Descripción: una explicación breve de lo ocurrido, como «compra de papelería» o «pago de nómina de marzo».
- Cuentas afectadas: el código y nombre de las cuentas que se debitan y se acreditan; toda operación afecta al menos una cuenta débito y una crédito.
- Valores: el monto de cada cuenta en el debe o en el haber, con sumas iguales.
- Referencia del soporte: el número de la factura, recibo u otro documento que respalda la operación.
- Firmas: de quienes lo elaboraron, revisaron y aprobaron.
Formato de comprobante de diario.
La estructura de un comprobante de diario es la siguiente, y puede reproducirse en cualquier hoja de cálculo o configurarse en el software contable:
| Código | Detalle | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| Empresa: | Comprobante de diario N.° | ||
| Fecha: | |||
| Sumas iguales | |||
| Elaborado por: | Revisado por: | Aprobado por: |
En la columna de código va el número de la cuenta del plan único de cuentas, como 1105 o 2205, y en el detalle, la descripción de la operación y la referencia del soporte.
Ejemplo de comprobante de diario.
Supongamos que la empresa paga en efectivo $1.500.000 por el arrendamiento de su oficina, según la factura n.° 845 del arrendador. El comprobante de diario queda así:
| Código | Detalle | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 512010 | Arrendamiento de oficina – factura 845 | 1.500.000 | |
| 110505 | Caja general | 1.500.000 | |
| Sumas iguales | 1.500.000 | 1.500.000 |
El asiento muestra que el gasto de arrendamiento aumenta, en el debe, y la caja disminuye, en el haber, por el mismo valor, con lo cual se cumple la partida doble.
El comprobante de diario en el software contable.
En la contabilidad sistematizada, el comprobante de diario lo genera el programa al registrar cada operación, con su numeración automática, y desde allí la lleva al diario y al mayor.
Los programas suelen manejar varios tipos de comprobante, como egresos, recibos de caja, notas de contabilidad o comprobantes de diario, cada uno con su consecutivo, lo que permite ordenar y rastrear los registros según su naturaleza.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es un comprobante de diario?
Es el comprobante de contabilidad que registra una o varias operaciones en el libro diario, con las cuentas debitadas y acreditadas, sus valores y la referencia a los soportes.
¿Qué diferencia hay entre el comprobante de diario y el libro diario?
El comprobante registra la operación y remite a sus soportes; el libro diario reúne cronológicamente todos los comprobantes del periodo.
¿Cómo se hace un comprobante de diario?
Se toma el soporte de la operación, se identifican las cuentas que se debitan y se acreditan, se anotan sus valores con sumas iguales, se describe la operación con la referencia del soporte y se firma.
¿El comprobante de diario es un soporte contable?
No. Es un comprobante interno que registra la operación; el soporte es el documento que la prueba, como la factura, y debe anexarse al comprobante.
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