Mora en el pago de cotizaciones a seguridad social

No pagar las cotizaciones a seguridad social dentro del plazo genera intereses de mora y, si el incumplimiento llega a dos periodos consecutivos, la suspensión de la afiliación, con consecuencias distintas según se trate de un trabajador dependiente o de un cotizante independiente. Las reglas están en los artículos 2.1.9.1 y siguientes del decreto 780 de 2016. ¿Qué se pierde durante la suspensión y qué se puede hacer?

Intereses moratorios.

Es la primera consecuencia y la más inmediata. Quien paga fuera del plazo debe intereses desde el día siguiente al vencimiento hasta el día del pago.

La tasa no es una propia de la seguridad social: se aplica la de los tributos administrados por la Dian, que fija el artículo 635 del Estatuto Tributario.

En la práctica los intereses los liquida la PILA de manera automática según la fecha en que se genere la planilla. Si no se paga el mismo día, hay que volver a generarla para que el cálculo se actualice, porque de lo contrario el pago queda incompleto y la mora sigue corriendo.

Los plazos mensuales dependen de los dos últimos dígitos del documento o del NIT, y los publicamos en el artículo sobre la fecha para el pago de la seguridad social.

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Suspensión de la afiliación por mora.

El umbral es el mismo para todos: dos periodos consecutivos sin pagar. Lo que cambia es quién asume las consecuencias.

Trabajador dependiente.

Cuando el empleador deja de pagar, el afectado en el papel es el trabajador, pero la cuenta la termina asumiendo la empresa. Señala el primer inciso del artículo 2.1.9.1 del decreto 780 de 2016:

«Efectos de la mora en las cotizaciones de trabajadores dependientes. El no pago por dos períodos consecutivos de las cotizaciones a cargo del empleador, siempre y cuando la EPS no se hubiera allanado a la mora, producirá la suspensión de la afiliación y de la prestación de los servicios de salud contenidos en el plan de beneficios por parte de la EPS. Durante el periodo de suspensión, el empleador en mora deberá pagar el costo de los servicios de salud que demande el trabajador y su núcleo familiar, sin perjuicio del pago de las cotizaciones adeudadas y de los intereses de mora correspondientes.»

Obsérvese el alcance: el empleador no solo debe las cotizaciones y los intereses, sino el costo de los servicios de salud que el trabajador y su familia demanden durante la suspensión. Una hospitalización en ese periodo sale de su bolsillo.

En riesgos laborales ocurre lo mismo. El artículo 2.2.4.2.5.10 del decreto 1072 de 2015 dispone que el no pago de dos periodos consecutivos da lugar a la suspensión de la afiliación por parte de la administradora de riesgos laborales.

Trabajador independiente.

Aquí no hay a quién trasladarle la consecuencia: el cotizante es su propio aportante.

El artículo 2.1.9.3 del decreto 780 de 2016 establece el mismo umbral de dos periodos consecutivos, con la misma condición de que la EPS no se haya allanado a la mora.

Durante la suspensión, los servicios que demanden el independiente y su núcleo familiar se prestan a través de la red pública, y quedan a su cargo los pagos que la norma prevé.

El allanamiento a la mora.

Es la condición que más se pasa por alto y la que más veces resuelve el caso a favor del afiliado.

La suspensión procede «siempre y cuando la EPS no se hubiera allanado a la mora». Hay allanamiento cuando la EPS siguió recibiendo aportes y prestando servicios sin adelantar gestión alguna de cobro, como explicamos en el artículo sobre el allanamiento a la mora.

De acuerdo con nuestro criterio, la EPS que atendió los controles, autorizó procedimientos y recibió pagos tardíos sin objetarlos no puede después invocar la suspensión para negar una prestación económica. Es el argumento que conviene plantear por escrito antes de acudir a la tutela.

Servicios de salud durante la suspensión.

La suspensión no deja al afiliado completamente desprotegido. La norma previó tres situaciones en las que la atención continúa.

Urgencias.

Sí lo atienden. Las instituciones con servicio de urgencias están obligadas a atender a cualquier persona, esté o no afiliada a una EPS y esté o no suspendida.

Lo dicho en esta sección aplica a quien está suspendido por mora. Si lo que ocurrió fue un retiro y no una mora, la situación es distinta y la trata el artículo sobre el periodo de protección laboral.

La atención inicial de urgencias no puede condicionarse a la verificación de la afiliación ni al pago previo, y esa obligación no depende del estado de la cotización.

Cosa distinta es que después le cobren lo atendido, según quién sea el responsable, punto que tratamos más abajo.

Gestantes y menores de edad.

La atención en salud de las gestantes y de los menores de edad continúa durante los periodos de suspensión, y es una excepción expresa en la norma.

Es una protección que conviene invocar de inmediato cuando la EPS niega una cita prenatal alegando suspensión.

Tratamientos en curso.

Cuando la suspensión sorprende al afiliado con un tratamiento en marcha, ambulatorio, con internación, de urgencias o domiciliario, los servicios deben garantizarse.

En el caso del independiente ese deber se extiende hasta cuatro periodos consecutivos de mora, y vencidos estos la continuidad se garantiza a través de la red pública.

Quién paga lo que la EPS deja de prestar.

Aquí está la diferencia de fondo entre los dos regímenes y conviene tenerla clara.

Si el afiliado es dependiente, el costo de los servicios lo asume el empleador en mora, además de las cotizaciones y los intereses.

Si es independiente, los servicios se prestan por la red pública y los pagos quedan a su cargo.

De acuerdo con nuestro criterio, el trabajador dependiente no debe pagar de su bolsillo un solo servicio durante la suspensión. Si lo hace por urgencia, conserve las facturas: son la prueba del cobro que después debe hacerle al empleador.

Incapacidades y licencias durante la mora.

Es la consecuencia que más consultas genera, porque afecta el ingreso y no solo el servicio.

El inciso 5 del artículo 2.1.9.1 del decreto 780 de 2016 es expreso:

«Durante los periodos de suspensión por mora no habrá lugar al reconocimiento de las prestaciones económicas por incapacidad, licencias de maternidad y paternidad por parte del Sistema o de la EPS y su pago estará a cargo del empleador, salvo que haya mediado un acuerdo de pago.»

La norma resuelve dos cosas de una vez. Durante la suspensión la EPS no reconoce incapacidades ni licencias, y ese pago queda a cargo del empleador.

La excepción del acuerdo de pago es la parte menos conocida: si el empleador celebró un acuerdo con la EPS, la entidad sí debe reconocer las prestaciones económicas.

En riesgos laborales el efecto es el mismo y sin excepción: durante el periodo de suspensión no hay lugar al reconocimiento ni al pago de las prestaciones económicas del sistema general de riesgos laborales.

El trabajador dependiente no pierde nada.

Conviene decirlo sin rodeos, porque es la duda con la que llega la mayoría.

La incapacidad y la licencia se las paga el empleador, esté o no al día con la EPS. La obligación nace del contrato de trabajo y no del reconocimiento de la entidad.

Lo que el empleador pierde es el derecho al reembolso, que es un problema suyo. El detalle de cómo opera esto en la licencia de maternidad lo desarrollamos en el artículo sobre la licencia de maternidad cuando hay mora en las cotizaciones.

El independiente sí las pierde.

Sin empleador de por medio, no hay a quién reclamarle lo que la EPS no reconozca.

De acuerdo con nuestro criterio, esa es la razón más fuerte para no dejar correr la mora cuando se cotiza por cuenta propia, sobre todo durante un embarazo: una licencia de maternidad perdida cuesta varios meses de ingreso.

Cotizaciones durante la suspensión.

Este punto cambió a favor del cotizante independiente y muchos lo desconocen.

Señala el primer inciso del artículo 2.1.9.4 del decreto 780 de 2016:

«Durante el período de suspensión de la afiliación del trabajador independiente no se causará deuda por las cotizaciones e intereses de mora, sin perjuicio de que deba cancelar, los períodos de cotizaciones y los intereses de mora causados previamente a la suspensión.»

Es decir que, una vez suspendida la afiliación, deja de correr la deuda. Solo se adeudan los periodos anteriores a la suspensión.

Supongamos que el independiente no paga enero ni febrero, la EPS suspende la afiliación en marzo y él recupera capacidad de pago en julio. Debe enero y febrero, no los meses de marzo a julio.

La lógica es que la EPS no cobre por un tiempo durante el cual no cubrió nada. Antes se causaban cotizaciones incluso con la afiliación suspendida.

Sin embargo, si la mora es por omisión de aportes, la UGPP puede exigir el pago de las cotizaciones por el tiempo que duró la suspensión.

Cómo evitar la mora cuando se pierde la capacidad de pago.

Es la salida que resuelve la mayoría de los casos de independientes y es gratuita.

La obligación de cotizar existe mientras haya capacidad de pago, esto es, mientras los ingresos mensuales igualen o superen un salario mínimo. Si esa capacidad se pierde, no hay obligación de cotizar.

Pero el sistema no lo adivina. Mientras no se reporte la novedad, sigue considerando que el afiliado está en mora y sigue causando cotizaciones e intereses.

La novedad se reporta en el operador de PILA por el que normalmente paga, y debe hacerse dentro de los cinco primeros días del mes: el reporte tardío obliga a pagar ese mes completo. El trámite paso a paso, los plazos y qué hacer cuando ya pasaron meses los explicamos en el artículo sobre cómo reportar la novedad de retiro en la seguridad social.

Hecho el reporte, conviene solicitar la encuesta del Sisbén en la entidad competente del municipio para quedar cubierto en salud.

De acuerdo con nuestro criterio, este es el error más costoso y más común del cotizante independiente: dejar de pagar sin reportar la novedad. La deuda sigue creciendo por meses y después hay que pagarla completa con intereses.

Conviene recordar que la UGPP conserva la facultad de verificar la realidad económica del afiliado, de modo que la novedad debe corresponder a una pérdida real de ingresos.

Cómo saber si estoy en mora.

No existe una herramienta pública que permita consultar la fecha en que se pagaron los aportes. Se puede verificar si se está afiliado, pero no cuándo se pagó.

Para el trabajador dependiente, el camino es solicitarle al empleador copia de la planilla de aportes, que muestra los periodos y las fechas de pago.

También puede verificar su estado de afiliación y comparar los periodos reportados, como explicamos en el artículo sobre cómo averiguar si su empresa lo tiene afiliado a la seguridad social.

Si confirma que el empleador no está pagando, las acciones disponibles las tratamos en el artículo sobre qué hacer si el empleador no paga la seguridad social.

Y si lo que aparece en la consulta no es una suspensión por mora sino el estado de protección laboral, lo que hubo fue un retiro. Qué significa ese estado y cuánto tiempo lo cubre la EPS lo explicamos en el artículo sobre el periodo de protección laboral.

A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.

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