Outsourcing

También conocido como subcontratación, administración adelgazada o empresas de manufactura conjunta, el outsourcing es la acción de recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se realizaba dentro de una compañía.

El objetivo principal de la empresa es reducir los gastos directos, basados en una subcontratación o tercerización de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. Actúa como una extensión de los negocios de la misma, pero es responsable de su propia administración. Es una alternativa que permite lograr un alto desempeño en áreas específicas obteniendo con ello una organización ligera y flexible.

En síntesis, el outsourcing  permite una dedicación y observación de la empresa hacia sus actividades centrales.

Algunas razones para utilizar el Outsourcing:

  • Reducción y control de los gastos operacionales.
  • Evitar la destinación de recursos en funciones nada que ver con al razón de ser de la empresa.
  • Manejar eficientemente aquellas funciones complicadas.
  • Enfocar mejor la empresa.
  • Acceder mejor a capacidades de clase mundial al contar con proveedores globales.
  • Acelerar los beneficios de reingeniería al concentrase en proceso más concentrados.
  • Compartir riesgos con los proveedores y prestadores de servicios.
  • Destinar recursos para otros propósitos.
  • Busca una cooperación intensa y directa entre el cliente y el proveedor,

Etapas (Según Brian Rothery):

Inicio del proyecto:

En esta etapa se identifica el alcance de lo que está considerado para el outsourcing, establece los criterios, las marcas importantes iniciales y los factores para la toma de decisiones iniciales, además se asignan los recursos para llevar a cabo el proyecto. Se entrega un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas. Se decide examinar los beneficios estratégicos.

Evaluación:

En esta fase se examina la factibilidad del proyecto de outsourcing, se define el alcance y los límites del mismo e informa en qué grado el proyecto puede satisfacer los criterios establecidos. Participa por en esta etapa un pequeño equipo encabezado por el patrocinador, en el que por lo menos un gerente de una función que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluación decide si se debe o no llevar a cabo el proyecto.

Planeación detallada:

Se establecen los criterios para la licitación, se definen con detalle los requisitos y se prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. Se entrega un plan para el proceso de licitación, incluyendo toda la documentación, descripción de los servicios, borradores de acuerdos del nivel del servicio y una estrategia para las negociaciones con los proveedores.

Contratación del servicio:

Se selecciona a un contratista como resultado del proceso de licitación, se identifica un proveedor de respaldo en caso de que existiese alguna falla con el contratista seleccionado. En la contratación se incluye a los asesores externos que participarán con el contratista potencial y sus socios. En el contrato se estipula el objeto del servicio, la duración y los criterios de evaluación de desempeño.

Transición:

Se establecen los procedimientos para la administración de la función subcontratada. Se transfiere la responsabilidad formal de las operaciones en esa área, el personal y activos según el acuerdo. En esta etapa participan el equipo central y el gerente de función que previamente se encargaba de la actividad subcontratada, además de los recursos humanos, usuarios, gerencias y personal del proveedor.

Evaluación periódica y administración del proyecto:

En esta fase se revisa el contrato en forma regular, comparándolo con los niveles de servicio acordados. Se plantean negociaciones para tomar en cuenta cambios y requerimientos adicionales. En ella participan el representante del contratista, el responsable de la función del usuario, el encargado de la administración del contrato y del proveedor.

Beneficios del Outsourcing

  • Minimización de inversiones y la reducción de riesgos financieros.
  • Mayor flexibilidad en la organización.
  • Operaciones más eficientes.
  • Mejor control y mayor seguridad.
  • Incremento en la competitividad.
  • Disminución de costos.
  • Manejo de nuevas tecnologías.
  • Despliegue más rápido de nuevos desarrollos , aplicaciones, y mejores procesos.

Riesgos del Outsourcing

  • Negociación de un contrato poco adecuado.
  • Difícil elección del proveedor.
  • Riesgos debido a fallos en los proveedores.
  • Puede producirse una excesiva dependencia de empresas externas.
  • Fallas en los sistemas de control contractuales.
  • Riesgos inherentes al manejo de los Recursos Humanos por parte del contratista y que pueden afectar indirecta o indirectamente a la empresa.
  • Puede verse amenazada la confidencialidad.

Bibliografia:
Moss Kanter, Rosabeth, “When Giants Learn to Dance”. 1989
Rothery, Brian y Ian Robertson, “Outsourcing. La subcontratación” Editora Limusa, 2da edición, 1997.
Autor: Luis Pavisich

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2 Opiniones
  1. Victor Aleman dice:

    Me he desarrollado en la Industria del Marketing online desde más de una década. Actualmente trabajo para un proyecto muy interesante en el tema relacionado con el Outsourcing en México. Definitivamente el Outsourcing no es una moda, es una tendencia muy clara de la situación que vive el país. Los empresarios en nuestro país están sufriendo por la crisis y delegar actividades de su empresa ya no es un plus es una Necesidad. Los empresarios requieren utilizar diferentes estrategias para hacer crecer sus negocios y poder mantenerse en el mercado, requieren de concentrarse en actividades que agreguen valor a sus negocios. Y considero que el Outsourcing es el camino adecuado. La tendencia va a la alza y no solamente para empresas grandes, si no para cualquier empresa de cualquier giro o tamaño.
    Ahora bien, como todo, existen empresas que no están cumpliendo los requisitos dentro del marco legal para poder ofrecer este tipo de servicios. Y gracias a estas empresas fraudulentas el término de Outsourcing ha sido mal visto. Actualmente existe este portal http:www.outsourcingenmexico.com que ofrece a los empresarios una alternativa para contratar empresas que ofrecen la administración de nominas y que se encuentran dentro del marco legal. Estas empresas se verifican para que cumplan con los requisitos mínimos y puedan así los empresarios tener más tranquilidad de contratar con empresas serias y responsables.

  2. ElbertoPinilla dice:

    Somos una empresa de Mensajeria y nuestros clientes para sus oficinas de correspondencia nos solicitan en outsourcing personal para administrar dichas oficinas las cuales no son su objeto comercial. Las personas que suministramos desempeñan labores propias del negocio de mensajeria pero en las instalaciones del cliente. Podemos suministar dicho personal directamente o debemos hacerlo a traves de una CTA o una Temporal?? de hacerlo este servicio como deberia denominarse y seria un servicio gravado de IVA ??

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