En este artículo 32 secciones
- Qué es el auxilio de rodamiento.
- ¿Es obligatorio y cuánto se paga?
- ¿El auxilio de rodamiento constituye salario?
- Situaciones frecuentes.
- Modelo de cláusula de auxilio de rodamiento.
- El pacto de no salario no tiene efecto tributario.
- Cómo lo declara el trabajador.
- Cómo lo deduce la empresa.
- Preguntas frecuentes.
- ¿El auxilio de rodamiento es obligatorio?
- ¿Cuánto se paga por auxilio de rodamiento?
- ¿El auxilio de rodamiento constituye salario?
- ¿El auxilio de rodamiento es base para prestaciones sociales?
- ¿Se puede recibir auxilio de transporte y de rodamiento a la vez?
- ¿Se paga el auxilio de rodamiento en vacaciones o incapacidad?
- ¿Puede la empresa quitar el auxilio de rodamiento?
- ¿La empresa puede exigir el reporte de kilómetros o los soportes de mantenimiento?
- ¿El auxilio de rodamiento está gravado con renta?
- ¿Si el auxilio no constituye salario tampoco paga impuesto?
- ¿Se le practica retención en la fuente?
- ¿La empresa puede deducir el auxilio de rodamiento?
- ¿Hay diferencia entre auxilio de rodamiento y reembolso de gastos del vehículo?
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El auxilio de rodamiento es la suma que la empresa paga al trabajador que usa su vehículo personal para cumplir sus funciones. Ninguna norma lo regula: no es obligatorio, no tiene valor mínimo y nace del acuerdo entre las partes, que además pueden pactarlo como no salarial. Pero ese pacto solo produce efectos laborales: para el impuesto de renta es un ingreso gravado del trabajador. ¿Qué conviene dejar por escrito, cuándo termina siendo salario y cómo se declara?
Qué es el auxilio de rodamiento.
Es una suma periódica que compensa al trabajador por poner su vehículo al servicio de la empresa: el desgaste, el combustible, el mantenimiento y los demás costos que asume por usarlo en su trabajo. Es frecuente en cargos comerciales, de supervisión, de mensajería y de domicilios, y se paga tanto por automóvil como por motocicleta.
También se le llama auxilio de movilidad o de movilización, sin que el nombre cambie su naturaleza: lo que importa es que compense el uso de un vehículo propio en la actividad laboral.
El presupuesto del auxilio es que el trabajador efectivamente se movilice. Si no usa el vehículo en sus funciones, el pago pierde su objeto.
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No es lo mismo que el auxilio de transporte.
Son dos figuras distintas y no se excluyen entre sí. El auxilio de transporte es legal y obligatorio para los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos, y cubre el desplazamiento entre la casa y el lugar de trabajo. El de rodamiento es voluntario y compensa el uso del vehículo propio durante la jornada, para cumplir las funciones del cargo.
De acuerdo con nuestro criterio, quien devenga hasta dos salarios mínimos y usa su vehículo en sus funciones tiene derecho a los dos: el primero por mandato legal y el segundo por el acuerdo que lo haya establecido. Que la empresa pague rodamiento no la libera de pagar el auxilio de transporte cuando la ley se lo exige.
Tampoco debe confundirse con los viáticos, que cubren alojamiento, alimentación y transporte en desplazamientos fuera de la sede, ni con el reembolso de gastos concretos contra soportes.
¿Es obligatorio y cuánto se paga?
No existe norma que obligue a pagarlo ni que fije su valor. La obligación nace de otra parte: del contrato de trabajo, de un otrosí, de la política interna de la empresa, de la convención colectiva o del acuerdo verbal que se haya cumplido en el tiempo.
Por lo mismo no hay un valor de referencia legal. El monto lo fijan las partes, y lo razonable es calcularlo a partir del costo real de usar el vehículo:
- El combustible que demanda el recorrido habitual del cargo.
- El mantenimiento periódico y el desgaste de llantas y partes.
- La depreciación del vehículo por el mayor uso.
- El seguro obligatorio y las pólizas adicionales que el uso exija.
- Peajes y parqueaderos, cuando el recorrido los implica.
De acuerdo con nuestro criterio, el error más común no es fijar un valor bajo, sino no decir qué cubre. Cuando el acuerdo no lo precisa, se entiende que el auxilio cubre todos los gastos del vehículo, y el trabajador termina asumiendo peajes, parqueaderos o mantenimientos que creía que iban aparte.
Tampoco hay obligación de incrementarlo cada año. Si el contrato prevé el ajuste, incumplirlo es un incumplimiento contractual; si no lo prevé, el aumento es materia de negociación, por más que suban los combustibles.
¿El auxilio de rodamiento constituye salario?
Depende de lo que compense y de lo que las partes hayan pactado. El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo permite acordar expresamente que ciertos pagos no constituyen salario, y el auxilio de rodamiento suele pactarse así, como explicamos en el artículo sobre los pagos laborales que no constituyen salario.
De acuerdo con nuestro criterio, ese pacto es válido cuando el auxilio compensa realmente el uso del vehículo, porque entonces no retribuye el servicio del trabajador sino que le repone un costo. Distinto es cuando se paga a quien no usa vehículo alguno, o por un valor que excede con creces el costo de usarlo: ahí el pago retribuye el trabajo y es salario, cualquiera que sea el nombre que se le dé, y el juez puede declararlo así.
No es el tiempo lo que convierte el auxilio en salario. Que se pague todos los meses durante años no lo vuelve salarial: lo que define la calificación es la naturaleza del pago y el acuerdo de las partes.
Qué cambia según la calificación.
| Si constituye salario | Si no constituye salario |
|---|---|
| Entra en la base de prestaciones sociales | No entra en la base de prestaciones |
| Entra en la base de aportes y parafiscales | No entra, dentro de los límites legales |
| Se incluye en la liquidación final | No se incluye |
| Se paga durante las vacaciones | Se suspende si así se pactó |
Hay un límite que conviene no perder de vista: el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 dispone que los pagos no constitutivos de salario no pueden exceder el 40% del total de la remuneración, y el exceso hace base para los aportes a seguridad social. El efecto se explica en el artículo sobre el ingreso base de cotización. Las consecuencias en prestaciones están en el artículo sobre las prestaciones sociales.
Situaciones frecuentes.
Como la figura no está regulada, casi todas las dudas se resuelven con el acuerdo de las partes y con el sentido del pago: si el vehículo no se usa, el auxilio pierde su objeto.
Vacaciones, incapacidades y licencias.
Durante esos periodos el trabajador no se moviliza, de modo que es razonable no pagar el auxilio, igual que ocurre con el auxilio de transporte. Pero es un punto que debe estar regulado en el acuerdo: si el contrato fija una suma mensual sin condicionarla al uso efectivo, descontarla por ausencias es una decisión unilateral discutible.
De acuerdo con nuestro criterio, la cláusula debe decir expresamente que el auxilio se causa por los días en que el trabajador use el vehículo en sus funciones. Con esa redacción el descuento por ausencias es la consecuencia natural del acuerdo y no una modificación de lo pactado.
Cambio de cargo o de funciones.
Si el auxilio está asociado a un cargo que exige movilizarse y el trabajador pasa a otro que no lo exige, la empresa puede suprimirlo, siempre que así se desprenda del acuerdo. Lo que no puede hacer es eliminarlo de forma unilateral cuando el pago está pactado sin esa condición, porque sería una modificación unilateral del contrato que puede constituir desmejora.
El vehículo registrado y el reporte de su uso.
Es usual que el acuerdo identifique la placa del vehículo. Que el trabajador llegue un día en otro, por pico y placa o por tener dos motos, no debería hacerle perder el auxilio, salvo que expresamente se haya pactado que solo se reconoce por ese vehículo: la identificación suele responder a razones de seguridad y control.
Por la misma razón, la empresa puede exigir el reporte de kilómetros recorridos o los soportes de mantenimiento del vehículo. No es una intromisión: el auxilio depende del uso efectivo, y el empleador tiene el deber de garantizar condiciones seguras, incluidos los vehículos con que se ejecuta la labor, como parte de su sistema de seguridad y salud en el trabajo.
Peajes, parqueaderos y otros gastos.
Si el acuerdo no dice nada, lo razonable es entender que el auxilio los cubre, porque son gastos propios de usar el vehículo. Si las partes quieren que se reembolsen aparte, deben pactarlo, y en ese caso el reembolso contra soportes no es auxilio sino reintegro de un gasto de la empresa.
Embargos.
El auxilio de rodamiento no tiene la protección especial del salario mínimo frente a los embargos, de modo que el empleador debe atenerse a lo que ordene el juez: si la orden cobija todos los pagos sin distinción, el auxilio queda incluido. Las reglas generales están en el artículo sobre el embargo de salarios.
Modelo de cláusula de auxilio de rodamiento.
Esta cláusula reúne los puntos que suelen quedar sin regular y puede adaptarse al caso concreto:
AUXILIO DE RODAMIENTO
El empleador reconocerá al trabajador un auxilio de rodamiento de $____________ mensuales, por el uso del vehículo de placa ____________ de su propiedad en el desarrollo de las funciones propias de su cargo.
Este auxilio cubre ____________________ (combustible, mantenimiento, desgaste, peajes, parqueaderos u otros que se acuerden) y no cubre ____________________.
Las partes acuerdan expresamente que este auxilio no constituye salario para ningún efecto, de conformidad con el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, por tratarse de una suma destinada a compensar los costos del uso del vehículo y no a retribuir el servicio.
El auxilio se causa únicamente por los días en que el trabajador utilice el vehículo en el desarrollo de sus funciones, de modo que no se reconocerá durante vacaciones, incapacidades, licencias ni cualquier otro periodo de ausencia, ni cuando el cargo deje de requerir el uso del vehículo.
El trabajador se obliga a mantener el vehículo en condiciones adecuadas de funcionamiento y con la documentación vigente, y a presentar los soportes que el empleador le solicite para verificarlo.
De acuerdo con nuestro criterio, la cláusula que más problemas evita no es la de exclusión salarial, que casi todas incluyen, sino la que precisa qué cubre el auxilio y en qué eventos se deja de causar.
El pacto de no salario no tiene efecto tributario.
Aquí está el punto que más se malinterpreta. La calificación laboral y la tributaria son independientes: el pacto del artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo produce efectos en prestaciones y aportes, no en el impuesto de renta.
Para que un ingreso no esté gravado se necesita una norma que lo diga, y no existe ninguna que se refiera al auxilio de rodamiento. Los ingresos no constitutivos de renta y las rentas exentas son taxativos: lo que la ley no exceptúa, está gravado.
El paralelo con los viáticos lo confirma. Los viáticos permanentes son gravados por disposición expresa, y el auxilio de rodamiento tiene esa misma vocación de permanencia, de modo que no habría razón para darle un tratamiento más favorable. El tratamiento de los viáticos ocasionales y permanentes se explica en el artículo sobre los gastos de viaje, transporte y peajes.
Cómo lo declara el trabajador.
El auxilio es un ingreso laboral más: se suma a los demás pagos del año y se declara en las rentas de trabajo de la cédula general, con independencia de que se haya pactado como no salarial.
Como ingreso laboral, queda cobijado por la renta exenta del 25% del numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, con su tope anual y el límite general de la cédula, como explicamos en el artículo sobre las rentas de trabajo exentas.
Y como todo pago laboral gravado, forma parte de la base de la retención en la fuente por ingresos laborales. La retención se practica aunque el pago no constituya salario, porque la naturaleza tributaria del ingreso no cambia con la calificación laboral.
Cuándo no sería un ingreso.
Si en lugar de un auxilio fijo la empresa reembolsa al trabajador los gastos del vehículo contra facturas, y esos gastos son de la empresa, no hay ingreso para el trabajador sino reembolso de gastos, que no incrementa su patrimonio.
De acuerdo con nuestro criterio, la diferencia depende de cómo se estructure el pago y de que exista el soporte. Un auxilio mensual de suma fija no es reembolso, por más que en la práctica se destine a cubrir esos mismos gastos, y llamarlo reembolso sin soportes no cambia su tratamiento.
Cómo lo deduce la empresa.
El auxilio es deducible como cualquier otro pago laboral, con los requisitos generales de causalidad, necesidad y proporcionalidad que explicamos en el artículo sobre los requisitos para deducir costos y gastos.
Si constituye salario, además deben acreditarse los aportes a seguridad social y parafiscales, como exige el artículo 108 del Estatuto Tributario. Si no lo constituye, no hay aportes que acreditar sobre ese pago, pero sí debe haberse practicado la retención. Las dos reglas se desarrollan en los artículos sobre la deducción de salarios y aportes parafiscales y sobre las bonificaciones y gastos de representación.
Certificado de ingresos e información exógena.
De acuerdo con nuestro criterio, si el auxilio es un ingreso laboral gravado y sobre él se practica retención, debe figurar en el certificado de ingresos y retenciones que la empresa expide al trabajador, junto con los demás pagos laborales, y no reportarse únicamente como un pago a terceros en la información exógena.
Conviene revisar este punto en cada caso, porque en la práctica algunas empresas lo reportan solo en la exógena, y esa inconsistencia deja al trabajador con un ingreso reportado que no aparece en su certificado.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿El auxilio de rodamiento es obligatorio?
No. Ninguna norma lo exige. La obligación nace del contrato, de un otrosí, de la política de la empresa, de la convención colectiva o de un acuerdo que se haya venido cumpliendo.
¿Cuánto se paga por auxilio de rodamiento?
No hay un valor legal ni mínimo. Lo fijan las partes, y lo razonable es calcularlo con el costo real de usar el vehículo: combustible, mantenimiento, desgaste, seguros y, si aplica, peajes y parqueaderos.
¿El auxilio de rodamiento constituye salario?
Depende. Puede pactarse como no salarial cuando compensa realmente el uso del vehículo. Si se paga a quien no usa vehículo, o por un valor muy superior al costo del uso, retribuye el trabajo y es salario.
Solo si constituye salario. Si se pactó como no salarial y compensa el uso del vehículo, no entra en la base de prestaciones, aunque el exceso del límite legal de pagos no salariales sí hace base para aportes.
¿Se puede recibir auxilio de transporte y de rodamiento a la vez?
Sí. Son figuras distintas y no se excluyen: el de transporte es legal y obligatorio hasta dos salarios mínimos, y cubre el desplazamiento entre la casa y el trabajo; el de rodamiento compensa el uso del vehículo propio durante la jornada.
¿Se paga el auxilio de rodamiento en vacaciones o incapacidad?
Si el acuerdo condiciona el auxilio al uso efectivo del vehículo, no se causa durante esos periodos. Si fija una suma mensual sin esa condición, descontarlo es una decisión unilateral discutible.
¿Puede la empresa quitar el auxilio de rodamiento?
Puede suprimirlo cuando el cargo deja de requerir el uso del vehículo y así se desprende del acuerdo. Eliminarlo de forma unilateral cuando está pactado sin esa condición puede constituir una desmejora.
¿La empresa puede exigir el reporte de kilómetros o los soportes de mantenimiento?
Sí. El auxilio depende del uso efectivo del vehículo y el empleador debe garantizar condiciones seguras de trabajo, lo que incluye el vehículo con el que se ejecuta la labor.
¿El auxilio de rodamiento está gravado con renta?
Sí. Ninguna norma lo califica como ingreso no constitutivo de renta, de modo que es un ingreso laboral gravado, aunque se haya pactado como no salarial.
¿Si el auxilio no constituye salario tampoco paga impuesto?
No. La calificación laboral y la tributaria son independientes: el pacto de exclusión salarial produce efectos en prestaciones y aportes, no en el impuesto de renta.
¿Se le practica retención en la fuente?
Sí, forma parte de la base de retención por ingresos laborales, con independencia de su calificación laboral.
¿La empresa puede deducir el auxilio de rodamiento?
Sí, como cualquier pago laboral. Si constituye salario debe acreditar los aportes correspondientes; si no, basta con los requisitos generales y la retención.
¿Hay diferencia entre auxilio de rodamiento y reembolso de gastos del vehículo?
Sí. El reembolso devuelve gastos concretos de la empresa contra soportes y no es ingreso del trabajador. El auxilio es una suma fija que sí es ingreso gravado.
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Buen día.
Para tener claro el tema en cuanto a un caso puntual, si un empleado recibe auxilio de rodamiento de forma periódica, pero no fue pactado como constitutivo de salario, ¿haría parte de los ingresos gravados para fines de declaración de renta?
Lo anterior, teniendo en cuenta que no fue un ingreso para enriquecer su patrimonio, solamente para cumplir las funciones laborales asignadas al aportar su vehículo para movilizarse.
El auxilio de rodamiento no tiene la naturaleza de ingreso no constitutivo de renta; no hay norma que lo clasifique en ese sentido, con independencia de si constituye salario o no.
Buenas tardes.
Si el rodamiento está pactado en el contrato, ¿qué norma indica si se deben descontar los días de ausencia por vacaciones (ej. el trabajador toma 10 días de vacaciones, ¿se le puede descontar 20 días del rodamiento pactado en el contrato, en el que no se indican los descuentos por ausentismo: vacaciones, incapacidad, día de la familia,…)? Gracias.
Es algo que deben regular las partes, y es apenas lógico que si en vacaciones no se utiliza el vehículo, no se debe pagar el auxilio de rodamiento, como tampoco se paga el auxilio de transporte.
¿Puede el empleador solicitar al trabajador los recibos de los mantenimientos del vehículo, como cambio de aceite y demás, que puedan afectar la operabilidad del vehículo?
Sí, es una medida razonable y necesaria para garantizar la seguridad del vehículo. Además, es obligación del empleador tomar todas las medidas para garantizar la seguridad de sus trabajadores; eso incluye los vehículos que se utilizan.
Tengo una inquietud frente al valor pagado en peajes en el desarrollo de nuestra labor. ¿Eso nos lo debe pagar el empleador?
Depende de lo que incluya el auxilio de rodamiento acordado entre las partes. Si el pago de peajes es algo recurrente, debería estar cubierto por el auxilio de rodamiento.
Esta situación denota lo importante que es hacer claridad respecto a lo que cubre y lo que no cubre el auxilio de rodamiento.
Quisiera saber si, al recibir auxilio de rodamiento, ya que con mi vehículo visito a todos los clientes, la empresa me puede exigir reportar el km semanal.
Sí está dentro del acuerdo, y además, dado que el auxilio de rodamiento depende de la utilización del vehículo, es razonable que la empresa solicite ese reporte.
Un gusto saludarlos. Tengo una inquietud frente al valor pagado en parqueaderos en el desarrollo de nuestra labor, y quisiera saber si esto está cubierto por el rodamiento o debe ser reembolsado por mi empleador.
Al ser un gasto asociado al desarrollo de la actividad que se desarrolla en beneficio del empleador, debería corresponder al empleador sufragarlo, pero si ya existe un auxilio de rodamiento, si no se pactó nada al respecto es posible suponer que tales gastos están cubiertos por el auxilio de rodamiento, lo que denota la importancia de hacer acuerdos claros al firmar el contrato de trabajo.
Buen día, tengo una duda. Tengo un colaborador que está embarazada; ella es líder de planta fría. Debido al embarazo, debe cambiar de área por el frío y el peso de las canastas. A ella se le otorga un auxilio de rodamiento, además del transporte por ser líder. Al cambiarla de área y volver a ser auxiliar, ¿se puede quitar ese auxilio de rodamiento? ¿Se debe llenar algún formato y bajo qué ley se puede retirar?
Quedo atenta.
Gracias.
Si el rodamiento está asociado al cargo y el nuevo cargo no cumple los supuestos para tener derecho al auxilio de rodamiento, la empresa razonablemente lo puede suprimir, advirtiendo que no existe una norma que regule ese tema sino el puro sentido común, pero en todo caso depende de cómo se haya redactado el contrato en cuanto a ese aspecto.
Cordial saludo. ¿Después de cuánto tiempo recibiendo el auxilio de movilización empieza a ser parte del salario y puedo exigir que sea tenido en cuenta al momento de una liquidación?
No depende del tiempo transcurrido sino de la naturaleza del pago, y de lo que la partes acuerden.
Cordial saludo. El valor del auxilio de rodamiento debe ir aumentando de año tras año, así esté especificado en el contrato. Esto se debe a la alza de los combustibles. ¿Qué se haría en este caso si la empresa no lo aumenta?
Si el incremento está establecido en el contrato, debe realizarse, y si no se realiza, es un incumplimiento por parte del empleador. Si el incremento no está pactado en el contrato, el empleador no está obligado a realizarlo, y debe ser un asunto que se negocie entre las partes.
Buen día, si tengo un trabajador que está incapacitado por más de 3 meses, ¿se puede quitar el auxilio de rodamiento, ya que no lo está usando por estar en casa?
Sí, es razonable porque, al igual que el auxilio de transporte, pierde el objeto si el trabajador no se moviliza.
Buen día, por favor, tengo una pregunta: tengo un embargo por una deuda con una cooperativa. ¿El empleador me puede embargar también el rodamiento que me paga por utilizar mi vehículo en mis labores diarias y el auxilio de transporte?
Depende de lo que disponga el juez en la orden de embargo comunicada al empleador. Si este ordena embargar todos los pagos que hace al empleador sin especificar, el empleador embargará el auxilio de rodamiento.
Mil gracias por la asesoría, pero tengo una pregunta: cuando la empresa fija un auxilio de rodamiento bajo un contrato y deja registrada la placa del vehículo, ¿qué consecuencias pueden presentarse cuando el trabajador llega en otro vehículo, ya sea porque utilizó el de otro, porque simplemente cambió ese día con un amigo debido a que tenía pico y placa, o porque tiene en su poder dos motos y varía según lo desee?
Dependerá de lo que la empresa decida o haya establecido para esos casos. Si se ha establecido que sólo se paga rodamiento para un vehículo, podría no pagarlo si ese vehículo no es utilizado, pero en general la empresa condiciona la placa más por seguridad que por su intención de no reconocer el auxilio diferente en caso de utilizar un vehículo distinto.
Con qué fundamento normativo puedo argumentarle a mi empleador que el auxilio de transporte y el auxilio de rodamiento no se excluyen entre sí, y que puedo percibirlos ambos simultáneamente; y que el auxilio de transporte es su obligación pagarlo por la sencilla razón de que gano menos de 2 SMMLV?
Gracias.
No existe una norma como tal que lo defina. La razón principal por la que no son excluyentes es porque el auxilio de rodamiento se paga cuando el trabajador debe utilizar su vehículo para desarrollar las actividades laborales encomendadas por el empleador en la ejecución del contrato de trabajo.
El auxilio de rodamiento no se incluye en el formato 220 y, en el caso de la declaración exógena, iría en el formato 1001.
El auxilio de rodamiento, que se paga a los trabajadores que utilizan su vehículo para labores de la empresa, no debe incluirse en el formato 220 de la declaración de retención en la fuente. En cambio, este concepto se reporta en el formato 1001 correspondiente a las declaraciones exógenas.
Está muy claro… si el trabajador no se moviliza, no hay auxilio de rodamiento.
Efectivamente, de acuerdo con la legislación laboral colombiana, el auxilio de rodamiento se otorga a los trabajadores que utilizan su vehículo para el desempeño de sus funciones laborales. Si el trabajador no se moviliza o no utiliza su vehículo en el ejercicio de sus labores, no tendría derecho a recibir dicho auxilio. Es importante que las condiciones específicas del contrato laboral y las políticas de la empresa también sean consideradas en este contexto.
Ahí mismo lo dice: si las partes pactan que el auxilio de rodamiento es salarial, pues sí sería la base para el pago de aportes; de lo contrario, no, a menos que supere el 40/60.
De acuerdo con la legislación laboral colombiana, el auxilio de rodamiento puede ser considerado como parte del salario si así lo pactan las partes en el contrato de trabajo. En este caso, dicho auxilio se incluiría en la base para el cálculo de los aportes a la seguridad social. Sin embargo, si no se establece expresamente que es salarial, no se incluiría en la base para los aportes, salvo que supere el 40% del salario ordinario del trabajador. Es importante revisar las condiciones específicas del contrato y la normativa aplicable para determinar su tratamiento correcto.