El auxilio de rodamiento puede o no constituir salario para efectos laborales, y para efectos tributarios será siempre un ingreso gravado en cabeza del trabajador.
- Qué es el auxilio de rodamiento.
- ¿Cuánto se paga por auxilio de rodamiento?
- Auxilio de rodamiento y auxilio de transporte.
- ¿El auxilio de rodamiento constituye salario?
- ¿Auxilio de rodamiento es base para seguridad social?
- ¿El empleador puede disminuir o eliminar el auxilio de rodamiento?
- Impuestos en el auxilio de rodamiento.
Qué es el auxilio de rodamiento.
El auxilio de rodamiento o de movilización es el valor que la empresa paga a un empleado cuando este aporta o utiliza su vehículo [automóvil o moto] para desarrollar actividades relacionadas con el contrato de trabajo.
El auxilio de rodamiento no procede cuando el vehículo del trabajador no es utilizado para trabajar, sino para que el trabajador se movilice del trabajo a la casa o viceversa.
El auxilio de rodamiento se utiliza en trabajadores que se dedican a vender, a visitar clientes, etc., y en ese proceso hace uso de su vehículo.
¿Cuánto se paga por auxilio de rodamiento?
El valor que se reconoce por concepto de auxilio de rodamiento lo fijan libremente las partes, y busca reconocer, o mejor, reembolsar al trabajador el valor del combustible, el mantenimiento y el desgaste por uso de su vehículo como consecuencia de colocarlo al servicio y para el beneficio del empleador.
Cada empresa, según la naturaleza del uso que se haga del vehículo, fijará el monto del respectivo auxilio de rodamiento.
El valor del auxilio de rodamiento dependerá tanto del tipo de vehículo como del uso que se haga de él.
Así, el auxilio de rodamiento por un vehículo será mayor que el auxilio que se pague por una moto; y si el uso diario del vehículo es durante todo el día todos los días, será mayor a si el uso es esporádico, o un día a la semana.
Auxilio de rodamiento y auxilio de transporte.
El auxilio de rodamiento es compatible con el auxilio de transporte. El hecho de que se pague un auxilio de rodamiento no exonera al empleador de pagar el auxilio de transporte, cuando por el monto del salario el trabajador tiene derecho a él.
Recordemos que el auxilio de transporte se paga cuando el salario del trabajador es igual o menor a dos salarios mínimos.
¿El auxilio de rodamiento constituye salario?
El auxilio de rodamiento constituye salario, pero las partes pueden acordar que no lo constituya al tenor del artículo 128 del código sustantivo de trabajo.
De manera que en el contrato de trabajo se debe acordar expresamente que el auxilio de rodamiento no constituye salario.
En ese sentido, se ha pronunciado la sala laboral de la Corte Suprema de Justicia en varias sentencias como la 57337 del 13 de septiembre de 2017 (SL15359-2017), 53793 del primero de marzo de 2017 (SL2833-2017), la 36644 2 de marzo de 2010, entre otras.
Lo anterior siempre que el auxilio de rodamiento tenga como finalidad y propósito compensar al trabajador por poner su vehículo al servicio del empleador, pues si su objetivo es calificar como no constitutivo de salario un pago de carácter retributivo, el juez terminará desconociendo ese acuerdo al considerarlo defraudatorio.
Por ejemplo, no se le puede pagar un auxilio de rodamiento a un trabajador que no tiene vehículo. Si se hace, es evidente que se trata de una maniobra para quitarle el carácter salarial de ese pago eminentemente remunerativo.
En los casos en que el auxilio de rodamiento no constituya salario, no forma parte de la base para cotizar a seguridad social.
Ya vimos que el auxilio de rodamiento constituye salario si las partes no acuerdan lo contrario, por lo que, dependiendo de ese acuerdo, será o no base para seguridad social.
Si el auxilio de rodamiento no constituye salario, no se incluye en la base para liquidar prestaciones sociales, seguridad social ni aportes parafiscales.
¿El empleador puede disminuir o eliminar el auxilio de rodamiento?
Si el auxilio de rodamiento ha sido acordado contractualmente, el empleador no puede modificarlo ni mucho menos eliminarlo, puesto que al estar acordado en el contrato, es parte de él, siendo de obligatorio cumplimiento para el empleador.
Si el auxilio de rodamiento es pagado por mera liberalidad, el empleador sí puede modificarlo o dejarlo de pagar, porque no existe obligación contractual para pagarlo.
No obstante, se precisa que el auxilio de rodamiento, como tal, por lo general no se paga por mera liberalidad, pues con él se busca compensar al trabajador que utiliza su vehículo en beneficio del empleador, y un acuerdo así no puede estar supeditado a la voluntad del empleador.
La mera liberalidad existe cuando se trata de un pago al que se le ha llamado de rodamiento, pero que en realidad no lo es.
Impuestos en el auxilio de rodamiento.
Desde el punto de vista tributario, el auxilio de rodamiento es un ingreso gravado y, por consiguiente, sometido a retención en la fuente por salarios, de modo que, al calcular la retención por salarios, el auxilio de rodamiento se debe sumar al total de ingresos gravados, si es que hay lugar a efectuar retención.
El auxilio de rodamiento no tiene el mismo tratamiento que los viáticos, un concepto muy diferente que se aborda en detalle en el siguiente artículo.
El trabajador que declare renta debe declarar los ingresos que perciba por concepto de auxilio de rodamiento, y el empleador, a su vez, puede deducir de su impuesto de renta esos pagos.
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¿Puede el empleador solicitar al trabajador los recibos de los mantenimientos del vehículo, como cambio de aceite y demás, que puedan afectar la operabilidad del vehículo?
Sí, es una medida razonable y necesaria para garantizar la seguridad del vehículo. Además, es obligación del empleador tomar todas las medidas para garantizar la seguridad de sus trabajadores; eso incluye los vehículos que se utilizan.
Tengo una inquietud frente al valor pagado en peajes en el desarrollo de nuestra labor. ¿Eso nos lo debe pagar el empleador?
Depende de lo que incluya el auxilio de rodamiento acordado entre las partes. Si el pago de peajes es algo recurrente, debería estar cubierto por el auxilio de rodamiento.
Esta situación denota lo importante que es hacer claridad respecto a lo que cubre y lo que no cubre el auxilio de rodamiento.
Quisiera saber si, al recibir auxilio de rodamiento, ya que con mi vehículo visito a todos los clientes, la empresa me puede exigir reportar el km semanal.
Sí está dentro del acuerdo, y además, dado que el auxilio de rodamiento depende de la utilización del vehículo, es razonable que la empresa solicite ese reporte.
Un gusto saludarlos. Tengo una inquietud frente al valor pagado en parqueaderos en el desarrollo de nuestra labor, y quisiera saber si esto está cubierto por el rodamiento o debe ser reembolsado por mi empleador.
Al ser un gasto asociado al desarrollo de la actividad que se desarrolla en beneficio del empleador, debería corresponder al empleador sufragarlo, pero si ya existe un auxilio de rodamiento, si no se pactó nada al respecto es posible suponer que tales gastos están cubiertos por el auxilio de rodamiento, lo que denota la importancia de hacer acuerdos claros al firmar el contrato de trabajo.
Buen día, tengo una duda. Tengo un colaborador que está embarazada; ella es líder de planta fría. Debido al embarazo, debe cambiar de área por el frío y el peso de las canastas. A ella se le otorga un auxilio de rodamiento, además del transporte por ser líder. Al cambiarla de área y volver a ser auxiliar, ¿se puede quitar ese auxilio de rodamiento? ¿Se debe llenar algún formato y bajo qué ley se puede retirar?
Quedo atenta.
Gracias.
Si el rodamiento está asociado al cargo y el nuevo cargo no cumple los supuestos para tener derecho al auxilio de rodamiento, la empresa razonablemente lo puede suprimir, advirtiendo que no existe una norma que regule ese tema sino el puro sentido común, pero en todo caso depende de cómo se haya redactado el contrato en cuanto a ese aspecto.
Cordial saludo. ¿Después de cuánto tiempo recibiendo el auxilio de movilización empieza a ser parte del salario y puedo exigir que sea tenido en cuenta al momento de una liquidación?
No depende del tiempo transcurrido sino de la naturaleza del pago, y de lo que la partes acuerden.
Cordial saludo. El valor del auxilio de rodamiento debe ir aumentando de año tras año, así esté especificado en el contrato. Esto se debe a la alza de los combustibles. ¿Qué se haría en este caso si la empresa no lo aumenta?
Si el incremento está establecido en el contrato, debe realizarse, y si no se realiza, es un incumplimiento por parte del empleador. Si el incremento no está pactado en el contrato, el empleador no está obligado a realizarlo, y debe ser un asunto que se negocie entre las partes.
Buen día, si tengo un trabajador que está incapacitado por más de 3 meses, ¿se puede quitar el auxilio de rodamiento, ya que no lo está usando por estar en casa?
Sí, es razonable porque, al igual que el auxilio de transporte, pierde el objeto si el trabajador no se moviliza.
Buen día, por favor, tengo una pregunta: tengo un embargo por una deuda con una cooperativa. ¿El empleador me puede embargar también el rodamiento que me paga por utilizar mi vehículo en mis labores diarias y el auxilio de transporte?
Depende de lo que disponga el juez en la orden de embargo comunicada al empleador. Si este ordena embargar todos los pagos que hace al empleador sin especificar, el empleador embargará el auxilio de rodamiento.
Mil gracias por la asesoría, pero tengo una pregunta: cuando la empresa fija un auxilio de rodamiento bajo un contrato y deja registrada la placa del vehículo, ¿qué consecuencias pueden presentarse cuando el trabajador llega en otro vehículo, ya sea porque utilizó el de otro, porque simplemente cambió ese día con un amigo debido a que tenía pico y placa, o porque tiene en su poder dos motos y varía según lo desee?
Dependerá de lo que la empresa decida o haya establecido para esos casos. Si se ha establecido que sólo se paga rodamiento para un vehículo, podría no pagarlo si ese vehículo no es utilizado, pero en general la empresa condiciona la placa más por seguridad que por su intención de no reconocer el auxilio diferente en caso de utilizar un vehículo distinto.
Con qué fundamento normativo puedo argumentarle a mi empleador que el auxilio de transporte y el auxilio de rodamiento no se excluyen entre sí, y que puedo percibirlos ambos simultáneamente; y que el auxilio de transporte es su obligación pagarlo por la sencilla razón de que gano menos de 2 SMMLV?
Gracias.
No existe una norma como tal que lo defina. La razón principal por la que no son excluyentes es porque el auxilio de rodamiento se paga cuando el trabajador debe utilizar su vehículo para desarrollar las actividades laborales encomendadas por el empleador en la ejecución del contrato de trabajo.
El auxilio de rodamiento no se incluye en el formato 220 y, en el caso de la declaración exógena, iría en el formato 1001.
El auxilio de rodamiento, que se paga a los trabajadores que utilizan su vehículo para labores de la empresa, no debe incluirse en el formato 220 de la declaración de retención en la fuente. En cambio, este concepto se reporta en el formato 1001 correspondiente a las declaraciones exógenas.
Está muy claro… si el trabajador no se moviliza, no hay auxilio de rodamiento.
Efectivamente, de acuerdo con la legislación laboral colombiana, el auxilio de rodamiento se otorga a los trabajadores que utilizan su vehículo para el desempeño de sus funciones laborales. Si el trabajador no se moviliza o no utiliza su vehículo en el ejercicio de sus labores, no tendría derecho a recibir dicho auxilio. Es importante que las condiciones específicas del contrato laboral y las políticas de la empresa también sean consideradas en este contexto.
Ahí mismo lo dice: si las partes pactan que el auxilio de rodamiento es salarial, pues sí sería la base para el pago de aportes; de lo contrario, no, a menos que supere el 40/60.
De acuerdo con la legislación laboral colombiana, el auxilio de rodamiento puede ser considerado como parte del salario si así lo pactan las partes en el contrato de trabajo. En este caso, dicho auxilio se incluiría en la base para el cálculo de los aportes a la seguridad social. Sin embargo, si no se establece expresamente que es salarial, no se incluiría en la base para los aportes, salvo que supere el 40% del salario ordinario del trabajador. Es importante revisar las condiciones específicas del contrato y la normativa aplicable para determinar su tratamiento correcto.