Los viáticos que recibe el trabajador pueden hacer parte de la base de cotización de los aportes a seguridad social, aspecto que suele revisar con lupa la UGPP.
Los aportes a seguridad social se de deben hacer mensualmente sobre el conjunto de pagos constitutivos de salario que recibe el trabajador.
Entre los pagos que pueden constituir salario están los viáticos en los términos del artículo 130 del código sustantivo del trabajo.
Sin embargo, no todos los viáticos constituyen salario, y aunque no constituyan salario, se requieren ciertas formalidades para excluirlos de la base para liquidar los aportes a seguridad social.
Viáticos que no constituyen salario.
El artículo 130 del código sustantivo del trabajo establece los siguientes elementos sobre los viáticos:
- Los viáticos permanentes constituyen salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que sólo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte o los gastos de representación.
- Siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
- Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.
Los viáticos permanentes constituyen salario excepto los que corresponden a gastos de transporte y a los gastos de representación (tema importante).
Además, para que los gastos de transporte y los gastos de representación no constituyan salario, es necesario hacer la discriminación respectiva, y si no se hace, la totalidad de los viáticos constituirá salario.
Los viáticos ocasionales o accidentales, cualquiera que sea el concepto por el que se paga, no constituyen salario.
Viáticos permanentes y accidentales.
Una parte de los viáticos permanentes constituyen salario, y los viáticos accidentales no constituyen salario, por lo que resulta relevante conocer cuáles son los viáticos permanentes y cuáles los accidentales u ocasionales.
La sala laboral de la Corte suprema de justicia hace esta distinción en la sentencia 39396 del 1 de marzo de 2011 con ponencia del magistrado Francisco Javier Ricaurte:
«No establece el legislador un criterio para determinar cuándo los viáticos son permanentes, contrario a lo que sucede con los accidentales, que el ordinal tercero del mencionado artículo 130 señala como “…aquéllos que sólo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.”; de ahí que sea la jurisprudencia la que se ha encargado de fijar las pautas para definir cuándo este concepto ha de considerarse como permanente, que básicamente se refieren, uno, a la naturaleza de la labor desempeñada por el trabajador, que exija un requerimiento laboral ordinario, habitual o frecuente de desplazamiento del trabajador fuera de la sede de trabajo, en contraposición al extraordinario, no habitual o poco frecuente, que emplea la norma, para los accidentales, y, el otro, a la periodicidad regular y cantidad apreciable de tales desplazamientos (sentencia del 30 de septiembre de 2008, radicación 33156).»
En la práctica, los viáticos permanentes se pagan a los trabajadores que por sus funciones asignadas deben viajar regularmente, porque así lo exige la tarea que desempeña y así si figura en las funciones del trabajador.
Dentro de los viáticos accidentales se pueden clasificar a los que se pagan a un trabajador que en sus funciones no está el desplazarse fuera de la empresa, pero que por algún hecho puntual deba hacerlo como puede ser la secretaria que debe viajar para entregar documentos a un vendedor que los requiere para concretar un contrato. La secretaria no se contrató para que viajara, pero debió hacerlo de forma excepcional.
¿Los viáticos de un trabajador que debe viajar cada 6 meses se consideran permanentes o accidentales?
Es cuestión de criterio, pero al tratarse de una función periódica, y que hace parte de las funciones que debe cumplir el trabajador, bien pueden clasificarse como permanentes. Por ejemplo, el técnico que se contrató para que cada 6 meses le haga mantenimiento a una máquina comprada por un cliente.
Viáticos pagados a terceros.
Los viáticos pagados a terceros tienen la misma connotación que los pagados directamente al trabajador, pues en cualquier caso benefician al trabajador.
Así lo deja claro la sala laboral de la Corte suprema de justicia en la sentencia previamente citada:
«Además, el hecho de que la empresa pagara directamente a un tercero el hotel o restaurante, que son los que aparecen relacionados, no significa que no los hubiere devengado el trabajador, pues éste es el que hacía el consumo de tales servicios, de donde queda claro y sin duda alguna que si entraban a su patrimonio, pues no tenía que efectuar los gastos correspondientes a su manutención y alojamiento.»
Las empresas por lo general compran los tiquetes y las reservaciones de hotel a su nombre, lo que puede hacerles creer que es un pago que no afecta al trabajador, lo que es un error, y en caso de una fiscalización por parte de la UGPP, esos pagos los tomará como constitutivos de salario máxime si la empresa bajo la creencia de que eran gastos propios y no del trabajador, no los clasificó como viáticos y por ende tampoco hizo la discriminación que exige el artículo 130 del código sustantivo del trabajo para que los viáticos por transporte y gastos de representación no constituyan salario.
Son aspectos que se deben tener absolutamente claros, y se deben hacer las clasificaciones y contabilizaciones correctas para no incurrir en errores que la UGPP puede detectar con gran facilidad debido a que saber perfectamente que son errores muy comunes entre los empleadores.
Consecuencias de clasificar erróneamente los viáticos.
Cuando se clasifican mal los viáticos pueden suceder dos cosas: el empleador paga más aportes a seguridad social de lo debido, o paga menos de lo que la ley exige.
En el primer caso el costo no es tan elevado, pero en el segundo caso el costo es elevado debido a las sanciones que puede imponer la UGPP.
El pago de intereses moratorios y sanciones puede ser elevado máxime si se tiene en cuenta que la UGPP puede fiscalizar hasta 5 años atrás.
Además, la Dian puede desconocer la deducción de los pagos sobre los que no se hicieron aportes a seguridad social, dentro de los cuales están precisamente los viáticos.
Viáticos y aportes parafiscales.
Lo expuesto aquí aplica también para los aportes parafiscales, de modo que UGPP exige la corrección y pago tanto de los aportes a seguridad social como los aportes parafiscales, y el trabajador puede hacer lo suyo demandando al empleador para que le pague las prestaciones sociales sobre los viáticos no incluidos.
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