Pasos y requisitos para constituir una sociedad comercial

Constituir una sociedad comercial en Colombia exige otorgar el documento de constitución con el contenido mínimo del artículo 110 del Código de Comercio, inscribirlo en el registro mercantil y obtener el RUT, además de los permisos propios de cada actividad. ¿Cuáles son los pasos y qué requisitos debe cumplir el documento de constitución?

Cómo se crea una sociedad en Colombia.

La creación de una sociedad comercial se hace mediante escritura pública o documento privado, según el tipo de sociedad: la SAS se constituye por documento privado (artículo 5 de la ley 1258 de 2008), y los demás tipos requieren escritura pública, salvo que cumplan alguna de las condiciones del artículo 22 de la ley 1014 de 2006: máximo 10 trabajadores o activos inferiores a 500 salarios mínimos.

El documento de constitución y su registro en la cámara de comercio, junto con el RUT, son apenas la formalización de la sociedad: para operar, la empresa necesita además que sus establecimientos cumplan los requisitos de funcionamiento, como se detalla más adelante.

En resumen, los pasos son los siguientes:

1. Elegir el tipo de sociedad entre los tipos de sociedades comerciales según socios, responsabilidad y capital.
2. Verificar la homonimia del nombre en el RUES, pues la cámara de comercio no registra nombres ya inscritos.
3. Otorgar el documento de constitución (escritura pública o documento privado) con el contenido del artículo 110 del Código de Comercio.
4. Inscribir el documento en el registro mercantil de la cámara de comercio del domicilio social y pagar los derechos de matrícula.
5. Obtener el RUT y el NIT de la nueva persona jurídica ante la Dian.
6. Matricular los establecimientos de comercio y tramitar los permisos de funcionamiento propios de la actividad.

Veamos cada bloque en detalle.

Requisitos del documento de constitución.

El artículo 110 del Código de Comercio señala el contenido que debe tener la escritura o documento de constitución de la sociedad:

1. El nombre y domicilio de los otorgantes: con la identificación y nacionalidad de las personas naturales, y la ley, decreto o escritura de la que deriva la existencia de las personas jurídicas.
2. La clase o tipo de sociedad y su nombre, formado como lo exige la regulación de cada tipo.
3. El domicilio de la sociedad y el de las sucursales que se establezcan en el mismo acto.
4. El objeto social, con enunciación clara y completa de las actividades principales; es ineficaz la estipulación que lo extienda a actividades indeterminadas o sin relación directa con él.
5. El capital social, la parte que se suscribe y la que se paga por cada asociado; en las sociedades por acciones, el capital suscrito y pagado, la clase y valor nominal de las acciones y la forma y términos de pago de las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año.
6. La forma de administrar los negocios sociales, con las atribuciones de los administradores y las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios.
7. La época y forma de convocar la asamblea o junta de socios, y la manera de deliberar y decidir.
8. Las fechas de inventarios y balances generales, y la forma de distribuir las utilidades, con las reservas que deban hacerse.
9. La duración de la sociedad y las causales de disolución anticipada.
10. La forma de hacer la liquidación, con los bienes que hayan de restituirse o distribuirse en especie.
11. Si las diferencias entre los asociados o con la sociedad se someterán a decisión arbitral o de amigables componedores, y la forma de designarlos.
12. El nombre y domicilio del representante legal, con sus facultades y obligaciones, cuando esa función no corresponda a todos los asociados.
13. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos.
14. Los demás pactos compatibles con el tipo de sociedad que estipulen los asociados.

Estos requisitos aplican tanto a la escritura pública como al documento privado. La SAS tiene su propio contenido mínimo, más corto, en el artículo 5 de la ley 1258 de 2008, que detallamos en el artículo sobre la sociedad por acciones simplificada.

Inscripción en el registro mercantil.

Otorgado el documento, la sociedad debe inscribirse en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio, para lo cual debe:

• Diligenciar el formulario del Registro Único Empresarial y Social (RUES) firmado por el representante legal.
• Anexar el documento de constitución con el contenido mínimo ya visto.
• Acreditar la aceptación de los cargos: carta de aceptación de representantes legales, miembros de junta directiva y revisor fiscal con su identificación, salvo que la aceptación conste en el propio documento de constitución.
• Pagar los derechos de matrícula, cuyo valor depende de los activos de la sociedad, y que deben renovarse cada año dentro de los tres primeros meses.

Cuando se aporten bienes inmuebles, la escritura debe inscribirse además en la oficina de registro de instrumentos públicos del lugar del inmueble, y el aporte de inmuebles exige siempre escritura pública, incluso en la SAS.

Inscripción en el RUT.

La sociedad debe inscribirse en el RUT para obtener su NIT y cumplir sus obligaciones tributarias. En la práctica, el trámite se adelanta con el pre-RUT en el momento de la matrícula mercantil, de modo que la cámara de comercio entrega el NIT junto con la matrícula.

Matrícula de los establecimientos de comercio.

La sociedad debe matricular en la cámara de comercio cada uno de sus establecimientos de comercio, y cada establecimiento debe cumplir los requisitos de funcionamiento según su actividad —uso del suelo, sanidad, Sayco y Acinpro, seguridad humana—, tema que desarrollamos en el artículo sobre los requisitos para abrir un establecimiento de comercio al público.

La constitución es apenas el primer paso.

La constitución legal de la sociedad suele ser el paso más sencillo de todos. Según el objeto social, la empresa puede requerir licencias y permisos adicionales —ambientales, sanitarios del Invima, financieros— que pueden tomar meses, y algunos son de difícil o imposible obtención.

Como cada tipo de sociedad tiene sus particularidades, las cámaras de comercio ofrecen asesoría gratuita a quienes están en proceso de constituir una sociedad, y la recomendación es acudir a ellas antes de iniciar el trámite.

A continuación, damos respuesta a las preguntas frecuentes realizadas por nuestros lectores.