Pasos o requisitos para crear sociedad comercial

Constitución y prueba de la sociedad comercial.

Para crear una sociedad hay que cumplir una serie de requisitos que el código de comercio y otras normas especiales consagran.

Requisitos generales

El artículo 110 del código de comercio de forma general señala la forma en que se debe constituir una sociedad comercial y los requisitos que debe cumplir.

«La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:

1) El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documento de identificación legal, con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura de que se deriva su existencia;

2) La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma, formado como se dispone en relación con cada uno de los tipos de sociedad que regula este Código;

3) El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución;

4) El objeto social, esto es, la empresa o negocio de la sociedad, haciendo una enunciación clara y completa de las actividades principales. Será ineficaz la estipulación en virtud de la cual el objeto social se extienda a actividades enunciadas en forma indeterminada o que no tengan una relación directa con aquel;

5) El capital social, la parte del mismo que se suscribe y la que se paga por cada asociado en el acto de la constitución.

En las sociedades por acciones deberá expresarse, además, el capital suscrito y el pagado, la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que deberán cancelarse las cuotas debidas, cuyo plazo no podrá exceder de un año;

6) La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los
administradores, y de las que se reserven los asociados, las asambleas y las juntas de socios, conforme a la regulación legal de cada tipo de sociedad;

7) La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia;

Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales, y la forma en que han de distribuirse los beneficios o utilidades de cada ejercicio social, con indicación de las reservas que deban hacerse;

9) La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución anticipada de la misma;

10) La forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad, con indicación de los bienes que hayan de ser restituidos o distribuidos en especie, o de las condiciones en que, a falta de dicha indicación, puedan hacerse distribuciones en especie;

11) Si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores y, en caso afirmativo, la forma de hacer la designación de los árbitros o amigables componedores;

12) El nombre y domicilio de la persona o personas que han de representar legalmente a la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones, cuando esta función no corresponda, por la ley o por el contrato, a todos o a algunos de los asociados;

13) Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos, y

14) Los demás pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.»

Sociedades

Por el contrato de sociedad, dos o más personas se obligan a efectuar un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades del respectivo ejercicio social. Una vez constituida en debida forma, la sociedad es persona jurídica diferente de los socios que la integran. Estas sociedades deben matricularse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción en lugar donde establecen el domicilio principal.

Requisitos para su inscripción

Las sociedades comerciales deben formular la solicitud de matrícula a través de sus representantes legales, dentro del mes siguiente a la a fecha de la escritura pública de constitución, acompañando dicho documento y tramitando los formularios y el anexo tributario Para ello:

  • Diligencie el formulario de Registro Único Empresarial (Carátula Unica y Anexo Mercantil), firmado por el representante legal de la sociedad.
  • Solicite y diligencie el anexo tributario con la firma del representante legal.
  • Anexe copia de la escritura pública de constitución, la cual debe contener por lo menos los siguientes aspectos para que proceda su inscripción, sin perjuicio de los demás requisitos Contenidos en el artículo 110 de Código de Comercio:
  • Nombre completo de los constituyentes con sus documentos de identidad. En el caso de que los participantes en la constitución de la sociedad sean personas jurídicas (sociedades, entidades sin ánimo de lucro etc.), es necesario indicar en el documento el NIT (Rut) correspondiente.
  • Denominación o razón social. Esta debe responder al tipo de sociedad que se constituye: Colectiva, Limitada, En Comandita Simple o por Acciones o Anónima. Antes de registrar el nombre utilice nuestro servicio de verificación de homonimia.
  • Domicilio principal (ciudad o municipio donde se establece).
  • Vigencia o término de duración de la sociedad.
  • Objeto social o actividades que desarrollará. El objeto social debe estar descrito de manera clara y determinada.
  • Capital social y su distribución entre los socios, indicando las formas como fue pagado (dinero, especie, o industria). En cuanto a la distribución del capital debe indicar el número de cuotas o acciones según el caso y el valor nominal de cada una.
    • Representación legal y nombramientos.
  • Cuando se aporten a la sociedad activos tales como bienes inmuebles, deberá inscribirse la escritura en el registro de instrumentos públicos del lugar de ubicación del inmueble.
  • Carta de aceptación del cargo con indicación del número del documento de identidad por parte de los designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales. Si se deja constancia en la escritura pública de constitución de tal aceptación, no es necesario este requisito.

Persona Natural

¿Cómo Efectuar la Matrícula?

  • Solicite y diligencie el formulario de registro único empresarial; (carátula única y su anexo matrícula mercantil).
  • Solicite y diligencie el anexo para fines tributarios.

Anexe fotocopia de la cédula.

Preséntelos para su liquidación y cancele los derechos de matrícula correspondientes.
Requisitos para su Cancelación

Presentar personalmente ante la Cámara de Comercio o con reconocimiento de firma y Contenido notarial, una solicitud escrita de cancelación de matrícula en original o fotocopia autenticada, firmada por la persona natural matriculada. Igualmente este trámite podrá realizarse a través de un formato que para tales efectos es suministrado en nuestras ventanillas de información o las oficinas de orientación especializada.

La matrícula mercantil debe encontrarse a paz y salvo con el pago de los derechos renovación. En caso contrario, la persona natural deberá pagar los derechos correspondientes a los años no renovados, los cuales serán cobrados de acuerdo con la tarifa vigente en cada año causado (Artículo 35 del Código de Comercio y 8 del Decreto 898 de 2002).

Importante

La matrícula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su propiedad.
Mientras esté vigente su matrícula, la Cámara no podrá registrar otros establecimientos de comercio con el mismo nombre.

Si usted no matricula su establecimiento de comercio podrá ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Recuerde llevar los libros de contabilidad registrados ante la Cámara de Comercio.

Conversión a Sociedad:

Cuando por virtud de la cesión o por cualquier otro acto jurídico, la empresa llegare a pertenecer a dos o más personas, deberá CONVERTIRSE a sociedad comercial para lo cual, dentro de los seis meses siguientes a la inscripción de aquella en el Registro Mercantil, se elaborarán los estatutos sociales de acuerdo con la forma de sociedad adoptada. Estos deberán elevarse a escritura pública que se otorgará por todos los socios y deberá inscribirse en el Registro Mercantil. La nueva sociedad asumirá sin solución de continuidad, los derechos y obligaciones de la empresa unipersonal.

Disolución y liquidación:

Como sucede en las sociedades, el único caso en que la disolución opera de pleno derecho es cuando se vence él termino de duración, cuando este fue señalado o cuando no se efectúa el registro de la prórroga con anterioridad al vencimiento del término; en los demás casos, la disolución se hace constar en documento privado o escritura pública que se inscribe en el Registro Mercantil. Una vez disuelta la Empresa Unipersonal, la liquidación de su patrimonio se efectuará mediante el procedimiento señalado en la ley para las sociedades de responsabilidad limitada; para ello, presentará para su inscripción, el documento donde conste la cuenta final de liquidación.

Sociedad de hecho

La sociedad comercial será de hecho cuando no se constituya por escritura pública (Art. 498 Código de Comercio).

En oportunidades la sociedad comercial, a pesar de estar conformada por más de dos personas y de haber aportado dinero u otros bienes con el fin de repartirse las utilidades o pérdidas, no cumple con el requisito de la escritura pública, por lo que genera las siguientes consecuencias:

No es persona jurídica, por lo tanto no se crea una persona distinta de los socios individualmente considerados.

Las obligaciones y derechos adquiridos en cumplimiento de la actividad social son solidarios, es decir, se contraen por todos los socios de hecho, aunque en el negocio respectivo no hayan actuado ellos.(Art. 499 Código de Comercio).

La representación legal y la administración de los negocios sociales las ejercen todos los socios de hecho.

Las sociedades de hecho tienen un mes de plazo para matricularse, contado a partir de la fecha en que han empezado sus actividades.

En las sociedades de hecho todos y cada uno de los asociados responderán solidariamente e ilimitadamente por las operaciones celebradas (Art. 501 Código de Comercio).
Requisitos para su inscripción

Todos los socios que la conforman deben matricularse. Para el cumplimiento de esta exigencia, cada una de las personas tanto naturales como jurídicas (sociedades) deberán diligenciar la carátula única con su anexo mercantil y el anexo tributario, en el cual indicaran los datos personales de quienes serán socios de hecho. En caso de que alguno de los asociados tenga matrícula mercantil vigente, además de los datos solicitados en el formulario, deberán indicar el número con el cual está identificada su matrícula mercantil en la Cámara de Comercio.

Igualmente para efectos de la inscripción del establecimiento en sociedad de hecho los asociados deberán presentar un anexo mercantil firmado por cada una de ellos. Si son personas jurídicas, deberán firmar las personas que ejerzan la representación legal.
Requisitos para su Cancelación.

Comunicación suscrita por todos los socios de la sociedad de hecho, con sello de reconocimiento de firma y Contenido del documento ante notario, o constancia de presentación personal esta entidad.

Sucursales

Una sucursal es un establecimiento de comercio (llámese tienda, oficina, almacén, fabrica, bodega, planta industrial, etc.) abierto por una sociedad o empresa unipersonal, dentro o fuera de su domicilio principal, cuyo administrador tiene facultades para representar u obligar a la compañía. La matrícula de la sucursal debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de apertura.

La solicitud de matrícula y de registro de documentos debe formularse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desollar su actividad.
Requisitos para su inscripción:

Diligencie el formulario de Registro Unico Empresarial (Carátula Unica y el Anexo Mercantil.).

Anexe:

Copia autenticada del acta en donde conste la decisión de abrir la sucursal, nombramiento del administrador y asignación de funciones.

Copia auténtica de la escritura pública de constitución.

Copia auténtica de todas las escrituras públicas de reforma, si las hubiere.

Carta de aceptación del designado, con indicación del número del documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesario este requisito.

Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad, expedido por la cámara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada.

Requisitos para su Cancelación:

Certificado reciente de existencia y representación legal de la sociedad expedido por la cámara de comercio del domicilio principal, presentado en original o copia autenticada.
Comunicación suscrita por el representante legal con reconocimiento de firma y Contenido notarial.

Empresas asociativas de trabajo

Las Empresas Asociativas de trabajo son organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral por tiempo indefinido y otros además, entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales serán: la producción, comercialización y distribución de bienes básicos de consumo familiar o la prestación por parte de sus miembros de servicios individuales.

Requisitos para su Inscripción:

Solicite y diligencie la carátula única y su respectivo anexo mercantil, la primera debe contener los datos de la persona jurídica y el anexo mercantil contendrá la información financiera de la misma y los datos del establecimiento de comercio.

Solicite y diligencie el anexo tributario.

Original y copia auténtica del acta de constitución reconocida ante notario, que deberá contener:

  • Nombre e identificación de los constituyentes.
  • Voluntad de asociarse y constituirse en una Empresa Asociativa de Trabajo.
  • Designación del director ejecutivo (Representante Legal).
  • Aprobación de estatutos.
  • Firma de los constituyentes en señal de aceptación, con el respectivo reconocimiento de firma y Contenido ante notario.

Original y copia auténtica de los estatutos de la Empresa Asociativa, firmados por todos los constituyentes y debidamente reconocidos ante notario. Los ESTATUTOS deberán contener:

  • Nombre e identificación de las personas que intervienen como Otorgantes.
  • Razón social seguida de la denominación “Empresa Asociativa de Trabajo E.A.T.”.
  • Domicilio de la empresa.
  • Duración precisa de la entidad, causales de disolución y liquidación.
  • Objeto social que deberá ceñirse a lo estipulado en la ley 10 de 1991 y al Decreto Reglamentario 1100 de 1992.
  • Capital social de la Empresa Asociativa de Trabajo y distribución de los aportes individuales efectuados por los otorgantes. Debe recordar que para la conformación del capital social de estas personas jurídicas, es obligatoria la existencia de un capital laboral, respecto del cual debe indicarse su distribución

Entidades de naturaleza cooperativa

Es acuerdo cooperativo el contrato que se celebra por un número determinado de personas, con el objetivo de crear y organizar una persona jurídica de derecho privado denominada COOPERATIVA, cuyas actividades deben cumplirse con fines de interés social y sin animo de lucro; toda actividad económica, social o cultural puede organizarse con base en el acuerdo cooperativo.

Requisitos para la inscripción de su cooperativa, fondo de empleados y precooperativa
Cooperativa

Solicitud firmada por el representante legal que contenga la fecha de solicitud, nombre, domicilio, dirección, teléfono, fax, apartado aéreo y el nombre de la entidad que la vigila o controla.

Copia auténtica o autenticada del acta de constitución, firmada por las personas designadas como presidente y el secretario de la reunión y con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario por parte de los mismos.

Esta acta debe contener:

Aprobación de la constitución de la entidad.

Aprobación de los estatutos que regirán la cooperativa.

Elección y/o nombramiento del representante legal, revisor fiscal y miembros de los órganos de administración y vigilancia.

ESTATUTOS de la entidad firmados por el presidente el secretario de la reunión, con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario.

Los estatutos deben contener:

  • El nombre, identificación y domicilio de los asociados, quienes deben tener una edad mínima de catorce (14) años y deben ser al menos veinte (20) cooperados, si la cooperativa es integral o multiactiva integral; o diez (10) si es de trabajo asociado.
  • El nombre de la entidad, indicando la denominación correspondiente a su naturaleza.
  • El domicilio de la misma.
  • La duración debe ser indefinida.
  • El objeto del acuerdo cooperativo y la enumeración de las actividades.
  • El patrimonio, su constitución e incremento patrimonial reserva, fondos sociales, finalidades y forma de utilización de los mismos. Aportes sociales mínimos no reducibles durante la vida de la cooperativa y forma de pago.
  • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
  • Procedimiento de convocatoria a las reuniones de las asambleas de asociados y consejos de administración.
  • Normas para fusión, incorporación, transformación, disolución y liquidación.
  • Las facultades y obligaciones del revisor fiscal que debe ser contador titulado con matrícula.
  • Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
  • Derechos y deberes de los asociados; condiciones para su admisión retiro, exclusión y determinación del órgano competente para su decisión.
  • Régimen de sanciones causales y procedimientos.
  • Procedimiento para resolver diferencias y conflictos transigibles entre asociados o entre éstos y la cooperativa, por causa o con ocasión de actos cooperativos.

Constancia de pago de por lo menos del 25% de los aportes iniciales suscritos por los fundadores, expedida por el representante legal de la cooperativa.

Cartas de aceptación del cargo del representante legal y demás designados, indicando el número de su documento de identificación. Si se deja constancia expresa en el acta de tal aceptación, no es necesario ese requisito.

Fondo de Empleados

Mínimo diez asociados.

Certificado de existencia y representación de las entidades ó empresas en las cuales laboran los asociados.

Precooperativas

Mínimo cinco miembros o asociados.

Término de duración de cinco años.

ANEXOS: relación de los nombres de las personas que conforman la entidad, indicando el número de su documento.

Entidades sin ánimo de lucro

Las entidades sin ánimo de lucro son personas jurídicas capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de sus asociados en virtud del derecho constitucional de asociación o por la libertad de disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas o de beneficio comunitario, de lo que se infiere que la ausencia de lucro es una de las características fundamentales, lo cual significa, que no existe reparto de utilidades o remanentes generados en el desarrollo de sus objetivos, ni es viable el reembolso de los bienes o dineros aportados a la entidad.

Entidades obligadas a registrarse en la Cámara de Comercio:

Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común: gremiales; de beneficencia; profesionales; juveniles; sociales; democráticas y participativas; cívicas y comunitarias; de egresados; promotoras de bienestar social y ayuda a indigentes, drogadictos e incapacitados (salvo las empresas privadas del sector salud); clubes.
Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.

Organizaciones populares de vivienda (O.P.V.).

Asociaciones de padres de familias.

Asociaciones de instituciones educativas.

Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado.

Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.

Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios de vivienda compartida y vecinos; diferentes a los de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985.
Entidades ambientalistas.

Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar.

Cooperativas, federaciones y confederaciones, institucionales auxiliares de cooperativismo.
Precooperativas.

Fondos de empleados.

Asociaciones mutuales.

Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.
Requisitos para su registro:

Solicitud de inscripción firmada por el representante legal, que contenga la fecha de la solicitud, nombre, domicilio, dirección, teléfono, fax, apartado aéreo de la entidad y la entidad que vigila y controla.

Solicite y diligencie el anexo Dian firmado por el representante legal.

Original del acta de sesión de constitución, firmada y con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario por parte del presidente y el secretario que actuaron en la reunión y que debe contener:

  • Creación o constitución de la entidad.
  • Aprobación de estatutos.
  • Elección o designación de representante legal y demás dignatarios.

Estatutos de la entidad en copia autentica, firmados igualmente por el presidente y el secretario de la reunión y el representante legal, con sello de reconocimiento de firma y Contenido ante notario; deben contener (Dcto 2150/95):

  • Nombre, identificación y domicilio de las personas que intervengan como asociados fundadores.
  • El nombre de la entidad indicando su naturaleza.
  • Domicilio.
  • La clase de persona jurídica.
  • El objeto (se debe indicar expresamente que es entidad sin ánimo de lucro).
  • El patrimonio, la forma de hacer los aportes y disposiciones para la conformación, administración y manejo.
  • Órganos de administración, determinando su composición, modo de elección o designación, de funciones, quórum deliberatorio ,decisorio, representante legal y facultades.
  • La duración precisa de la entidad, las causales de disolución y liquidación.
  • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
  • La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad, indicando la destinación del remanente de los bienes a una institución de utilidad común ó sin ánimo de lucro que persiga fines similares.
  • Las facultades y obligaciones del Revisor Fiscal.
  • Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.
  • Cartas de aceptación de los directivos designados en la reunión de constitución, indicando el número de su documento de identificación. Si se deja constancia en el acta de tal aceptación, no es necesario este requisito.

ANEXO: Relación de nombres de las personas que conforman la entidad, su identificación y domicilio.

Nombramientos y actos que deben registrarse:
Constitución.
Reforma de estatutos.
Representantes legales y sus suplentes.
Consejo de administración.
Junta de vigilancia.
Comité de apelación.
Junta directiva.
Fiscal y suplente.
Revisor fiscal y suplente.
Comité de control interno.
Fundaciones:
Constancia en los estatutos de los aportes determinando la cuantía.
Su dirección debe ser indefinida.
Libros:
De asociados.
De actas de Asamblea y de Junta Directiva.
Contabilidad (para fundaciones, además de los anteriores).
Excepciones al registro de acuerdo con el art.45 del dcto 2150/95:
Se encuentran exentas del registro las siguientes entidades sin ánimo de lucro.
Instituciones de educación superior, formal y no formal.
Entidades que prestan servicio de vigilancia privada.
Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas; sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros.
Entidades reguladas por la ley 100 de seguridad social.
Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores.
Partidos y movimientos políticos.
Entidades privadas del sector salud que trata la ley 10 de 1993.
Sociedades de gestión colectiva de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
Establecimiento de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Dcto 3130/68 y demás disposiciones pertinentes.
Cajas de compensación familiar reguladas por ley 21/82.
Cabildos indígenas, asociación de cabildos.
Entidades que conforman el sistema nacional del deporte en niveles nacional, departamental y municipal.
Organizaciones gremiales de pensionados.
Casas – cárcel.
Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas.

Matrícula de Establecimiento de Comercio

Un establecimiento de comercio es un conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir los fines de la empresa. Por ejemplo: tiendas, almacenes comerciales, bodegas, fabricas, factorías etc.

Oportunidad de la Matrícula

La matrícula del establecimiento debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que este fue abierto al público.

La matrícula debe solicitarse en la cámara de comercio con jurisdicción en lugar donde se va a desarrollar su actividad.

¿Cómo Efectuar la Matrícula?

Se recomienda que antes de asignar un nombre al establecimiento de comercio, verifique que en la cámara de comercio no exista otro establecimiento con un nombre igual o similar (Art. 35 del Código de Comercio). Para la verificación del nombre, diligencie el formato de VERIFICACIÓN DE HOMONIMIA.

Diligencie el anexo matrícula mercantil con los datos del establecimiento de comercio.

Diligencie el anexo para fines tributarios debidamente firmado por la persona natural o por el representante legal, según el caso, con la indicación del barrio en el cual se encuentra ubicado el establecimiento.

Preséntelo en las ventanillas de nuestra Entidad y cancele los derechos de matrícula correspondientes.

Observación

Si usted está matriculado como persona natural o jurídica y desea abrir uno o varios establecimientos de comercio, debe diligenciar tantos anexos de matrícula mercantil como establecimientos vaya a matricular.

Recuerde que los nombres de los establecimientos deben ser diferentes (Artículo 35 Código de Comercio).

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