En este artículo 18 secciones
- Qué es el prorrateo del IVA.
- Cuándo se hace el prorrateo.
- Qué ingresos entran en el cálculo.
- Cómo se calcula el prorrateo.
- El IVA transitorio.
- El prorrateo en la declaración de IVA.
- Preguntas frecuentes.
- ¿Qué es el prorrateo del IVA?
- ¿Quiénes deben hacer prorrateo del IVA?
- ¿Los ingresos exentos entran en el prorrateo?
- ¿Los ingresos no gravados hacen parte del prorrateo?
- ¿El IVA de las importaciones entra en el prorrateo?
- ¿Qué es el IVA transitorio?
- ¿El IVA que va al gasto por el prorrateo es deducible en renta?
- ¿Qué valor de compras se declara cuando hay prorrateo?
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El prorrateo del IVA es el procedimiento para repartir el IVA pagado en compras que se usan al mismo tiempo en operaciones gravadas y excluidas, cuando no es posible saber cuánto corresponde a cada una: se descuenta en la misma proporción que tienen los ingresos gravados y exentos dentro del total, según el artículo 490 del Estatuto Tributario, y el resto se lleva al gasto. Mientras se hace el cálculo, el impuesto se registra en una cuenta de IVA transitorio. ¿Cómo se calcula, qué ingresos entran y cómo se contabiliza?
Qué es el prorrateo del IVA.
Prorratear es repartir una cantidad en proporción a otras. En el IVA, lo que se reparte es el impuesto pagado en compras de uso común, como el arrendamiento de la oficina, los servicios públicos o la publicidad, que sirven a la vez para vender productos gravados y excluidos.
La razón está en el artículo 488: solo es descontable el IVA de las compras que se destinan a operaciones gravadas. El IVA de lo que se destina a operaciones excluidas no se descuenta y se lleva al costo o al gasto. Cuando una compra sirve a ambas, hay que dividir el impuesto, y el artículo 490 dice cómo:
«Cuando los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento se destinen indistintamente a operaciones gravadas, exentas, o excluidas del impuesto y no fuere posible establecer su imputación directa a unas y otras, el cómputo de dicho descuento se efectuará en proporción al monto de tales operaciones del período fiscal correspondiente. La inexistencia de operaciones determinará la postergación del cómputo al período fiscal siguiente en el que se verifique alguna de ellas.»
Nótese que el prorrateo es subsidiario. Si la compra puede asociarse directamente a una operación, no se prorratea: el IVA de la mercancía gravada se descuenta completo y el de la mercancía excluida va completo al costo.
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Cuándo se hace el prorrateo.
Se hace cuando se cumplen dos condiciones a la vez que establece el artículo 490 del Estatuto Tributario:
- Que el responsable tenga en el periodo ingresos gravados o exentos y también ingresos excluidos. No es necesario que tenga los tres tipos.
- Que haya compras o servicios con IVA de uso común, cuya destinación no pueda identificarse con una u otra operación.
Quien solo vende bienes gravados no prorratea, porque todo su IVA se destina a operaciones gravadas. Quien solo vende bienes excluidos tampoco, porque no es responsable del IVA. El prorrateo es un problema de quien mezcla ambas actividades, como la droguería que vende medicamentos exentos, productos de aseo gravados y otros excluidos, o la empresa que le vende a entidades con exclusión, como las del programa de alimentación escolar, y también a clientes gravados.
Qué ingresos entran en el cálculo.
La proporción se calcula con los ingresos del mismo periodo de la declaración, bimestral o cuatrimestral. Entran los siguientes:
- Los ingresos gravados, a cualquier tarifa.
- Los ingresos exentos, que se suman a los gravados porque también dan derecho a descuento.
- Los ingresos excluidos.
De acuerdo con nuestro criterio, los ingresos no gravados, como los salarios, las indemnizaciones o la venta de activos fijos, no entran en la proporción, porque el artículo 490 solo menciona operaciones gravadas, exentas y excluidas. Por eso conviene no reportar como excluido un ingreso que es no gravado, distinción que explicamos en el artículo sobre la diferencia entre bienes exentos, excluidos y no gravados.
Si en el periodo no hubo operaciones, el cálculo se posterga al primer periodo siguiente en que las haya, como dispone la última frase del artículo 490.
Cómo se calcula el prorrateo.
El procedimiento tiene tres pasos:
- Sumar los ingresos gravados y exentos del periodo.
- Dividir esa suma entre el total de ingresos gravados, exentos y excluidos, para obtener el porcentaje descontable.
- Aplicar ese porcentaje al IVA de las compras comunes. El resultado es el IVA descontable y la diferencia se lleva al costo o al gasto.
Supongamos una empresa que en el bimestre tuvo los siguientes ingresos y pagó $10.000.000 de IVA en compras de uso común.
| Tipo de ingreso | Valor | Participación |
|---|---|---|
| Gravados | $70.000.000 | 70% |
| Exentos | $20.000.000 | 20% |
| Excluidos | $10.000.000 | 10% |
| Total | $100.000.000 | 100% |
Los ingresos gravados y exentos representan el 90% del total. Por eso la empresa descuenta el 90% del IVA común, $9.000.000, y lleva al gasto el 10% restante, $1.000.000.
El IVA de las compras que sí pueden identificarse no entra en este cálculo: se descuenta o se lleva al costo directamente, según su destino.
El prorrateo en una hoja de cálculo.
Para llevar el cálculo en una hoja de Excel basta con tres fórmulas. Suponiendo que los ingresos gravados están en B2, los exentos en B3, los excluidos en B4 y el IVA común en B6:
| Concepto | Fórmula |
|---|---|
| Porcentaje descontable | =(B2+B3)/(B2+B3+B4) |
| IVA descontable | =B6*(B2+B3)/(B2+B3+B4) |
| IVA al gasto | =B6-B7 |
En la última fórmula, B7 es la celda donde queda el IVA descontable. Si la empresa vende a varias tarifas, puede calcular la proporción de cada una por separado, como exige el reglamento que se explica a continuación.
El IVA transitorio.
Como la proporción solo se conoce al terminar el periodo, cuando ya se sabe el total de ingresos, el IVA de las compras comunes no puede registrarse desde el principio como descontable ni como gasto. Para eso el artículo 1.3.1.1.9 del decreto 1625 de 2016 exige una cuenta transitoria:
«Para estos efectos, los responsables deberán llevar cuentas transitorias en su contabilidad, en las cuales se debite durante el periodo bimestral el valor del impuesto sobre las ventas imputables a los costos y gastos comunes. Al finalizar cada bimestre dichas cuentas se abonarán con cargo a la cuenta impuesto a las ventas por pagar en el valor del impuesto correspondiente a costos y gastos comunes y proporcionales a la participación de los ingresos por tarifa en los ingresos totales, limitándolo a la tarifa a la cual estuvieron sujetas las operaciones de venta. El saldo débito de las cuentas transitorias que así resulte al final del bimestre deberá cancelarse con cargo a pérdidas y ganancias.»
A eso se le llama IVA transitorio: el IVA común que espera en una cuenta mientras se calcula qué parte es descontable. Aunque la norma habla de bimestre, de acuerdo con nuestro criterio el mismo procedimiento se aplica al cierre de cada cuatrimestre para quienes declaran con esa periodicidad.
La expresión final de la norma, «limitándolo a la tarifa», significa que el IVA común que se asigna a los ingresos gravados a una tarifa menor, como la del 5%, no puede superar lo que resultaría de esa tarifa.
Cómo se contabiliza el IVA transitorio.
El PUC no tiene una subcuenta oficial para el IVA transitorio, así que cada empresa crea una dentro de la cuenta 2408 o en una cuenta de activo transitoria. Siguiendo el ejemplo anterior, los registros serían los siguientes.
Durante el periodo, al registrar las compras comunes, el IVA se lleva a la cuenta transitoria:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2408 IVA transitorio | $10.000.000 | |
| Cuentas por pagar o bancos | $10.000.000 |
Al cierre, calculada la proporción, se traslada el 90% al IVA descontable y el 10% al gasto:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 2408 IVA descontable | $9.000.000 | |
| 51 o 52 Gasto, IVA no descontable | $1.000.000 | |
| 2408 IVA transitorio | $10.000.000 |
Con esto la cuenta transitoria queda en cero y cada parte del impuesto queda donde corresponde.
El prorrateo en la declaración de IVA.
En la declaración se incluye como impuesto descontable solo la parte que resulta del prorrateo. De acuerdo con nuestro criterio, en los renglones de compras se registra el valor total de las compras gravadas según su tarifa, porque esos renglones informan las compras y no el descuento.
El IVA que va al gasto se deduce en la declaración de renta como mayor valor del gasto al que pertenece, siempre que ese gasto sea procedente. Las reglas generales del descuento están en el artículo sobre el IVA descontable.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores.
¿Qué es el prorrateo del IVA?
Es el reparto del IVA pagado en compras de uso común entre las operaciones gravadas y las excluidas, en proporción a los ingresos de cada tipo, para determinar qué parte se descuenta y qué parte se lleva al gasto.
¿Quiénes deben hacer prorrateo del IVA?
Los responsables que en el periodo tienen ingresos gravados o exentos y también excluidos, y compras de uso común cuyo IVA no pueden asociar a unas u otras operaciones. No es exclusivo de ningún tipo de contribuyente.
¿Los ingresos exentos entran en el prorrateo?
Sí, y se suman a los gravados, porque también dan derecho a descontar el IVA. Solo la parte que corresponde a los ingresos excluidos va al gasto.
¿Los ingresos no gravados hacen parte del prorrateo?
De acuerdo con nuestro criterio no, porque el artículo 490 del E.T. solo menciona operaciones gravadas, exentas y excluidas.
¿El IVA de las importaciones entra en el prorrateo?
Sí, cuando los bienes importados se destinan indistintamente a operaciones gravadas y excluidas, porque la norma no distingue el origen del impuesto descontable.
¿Qué es el IVA transitorio?
Es el IVA de las compras de uso común que se registra en una cuenta transitoria durante el periodo, mientras se calcula al cierre qué parte es descontable y qué parte va al gasto, según el artículo 1.3.1.1.9 del decreto 1625 de 2016.
¿El IVA que va al gasto por el prorrateo es deducible en renta?
Sí, en la medida en que el gasto al que pertenece sea deducible y esté soportado. El IVA sigue la suerte del gasto.
¿Qué valor de compras se declara cuando hay prorrateo?
De acuerdo con nuestro criterio, en los renglones de compras se declara el total de las compras gravadas, y el prorrateo solo afecta el valor del IVA descontable.
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Buenas noches. Si le vendo a una sociedad que trabaja con el PAE y esta es excluida del cobro del IVA, ¿debo hacer prorrateo? Ya que las compras que hago no son solo para venderle a ellos, genero más ventas con IVA a otras entidades.
Si no puede separar las compras gravadas que van para los productos excluidos, sí debe hacer el prorrateo. Ese se hace cuando no hay forma de identificar el IVA pagado que va para productos gravados y excluidos.
Buenos días!
En la presentación del IVA, ¿cuándo es el caso en el que toca realizar prorrateo? La base del IVA que me voy a descontar debe coincidir con este IVA descontable prorrateado, ¿o la base sería la totalidad de las compras gravadas, sin importar que en el IVA descontable esté prorrateado y se descuente un menor valor?
Por favor, ¿nos ayudan con esta respuesta?
El prorrateo se aplica para determinar el IVA que es descontable cuando no es posible determinar la parte que sí lo es de todo el IVA pagado y que se ha utilizado indistintamente para productos gravados, exentos y excluidos.
Por ejemplo, si el 20% de los ingresos son excluidos y el 80% son gravados, del total del IVA pagado sólo se descuenta el 80%, es decir, que el porcentaje de IVA descontado debe corresponder al porcentaje de ingresos gravados generados en el periodo.
Pero, al momento de la presentación del IVA (Formulario 300), después de haber realizado la proporción del prorrateo, la base que debo presentar en la casilla de compras gravadas, siendo el caso específico, ¿será la base del IVA descontable prorrateado o será la totalidad de las compras gravadas, sin importar que el IVA que me voy a descontar sea menor por el prorrateo?
En ese caso, en nuestro criterio se declara el total de las compras según la tarifa, porque allí no se permite el prorrateo. Por ejemplo, en el renglón 51 se debe ingresar el total de compras con tarifa general, con independencia de lo que se pueda descontar luego de aplicar el prorrateo al IVA descontable.
Cordial saludo, por favor me pueden ayudar con lo siguiente: ¿Cuál es el manejo de una devolución (ingreso gravado) en ventas? ¿El IVA de dicha devolución lo tomo en el prorrateo como IVA “descontable” o lo descuento del total del IVA generado? Gracias.
En este artículo se explica cómo proceder en ese caso.
¡De nada! Si necesitas ayuda con algo más, no dudes en decírmelo.
Me parece si mal no estoy que su texto genera confusión, el articulo 490 indica «Cuando los bienes y servicios que otorgan derecho a descuento se destinen indistintamente a operaciones gravadas, exentas, o excluidas del impuesto y no fuere posible establecer su imputación directa a unas y otras, el cómputo de dicho descuento se efectuará en proporción al monto de tales operaciones del período fiscal correspondiente. La inexistencia de operaciones determinará la postergación del cómputo al período fiscal siguiente en el que se verifique alguna de ellas.»
Así las cosas, en este artículo que ustedes presentan se indica lo siguiente: “Se determina qué participación tienen los ingresos gravados, exentos, excluidos y no gravados dentro del total de los ingresos, y luego el IVA descontable se reconoce según esa proporción.”
En mi concepto, el prorrateo del IVA no incluye los ingresos no gravados, ya que el artículo 490 del Estatuto Tributario no los contempla. Es importante anotar que dicho artículo establece que “el descuento se efectuará en el monto de tales operaciones”, y esas “tales operaciones” no hacen referencia a los ingresos no gravados.
Además, en el ejemplo que ustedes presentan, no se incluyen los ingresos no gravados, lo que genera cierta discrepancia con la definición planteada inicialmente. Les sugiero que revisen este punto. Quedo atento a sus comentarios para aclarar cualquier inquietud o precisar el análisis.
En efecto, la norma se refiere a ingresos gravados, exentos y excluidos sin mencionar los no gravados, y en ese sentido, su interpretación es válida, ya que técnicamente un ingreso no gravado es distinto a un ingreso excluido, lo que obligaría a llevar un registro diferenciado de unos y otros. Gracias por la observación.
¿El IVA descontable por importaciones se tiene en cuenta en el prorrateo de IVA? ¿Igual las ventas a zonas francas?
En nuestro criterio, sí, porque la norma no discrimina respecto al origen del impuesto descontable que da lugar al prorrateo.
Si una empresa es responsable de IVA y todos los productos que vende son gravados, pero vende productos a San Andrés, que tiene un beneficio especial de exclusión de IVA, ¿también se debe hacer prorrateo de IVA?
Sí, solo en el evento en que no le sea posible identificar o discriminar el IVA descontable para cada tipo de producto o servicio.
Buenas tardes. Tengo una consulta: ¿todo ente está obligado a prorratear el IVA o solo los contribuyentes especiales?
Únicamente deben hacer prorrateo quienes no puedan asociar los IVAs descontables a los ingresos gravados, exentos, excluidos y no gravados.
Ejemplo: Si usted compra un producto en $1,000 + IVA y lo vende en $1,200 + IVA, puede descontar completamente ese IVA descontable de su IVA generado.
Pero si genera $1,000 de ingresos gravados y $500 de ingresos excluidos, y tiene $300 en IVA descontable, que no puede determinar si está relacionado con los ingresos gravados o excluidos, debe aplicar el prorrateo.
Corrijan el error: el valor del gasto es $1.000.000 y no $10.000.000 como anotan en el ejercicio.
Se corrigió el error de transcripción. Gracias por la observación.
En este caso, si yo generé un IVA descontable de $10 millones, solo puedo dejar en la cuenta 2408 $9 millones, y el millón restante lo envío a la cuenta 5115 Impuestos asumidos. Después, revisaré si me lo puedo descontar en la renta. Gracias.
Si los gastos que generaron el IVA descontable, que por prorrateo llevan al gasto, se pueden deducir de la renta.