Cada que se liquida la nómina del trabajador se deben liquidar las provisiones de nómina correspondientes, a fin de crear las provisiones que cubran los distintos conceptos que la empresa debe pagar a sus trabajadores.
Qué es una provisión de nómina.
La liquidación de la nómina tiene como finalidad pagar al trabajador lo que se ha ganado en el mes respectivo, o en la quincena, dependiendo de su periodo de pago.
Pero adicional al salario que se debe pagar al trabajador, la empresa debe pagar algunos cargos sobre esa nómina, pero no se pagan en el mismo mes sino a mitad de año, o al finalizar.
Es por ello que en cada liquidación se va provisionando lo que correspondiente para que, al finalizar el año, o cuando haya que pagarlo, ya se tengan provisionados los recursos necesarios.
Conceptos que se debe provisionar.
Básicamente se debe hacer las provisiones correspondientes a las prestaciones sociales, que son:
- Prima de servicios.
- Auxilio de cesantías.
- Intereses sobre las cesantías.
- Vacaciones.
La idea de la provisión es que al llegar la fecha de pagar esos conceptos ya se tenga una liquidación aproximada, y la empresa tenga provisionada esas sumas al haberlas reconocido contablemente.
Como se hace la provisión de nómina.
La provisión se hace cada vez que se liquide la nómina, que por regla general es mensual, aunque puede ser quincenal, pero para efectos de simplicidad haremos un ejemplo con una nómina mensual.
La empresa, cada vez que liquida la nómina hace la provisión respectiva de las prestaciones sociales que a continuación se detallan.
Provisión de la prima de servicios.
Para el caso de la prima de servicios, se tiene que por cada año de trabajo se debe pagar un mes de salario por ese concepto.
Como el año tiene 12 meses, pues es en cada mes provisionamos la doceava parte del salario para que el finalizar el año tengamos provisionado el salario de un mes.
Suponiendo un salario mensual de $1.200.000 debemos hacer la provisión mensual equivalente a la doceava parte de 1.200.00, que es:
1.200.000/12 = 100.000 mensuales.
Así, al cabo de 12 meses tendremos el 1.200.000 que se debe pagar por prima de servicios.
Pero para hacerlo más sencillo, tomaremos el salario como un 100% y lo dividimos entre 12:
100/12 = 8.3333%.
Entonces, cada mes provisionamos el 8.333% del salario para que al cabo de 12 meses hayamos provisionado el 100% de un salario mensual, y así se hace con los otros conceptos.
Provisión de cesantías.
La provisión de cesantías se calcula igual que la provisión de la prima de servicios, en razón a que corresponde a la misma suma, es decir, a 1 mes de salario por cada año trabajado.
En consecuencia, se aplica el 8.33% sobre el salario del mes respectivo, incluyendo el auxilio de transporte.
Provisión de los intereses sobre cesantías.
En el caso de los intereses sobre cesantías, la provisión se determina aplicando el 12% a la provisión de cesantías que se determine, tema explicado con más detalle en el siguiente artículo.
Provisión de vacaciones.
La provisión de las vacaciones se determina multiplicando el salario del mes respectivo por el 4.17%, teniendo en cuenta que no se debe incluir el auxilio de transporte, concepto que sí se incluye en la provisión de la prima de servicios y las cesantías.
De esta forma se provisiona el equivalente a 15 días de vacaciones, que no es un valor preciso por cuanto las vacaciones son días hábiles, y estas pueden ser de 17, 18, 9, etc., tema desarrollado en el siguiente artículo.
Porcentajes en las provisiones de nómina.
Los porcentajes para la provisión de las prestaciones sociales son los siguientes:
- Prima de servicios: 8.33%
- Auxilio de cesantías: 8.33%
- Intereses sobre las cesantías: 12%
- Vacaciones: 4.17%
El porcentaje de la provisión de vacaciones es la mitad del de las cesantías y prima de servicios, porque las vacaciones corresponden a 15 días por año de trabajo, en tanto los otros conceptos son 30 días por año de trabajo.
Contabilización de las provisiones de nómina.
La provisión una vez calculada se debe contabilizar, para que el efecto financiero de esas provisiones se vea reflejado en la contabilidad.
Recordemos que las prestaciones sociales hacen parte de los gatos de nómina, y por tanto se deben contabilizar como un gasto, y su contrapartida es un pasivo, por cuanto no se pagan de inmediato sin a fin de año, o a mitad de año, o cuando el contrato de trabajo se termine.
Suponiendo un salario mensual de 1.200.000 (bajo el supuesto de que no hay auxilio de transporte) tendríamos la siguiente liquidación en un mes determinado:
| Prima de servicios | 100.000 |
| Auxilio de cesantías | 100.000 |
| Intereses sobre las cesantías | 12.000 |
| Vacaciones | 50.000 |
Y la contabilización sería:
| Código | Cuenta | Débito | Crédito |
| 510530 | Cesantías | 100.000 | |
| 510533 | Intereses cesantías | 12.000 | |
| 510536 | Prima de servicios | 100.000 | |
| 510539 | Vacaciones | 50.000 | |
| 261005 | Cesantías | 100.000 | |
| 261010 | Intereses cesantías | 12.000 | |
| 261015 | Vacaciones | 50.000 | |
| 261020 | Prima de servicios | 100.000 | |
| Total | 262.000 | 262.000 |
Como se puede observar, las provisiones quedaron registradas en el pasivo (cuenta 26), y una vez se paguen se sacan del pasivo contra caja o bancos, según corresponda, y el pasivo queda en ceros.
Como los anteriores cálculos son provisionales, al liquidar definitivamente las prestaciones sociales al momento de pagarlas, el resultado puede ser diferente al valor provisionado, caso en el cual se hace el ajuste respectivo para que en el gasto figure el valor definitivo.
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