En este artículo 19 secciones
- Descargar el liquidador de horas extras en Excel.
- Qué hace la plantilla.
- Hojas del archivo.
- Ejemplo de liquidación.
- Preguntas frecuentes.
- ¿La plantilla incluye dominicales y festivos?
- ¿Hay que cambiar algo para que la jornada nocturna empiece a las 7:00 p. m.?
- ¿Se pueden registrar minutos exactos?
- ¿Cómo registro un turno que termina al día siguiente?
- ¿Por qué la hora nocturna se paga con un valor menor que la extra?
- ¿Tiene macros o contraseña?
- ¿Sirve para varios trabajadores?
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Llevar el control de las horas extras de varios trabajadores obliga a registrar cada turno, clasificar sus horas en ordinarias, nocturnas, extras, dominicales y festivas, y aplicarles los recargos de los artículos 168 y 179 del Código Sustantivo del Trabajo. Esta plantilla en Excel lo hace sola a partir de la hora de entrada y de salida, y entrega el resumen del periodo por trabajador. ¿Cómo se usa?
Descargar el liquidador de horas extras en Excel.
La plantilla es gratuita, no tiene macros ni contraseña, y funciona en Excel y en LibreOffice. Puede descargar aquí el liquidador de horas extras en Excel y seguir las instrucciones que trae en su primera hoja.
Qué hace la plantilla.
La plantilla reúne en un solo archivo el registro, la liquidación y el control de las horas extras. Sus funciones son las siguientes:
- Clasifica cada turno en las ocho clases de hora: ordinaria diurna, ordinaria nocturna, extra diurna, extra nocturna y sus equivalentes dominicales o festivas.
- Calcula el valor de cada turno con el salario de cada trabajador.
- Resume por trabajador y por periodo las horas de cada clase, el valor a pagar, lo que generan de prestaciones sociales y el descuento de salud y pensión.
- Calcula cuántas horas se deben trabajar en una semana o en un mes, descontando festivos y descansos compensatorios.
- Advierte cuando un turno supera el límite legal de horas extras diarias.
Los valores que cambian con la ley, como el recargo dominical, el inicio de la jornada nocturna y los festivos, ya están cargados y se aplican según la fecha de cada turno.
Hojas del archivo.
El archivo tiene siete hojas, y solo en cuatro de ellas se ingresan datos. Las celdas con fondo amarillo y texto azul son las que se llenan; las demás contienen fórmulas.
Parámetros.
Contiene el salario mínimo, la jornada semanal por defecto, los días en que se distribuye (de lunes a viernes o de lunes a sábado), los recargos y los límites de horas extras. Lo normal es que solo haya que actualizar el salario mínimo cada enero.
En la misma hoja están las tablas de los valores que cambian por fecha: el recargo dominical y festivo, que la ley 2466 de 2025 aumenta por etapas cada 1 de julio; el inicio de la jornada nocturna, que pasó de las 9:00 p. m. a las 7:00 p. m. el 25 de diciembre de 2025; y la jornada máxima de la ley 2101 de 2021. No es necesario configurarlos: la plantilla toma el valor vigente en la fecha de cada turno, y en la parte superior muestra el que rige hoy.
Festivos.
Trae los festivos de Colombia de 2026 a 2030, incluido el de la Virgen del Rosario de Chiquinquirá que creó la ley 2578 de 2026. Los de años siguientes se agregan al final de la lista.
Trabajadores.
Se registra la cédula, el nombre, el cargo, el salario mensual y la jornada semanal pactada de cada trabajador. Con esos datos la hoja calcula el valor de su hora ordinaria, según se explica en el artículo sobre cómo calcular el valor de la hora ordinaria. Si la jornada se deja en blanco, se toma la de «Parámetros».
Registro de turnos.
Es la hoja de trabajo diario. Se registra un turno por fila con estos datos:
- Fecha del turno.
- Cédula, que se elige de la lista de trabajadores.
- Entrada y salida, en formato de hora, como 08:00 o 22:30. Si la salida es menor que la entrada, la plantilla entiende que el turno terminó al día siguiente.
- Descanso, en minutos, como el tiempo de almuerzo. Se resta al final del turno.
- Jornada ordinaria del día, que aparece sugerida con la jornada diaria del trabajador. Se cambia si ese día tiene una jornada distinta, y se escribe 0 si el turno fue en un día que no era de trabajo, como el sábado de quien trabaja de lunes a viernes: en ese caso todas las horas son extras.
Con esos datos, la plantilla identifica si el día es domingo o festivo, separa las horas ordinarias de las extras y las diurnas de las nocturnas, y calcula el valor a pagar adicional al salario. En un turno que cruza la medianoche, cada hora toma el recargo del día en que cae, de modo que el recargo dominical solo alcanza a las horas posteriores a la medianoche del sábado.
La hoja tiene filtros en los encabezados para consultar los turnos de un trabajador o de un periodo.
Resumen.
Se elige el periodo, con una fecha inicial y una final, y la hoja muestra para cada trabajador:
- Las horas de cada clase y el total de horas extras.
- El valor a pagar adicional al salario.
- Lo que esas horas generan de prima (8,33%), cesantías (8,33%) e intereses (1%), y de vacaciones (4,17%) solo sobre el recargo nocturno de la jornada ordinaria.
- El descuento del 8% de salud y pensión y el neto para el trabajador.
Horas a trabajar.
Responde la duda más frecuente: cuántas horas se deben trabajar en una semana con festivos. Se elige cualquier fecha, se marcan los días de trabajo y, si los hay, los descansos compensatorios, y la hoja muestra las horas de esa semana y de ese mes, día por día.
Si la jornada no es igual todos los días, se puede indicar la de cada uno. Así, con 9 horas de lunes a jueves y 6 el viernes, un festivo el lunes resta 9 horas y uno el viernes resta 6. Por qué se restan esas horas se explica en el artículo sobre el descanso compensatorio remunerado por trabajo dominical.
Ejemplo de liquidación.
El archivo trae un ejemplo que se puede borrar. Una trabajadora con salario de $5.000.000 y jornada de 42 horas de lunes a viernes trabajó en la semana del 19 al 25 de octubre de 2026 de 8:00 a. m. a 6:00 p. m., con una hora de almuerzo, y el sábado de 8:00 p. m. a 4:00 a. m. del domingo.
El valor de su hora ordinaria es $5.000.000 ÷ 210 = $23.810. De lunes a viernes trabajó 9 horas diarias, 0,6 más que su jornada de 8,4. El sábado, que no es día de trabajo, se registra con jornada 0, de modo que sus 8 horas son extras: 4 nocturnas antes de la medianoche y 4 nocturnas dominicales después. La plantilla liquida así la semana:
| Concepto. | Horas. | Cálculo. | Valor. |
|---|---|---|---|
| Hora extra diurna. | 3. | 23.810 × 1,25 × 3 | $89.286. |
| Hora extra nocturna. | 4. | 23.810 × 1,75 × 4 | $166.667. |
| Hora extra nocturna dominical o festiva. | 4. | 23.810 × 2,65 × 4 | $252.381. |
| Total adicional al salario. | 11. | $508.333. |
El turno del sábado aparece con la alerta de que supera el límite de horas extras diarias.
El mismo cálculo se puede hacer en línea, sin descargar nada, con la calculadora de horas extras y recargos, que también clasifica las horas a partir del horario. El procedimiento manual está en el artículo sobre el cálculo de las horas extras.
Preguntas frecuentes.
A continuación respondemos las preguntas frecuentes de nuestros lectores sobre el uso de la plantilla.
¿La plantilla incluye dominicales y festivos?
Sí. Identifica los domingos y los festivos de la hoja «Festivos», y aplica el recargo dominical vigente en la fecha de cada turno.
¿Hay que cambiar algo para que la jornada nocturna empiece a las 7:00 p. m.?
No. La plantilla aplica las 7:00 p. m. a los turnos desde el 25 de diciembre de 2025 y las 9:00 p. m. a los anteriores.
¿Se pueden registrar minutos exactos?
Sí. La entrada y la salida se escriben como hora normal, por ejemplo 07:43, sin listas de minutos.
¿Cómo registro un turno que termina al día siguiente?
En la fecha en que comienza, con la hora de salida tal como es, por ejemplo 06:00. La plantilla entiende que termina al día siguiente.
¿Por qué la hora nocturna se paga con un valor menor que la extra?
Porque en la hora nocturna de la jornada ordinaria solo se paga el recargo del 35%: el salario ya remunera la hora. Se explica en el artículo según el cual el recargo nocturno no significa trabajo extra.
¿Tiene macros o contraseña?
No. Funciona solo con fórmulas, de modo que no muestra advertencias de seguridad al abrirla y se puede modificar libremente.
¿Sirve para varios trabajadores?
Sí. Admite 200 trabajadores y 500 turnos, y el resumen se calcula por trabajador para el periodo que se elija.
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Cordial saludo, ¿cómo se puede hacer para que el archivo empiece a tomar los nuevos cambios en el horario diurno en base a las 7:00 p.m. y que de esa hora en adelante sea nocturno?
El archivo se puede modificar, pero no sé cómo hacer el cambio en las fórmulas para que se realice el cambio, ¿ustedes nos podrían colaborar con esto?
Gracias.
En la hoja Listas y controles, en F3 cambié 20 por 18.
Hola. Una espectacular herramienta. Una compleja e interesante formulación. Muchas gracias. ¿Quizás han considerado actualizarla para incluir la formulación de festivos y dominicales?
Gracias por el comentario. En un futuro, esperamos hacerlo.
Los felicito, está genial la tabla de Excel. Pero necesito editar los minutos, ya que están de 5 en 5. ¿Es posible hacer esa modificación?
El archivo no tiene contraseña, por lo que debería poder hacer los cambios que considere necesarios.
¡De nada!
¿Alguien sabe cómo reparar el error de los 30 minutos? Cuando son diurnos, salen nocturnos. Del resto, es un muy buen formato.
La herramienta ha quedado desfasada. No está protegida por contraseña para que se puedan hacer las modificaciones del caso.